Participatie initiatiefnemers Omgevingswet gemeente Sittard-Geleen

Stap 1. Quickscan intensiteit participatie

Participatie is het uitgangspunt, indien ook waardevol. Vooraf vindt daarom een check plaats op: is er behoefte aan participatie, moet het, kan het?

Participatie is passend als de opgave een aanzienlijk effect heeft (impact groot) én het onderwerp leeft bij inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente/politiek (acceptatie laag). Is de impact of het effect van het project klein en is het onderwerp geaccepteerd, dan is het inrichten van een breed participatietraject (meestal) niet noodzakelijk. Het bepalen van de impact kan bijvoorbeeld op basis van indicatoren zoals de omvang van het initiatief, het belang van een initiatief, de mate van mogelijke hinder of de (maatschappelijke/politieke) aandacht bij een initiatief. Daarenboven is participatie enkel nuttig indien binnen de opgave beïnvloeding mogelijk is; ruimte voor vorming van de opgave of voor opties en alternatieven.

De gemeente biedt initiatiefnemers hiertoe een online tool, waarmee een eerste inzicht ontstaat op de impact van het initiatief en de verwachte participatie; met dit afwegingskader wordt onderscheid gemaakt in de zwaarte van de participatie op basis van de aard en omvang van het initiatief, de invloed op de samenleving, de maatschappelijke impact en hinder en overlast.

Via een online Participatiescan (quickscan), die wordt ingevuld door de initiatiefnemer, wordt de behoefte aan en intensiteit van de participatie (het gewenste participatielevel) op hoofdlijn gemeten:

•Level 0 – Informeren en raadplegen.

Het initiatief heeft niet of nauwelijks impact op de samenleving.

Je hoeft geen brede participatie te organiseren. Het blijft belangrijk om direct betrokkenen, zoals omwonenden, te informeren over je initiatief.

•Level 1 - Beperkte participatie.

Het initiatief heeft weinig impact op de omgeving.

Bekijk wie direct betrokken zijn, bijvoorbeeld de directe omwonenden, ga in gesprek over je initiatief.

•Level 2 – Participatie.

Het initiatief heeft een gemiddelde impact op de omgeving. Betrek de directe omgeving en andere belanghebbenden. Vraag om adviezen en laat hen meedenken over het initiatief. Doe dit bijvoorbeeld door een informatie-avond te organiseren, een discussiepanel, webinar of (online) enquête.

•Level 3 - Veel participatie.

Het initiatief heeft veel impact op de omgeving. Dit vraag om intensieve participatie. Breng de belanghebbenden uit de omgeving in kaart en informeer hen. Ook is het goed om belangorganisaties of bedrijven te betrekken, kijk ook breder dan alleen belangen in directe omgeving. Laat de samenleving meedenken, meewerken aan en waar mogelijk meebeslissen in het initiatief. Doe dit bijvoorbeeld door participatie-avonden te organiseren, een discussiepanel, webinar of (online) enquête, brainstorm of overleg te organiseren. Neem deelnemers mee in het proces en de te maken keuzes daarbinnen.

De vraagstellingen, de beantwoording, motivering en de uitkomst van de intensiteit van participatie worden in pdf naar de initiatiefnemer geretourneerd (rapportage, automatisch gegenereerd).

Stap 2. Vooroverleg

Voor een initiatief met lage impact en invloed (level 0) is het in beginsel niet nodig om brede participatie te organiseren. De initiatiefnemer informeert wel de omgeving en gaat bij voorkeur ook in gesprek met de omgeving.

Vanuit deze raadpleging met de omgeving kan mogelijk ook aanpassing plaatsvinden van het plan of de activiteit. De gemeente kan de initiatiefnemer hierbij adviseren.

Een zogenoemd ‘vooroverleg’ met de gemeente is gewenst indien meer intensieve participatie nodig is (level 1-2-3). Op basis van de uitkomst van de Participatiescan kan in het vooroverleg worden aangegeven welke mate van participatie wij passend vinden bij het initiatief. Los of die participatie wel of niet verplicht is. In het gesprek wordt de initiatiefnemer uitgelegd hoe toetsing van de participatie plaatsvindt, die overeen komt met de uitgangspunten van de participatie die wij toepassen bij gemeentelijke plannen.

Bij de initiatieven waarbij participatie niet verplicht is, wordt het vooroverleg gebruikt om initiatiefnemers te stimuleren de uitgangspunten te hanteren.

Bij initiatieven waarbij participatie wel verplicht is, wordt in het vooroverleg toegelicht hoe wij toetsen. Beoordeling vindt plaats op de kwaliteit van; de voorbereiding, de uitvoering en het resultaat.

De initiatiefnemer wordt door de gemeente hierna begeleid door een vast contactpersoon (initiatiefmanager, casemanager). Met hem of haar kan de initiatiefnemer de juiste aanpak bespreken, dat vaak maatwerk is omdat elk initiatief en elke omgeving weer anders is.

Stap 3. Voorbereiding

De initiatiefnemer stelt de startpositie bij voorkeur vast in een plan van aanpak voor de participatie (PvA Participatie). Dit gebeurt in samenspraak met betrokkenen. Het scherp krijgen van de aanpak helpt om de verwachtingen richting betrokkenen duidelijk te maken. In deze aanpak is vooraf ook helder welke ruimte er is om samen te werken en mogelijk mee te beslissen (participatieruimte).

De (samen met belanghebbenden) gekozen aanpak wordt gemotiveerd. Wij adviseren de initiatiefnemer om open te zijn over de aanpak van participatie, zodat betrokkenen de juiste verwachtingen hebben. In de planning wordt inzicht verschaft hoe de participatie wordt gefaciliteerd. Lopen belangen tijdens de participatie erg uiteen of lopen gesprekken vast? Dan wordt gezocht naar een passende vorm om dit te doorbreken.

In het PvA Participatie is bij voorkeur opgenomen:

1Doel van de participatie.

Wat beogen we met de participatie? Wie moeten betrokken worden?

Wat zijn de belangen en afhankelijkheden van betrokkenen?

2Ruimte voor invloed.

Wat is de participatieruimte en motivatie? Motiveer de beperkingen van invloed. Wat zijn verantwoordelijkheden deelnemers in participatie?

3Kaders (afwijkend van generieke kaders vooraf).

Wat zijn de wettelijke of beleidskaders? Hoe, wanneer, wat wordt geïnformeerd en gecommuniceerd? Spelregels in houding en gedrag participatie? Evaluatie participatie?

4Invulling samenwerken.

Wat is de mogelijke organisatievorm? Wat zijn bijhorende (inclusieve) werkvormen en instrumenten? Hoeveel middelen zijn beschikbaar?

5Invulling beslissen.

Wat zijn afspraken over (invloed op) beslissen / besluitvorming.

Vanuit de positie van participatie in Sittard-Geleen, wordt een positief antwoord verwacht op deze vragen. Wanneer dat niet of beperkt kan, dan vraagt dat om duidelijke motivering. De gemeente kan adviseren bij de voorbereiding.

Stap 4. Uitvoering

Het PvA Participatie maakt helder waarom, met wie en wanneer de participatie plaatsvindt. Op basis hiervan wordt, bij voorkeur in samenspraak met betrokkenen, de wijze van participatie verder uitgewerkt; met participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen.

De keuzes hierin zijn afhankelijk van welk doel je hebt met de participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase waarin je je bevindt. Maar ook de schaal van de opgave, de tijdspanne en kosten bepalen de inzet van methoden. Ook in deze stap kan de gemeente adviseren in de opbouw.

De participatie wordt goed voorbereid en uitgevoerd. Meningen en reacties worden gehoord. Ordening van de conclusies wordt bij voorkeur met de betrokkenen gedaan. Zicht ontstaat voor betrokkenen wat wel en eventueel niet kan, waarom die keuzes zijn gemaakt en de mate van begrip.

Na afloop van het participatieproces wordt bij voorkeur een beknopt Participatieverslag opgesteld. Daarin wordt antwoord gegeven op vier vragen:

1Welke belanghebbenden hebben deelgenomen aan het participatieproces?

Maak inzichtelijk welke belanghebbenden je hebt betrokken bij het initiatief, wie daarmee vertegenwoordigd is, en op welke wijze en momenten dat is gedaan.

2Wat zijn de resultaten van het participatieproces?

Geef aan wat de inbreng is geweest van de verschillende belanghebbenden tijdens het participatieproces. En wat de reactie is geweest op de inbreng, of naar voren gebrachte standpunten.

3Wat is er met de resultaten gedaan?

Maak duidelijk wat je met de reacties van belanghebbenden hebt gedaan. Op welke wijze deze wel of juist niet zijn verwerkt in het uiteindelijke initiatief (aanpassingen?), en waarom? Zijn afspraken hierover gemaakt? Hierbij is de beargumentering van belang.

4Is er tevredenheid over de participatie?

Geef inzicht op hoe de uitvoering van de participatie is verlopen.

Is de initiatiefnemer tevreden met het gevolgde proces. Wat waren de reacties op de manier van participatie vanuit de belanghebbenden.

Zijn er suggesties gedaan op de wijze van participatie.