Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders en de burgermeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
Overwegende dat het gewenst is om beleid vast te stellen omtrent veelschrijvers vanwege de onevenredige beslaglegging op bestuursorganen en de ambtelijke organisatie door veelschrijvers;
Gelet op de artikelen 4:81 lid 1 jo. 4:83 en 1:3 lid 4 van de Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op de bepalingen in onder andere de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht, de Wet open overheid;
Besluiten:
Vast te stellen de Veelschrijversregeling gemeente Sittard-Geleen.
Inleiding
De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een ordelijke, efficiënte en toegankelijke uitvoering van zijn publieke taken. Inwoners moeten de gemeente eenvoudig kunnen benaderen voor vragen, verzoeken en dienstverlening. In sommige gevallen leidt de wijze waarop een inwoner contact opneemt echter tot een zodanige belasting van de organisatie dat de uitvoering van wettelijke en maatschappelijke taken in het gedrang komt.
Deze regeling geeft richting aan een zorgvuldige, evenredige en transparante benadering van dergelijke situaties. De regeling vormt een uitwerking van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur voor een doelmatige bedrijfsvoering en de uitgangspunten uit de richtlijn ‘Zorgvuldig begrenzen’ van de Nationale Ombudsman.
De regeling waarborgt dat beperkingen op contact met de gemeente slechts in uitzonderlijke gevallen, met terughoudendheid en op individuele gronden worden toegepast, en dat inwoners toegang houden tot essentiële dienstverlening en wettelijke procedures.
Artikel 1. Algemeen uitgangspunt
1De gemeente Sittard-Geleen reageert zorgvuldig, correct en adequaat op correspondentie. Daarbij worden de beginselen van behoorlijk bestuur, de geldende wet- en regelgeving en de door de Nationale Ombudsman gehanteerde normen voor behoorlijk overheidshandelen in acht genomen.
2Het recht van personen om formele en informele verzoeken in te dienen of zich schriftelijk tot de gemeente te wenden blijft gewaarborgd. Begrenzing vindt uitsluitend plaats voor zover dit noodzakelijk is om een onevenredige belasting van de organisatie te voorkomen.
Artikel 2. Criteria veelschrijver
1Van een veelschrijver is sprake wanneer een persoon door de frequentie, hoeveelheid, intensiteit en/of herhalende aard van formele en/of informele correspondentie een structurele en onevenredige belasting voor de organisatie vormt.
2Een onevenredige belasting kan zich voordoen wanneer:
a.verzoeken, vragen of berichten herhaaldelijk worden ingediend zonder nieuwe feiten of omstandigheden;
b.onderwerpen die reeds afdoende zijn beantwoord opnieuw en zonder relevante onderbouwing worden aangehaald;
c.de hoeveelheid of intensiteit van de correspondentie structureel en duidelijk afwijkt van hetgeen redelijkerwijs van de gemeente kan worden verwacht;
d.door de wijze van corresponderen onredelijke eisen worden gesteld aan reactietermijnen, omvang van de beantwoording of het aantal betrokken medewerkers.
3Correspondentie gericht aan individuele medewerkers, bestuurders of aan de gemeente verbonden organisaties kan ook worden betrokken bij de beoordeling, voor zover deze betrekking heeft op gemeentelijke taken.
Artikel 3. Voortraject en waarschuwing
1Alvorens een aanwijzing als veelschrijver wordt overwogen, informeert de gemeente betrokkene schriftelijk over het geconstateerde communicatiepatroon en de mogelijke gevolgen daarvan.
2De gemeente tracht in deze fase een ordegesprek te voeren waarin het gedrag wordt besproken en wordt bezien of met werkbare afspraken de belasting kan worden verminderd.
3Indien het gesprek en de schriftelijke waarschuwing geen verbetering oplevert, kan een stopbrief worden verzonden. In deze stopbrief wordt aangekondigd dat de gemeente de correspondentie voor een bepaalde periode zal begrenzen en dat betrokkene kan worden aangewezen als veelschrijver.
4Van een gesprek of schriftelijke waarschuwing kan worden afgezien indien dit naar het oordeel van de gemeente kennelijk niet doelmatig is of redelijkerwijs niet bijdraagt aan verbetering. Ook dit wordt zorgvuldig gemotiveerd.
Artikel 4. Maatregelen na aanwijzing
Na aanwijzing als veelschrijver kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, één of meer van onderstaande maatregelen worden toegepast:
•Correspondentie dient uitsluitend via één door het college aangewezen kanaal te worden ingediend.
•De gemeente kan berichten bundelen en periodiek beantwoorden, met inachtneming van wettelijke beslistermijnen.
•Verzoeken of vragen die reeds zijn beantwoord of die geen nieuwe relevante informatie bevatten, worden niet opnieuw inhoudelijk behandeld.
•Informele berichten kunnen, indien nodig, kort worden bevestigd zonder inhoudelijke reactie, tenzij wettelijke regels anders voorschrijven.
•Formele verzoeken zoals Woo-verzoeken, bezwaarschriften, aanvragen en handhavingsverzoeken worden afgehandeld volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
•Indien de toonzetting van berichten daartoe aanleiding geeft, kan van inhoudelijke reactie worden afgezien conform de richtlijn ‘Zorgvuldig begrenzen’.
•De rechtsbescherming van betrokkenen blijft te allen tijde gewaarborgd.
Artikel 5. Duur van de aanwijzing en verlenging
1De aanwijzing als veelschrijver geldt voor een beperkt aantal maanden tot de maximale duur van één jaar.
2Indien het patroon van veelvuldig corresponderen voortduurt, kan de aanwijzing worden verlengd. Bij een positieve verandering, kan de aanwijzing worden opgeheven.
Artikel 6. Afwijkingsbevoegdheid
1In bijzondere gevallen kan het college gemotiveerd afwijken van deze regeling, mits dit in overeenstemming is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de waarborgen van deze regeling.
2Het college kan aanvullende maatregelen treffen indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de zorgvuldige afhandeling van de correspondentie, voor zover deze maatregelen evenredig zijn en de toegang tot wettelijke procedures niet beperken.
Artikel 7. Overgangsrecht
Deze regeling kan worden toegepast op personen die vóór de inwerkingtreding hiervan reeds een patroon van veelvuldig corresponderen vertoonden, mits de toepassing opnieuw individueel wordt beoordeeld en zorgvuldig wordt gemotiveerd.
Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie.
2Deze regeling wordt aangehaald als: Veelschrijversregeling gemeente Sittard-Geleen.