Aanhef
De gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Sittard-Geleen,
Gelet op het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021 (hierna: Mandaatbesluit);
Gezien het Organisatiebesluit, de Budgetregeling en het Besluit Planning- en Controlcyclus;
Overwegende dat ingevolge artikel 3.1.1 van het Organisatiebesluit aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur de specifieke taak het gemeentelijk archief is opgedragen;
Overwegende dat het doelmatig en doeltreffend is dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Sittard-Geleen gebruikt maakt van ondermandaat bij de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden;
BESLUIT:
Artikel 1. Ondermandaat
De gemeentearchivaris heeft mandaat ten aanzien van het nemen van besluiten en afdoen van stukken betreffende alle aangelegenheden die behoren tot zijn taken conform het Mandaatbesluit, Organisatiebesluit, de Budgetregeling en het Besluit Planning- en Controlcyclus tenzij bij wet anders is bepaald.
Artikel 2. Uitzondering op ondermandaat
1In afwijking van het bepaalde in artikel 1 is er geen ondermandaat mogelijk voor de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen en het geven van opdrachten boven een bedrag van € 25.000 exclusief BTW. Deze bevoegdheid dient in overeenstemming te zijn met het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, de productbudgetten en voor zover gelegen binnen het werkterrein van het RegioArchief gemeente Sittard-Geleen.
2De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat nadere richtlijnen geven.
Artikel 3. Taken
1Bij de uitvoering van de verschillende taken prevaleert de wettelijke taak boven de culturele en educatieve taak.
2Indien de stadsarchivaris en de directeur van De Domijnen hier gezamenlijk niet uitkomen, zal de gemeentesecretaris/algemeen directeur hierover een beslissing nemen.
Artikel 4. Ondertekening
De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:
“Namens het college van burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen”,
respectievelijk “Namens de burgemeester van Sittard-Geleen,
functienaam (onder)gemandateerde,
handtekening (onder)gemandateerde,
voornaam en achternaam van deze (onder)gemandateerde.”
Artikel 5. Verantwoording
De ondergemandateerde functionaris legt (vooraf en/of achteraf) verantwoording af over de uitvoering van de aan hem opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden op de navolgende wijze:
-Voorjaars- en najaarsrapportages
-Afdelingsrapportages
-Jaarrekening
-(Meerjaren-)begroting
-Regulier overleg tussen gemeentesecretaris/algemeen directeur en gemeentearchivaris
-Ad hoc overleg tussen gemeentesecretaris/algemeen directeur en gemeentearchivaris in geval van spoedeisende zaken
-Managementinformatie (maandelijks)
Artikel 6. Intrekking
Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit, wordt het eerder vastgestelde ondermandaat voor de stadsarchivaris (goedgekeurd d.d. 25 november 2013) ingetrokken.
Artikel 7. Bekendmaking en inwerkingtreding
1Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking.
2Bekendmaking vindt plaats door publicatie in het elektronisch gemeenteblad op de internetsite van de gemeente Sittard-Geleen.