Artikel 1 Definities
In deze regeling wordt verstaan onder
1Bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders.
2Budget: taakstellend bedrag in de begroting dat niet mag worden overschreden.
3Krediet: budget ten behoeve van een specifieke investering. Een uitgave groter dan €10.000, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Omdat het goed gedurende meerdere jaren wordt gebruikt, worden de kosten niet in een keer ten laste van de exploitatie gebracht, maar gespreid over een aantal jaren, afhankelijk van de levensduur van het aangeschafte goed. Investeringen zijn uitgaven en drukken op de liquiditeit.
4Programma: een samenhangend geheel van taakvelden gericht op het bereiken van de afspraken uit het raadsprogramma (maatschappelijke effecten), zoals gedefinieerd in de gemeentebegroting.
5Taakvelden: eenheden waarin de programma’s (samenhangend geheel van activiteiten) of het programmaplan zijn onderverdeeld.
6Autorisatietabel: in de administratieve systemen verwerkte bevoegdheden per functionaris.
7Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder mandaat wordt in deze regeling ook verstaan volmacht en machtiging.
8Ondermandateren: doorgeven van mandaat aan een in de hiërarchie lager geplaatste medewerker.
9Budgetverantwoordelijke: een voor het budget en/of krediet verantwoordelijk(e) teammanager of algemeen directeur/secretaris. Hij/zij is verantwoordelijk voor de vorming en coördinatie van beleid voor de beleidsproducten en kredieten, waarvoor hij/zij is aangewezen als budgetverantwoordelijke. Een budgetverantwoordelijke is binnen zijn/haar budget/krediet verantwoordelijk voor de onderlinge afstemming met de budgethouders. Deze verantwoordelijkheid is ondeelbaar.
10Budgethouder: een door de budgetverantwoordelijke aangewezen medewerker, die verantwoordelijk wordt gemaakt voor het aan hem toegewezen budget/krediet. Deze verantwoordelijkheid is ondeelbaar.
11Integraal verantwoordelijk: dat iemand verantwoordelijk is voor zowel de te behalen resultaten als voor de inzet van de toegewezen mensen en middelen om die resultaten te bereiken.
12Budgetbeheer: het geheel van activiteiten in het kader van het beheren van budgetten en kredieten. Over het budget/krediet kunnen beschikken door verplichtingen aan te kunnen gaan en de kosten hierop betaalbaar te laten stellen.
13Kostenplaats: Hier worden de personele kosten op begroot en verantwoord. De verantwoordelijkheid valt onder de teammanager. De verschillen tussen begroting en realisatie worden bij de jaarrekening toegevoegd of onttrokken aan de calamiteitenreserve.
Artikel 2 Aanpalende verordeningen en regelingen
1Deze regeling is afgeleid van de vigerende financiële verordening van de gemeente Sittard-Geleen, hierna genoemd ‘verordening’. Daarmee is de verordening steeds leidend ten opzichte van deze regeling.
2Deze regeling gaat samen met de vigerende mandaatregelingen van de gemeente Sittard-Geleen, met inbegrip van het mandaatregister, hierna genoemd ‘mandaatregeling’.
3Deze regeling verwijst naar het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Sittard-Geleen , hierna genoemd ‘Inkoopbeleid’.
4Deze regeling verwijst naar de vigerende “kadernota reserves en voorzieningen”.
5Deze regeling verwijst naar de vigerende “kadernota activering en afschrijvingen”.
6Deze regeling verwijst naar de vigerende “kadernota Risicomanagement en weerstandsvermogen”.
7De door de gemeenteraad vastgestelde begrotingskaders.
8Deze regeling verwijst naar de vigerende “Workflow facturen afhandeling” binnen team Financiën.
9De regeling verwijst naar de vigerende “Regeling restbudgetten”.
10Deze regeling verwijst naar het vigerende “Treasurybesluit”.
11Onverminderd de gehoudenheid aan overige wettelijke bepalingen neemt de budgetverantwoordelijke en budgethouder bij de uitvoering van deze regeling altijd de genoemde regeling bij artikel 2. in acht als ook de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie en de interne beheersing.
12Bij eventuele strijdigheden met de budgetregeling prevaleert de financiële verordening en de begrotingskaders.
Verantwoordelijk
Artikel 3 Verantwoordelijkheden
1Het directieteam (DT) is namens het bestuursorgaan belast met de gemeentelijke beleidsontwikkeling en integraal verantwoordelijk voor de realisatie van de programma’s en taakvelden en daarbij behorende doelstellingen van de begroting.
2De budgetverantwoordelijke is integraal verantwoordelijk voor het toegewezen budget/krediet.
3De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen en het beheersen van de risico’s bij de budgetten (zie kadernota Risicomanagement en weerstandsvermogen).
4De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten.
5De budgetverantwoordelijke coördineert het budgetbeheer en is eindverantwoordelijk voor de budgetbeheersing van de budgethouder.
6De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de toegewezen budgetten.
7Prestatieverklaarder is de ambtenaar welke akkoord geeft op het geleverde goed / dienst.
De aanwijzing van budgetverantwoordelijke en budgethouder
Artikel 4 Budgetverantwoordelijke en budgethouders
1Het Directieteam (DT) wijst per budget een budgetverantwoordelijke aan.
2De budgetverantwoordelijke wijst een toegewezen budget in ondermandaat één of meerdere budgethouders aan. Per budget kan dat er maximaal één zijn.
3In de financiële administratie wordt vastgelegd voor welke budgetten/kredieten de budgetverantwoordelijke en budgethouder verantwoordelijk zijn en geautoriseerd om verplichtingen aan te gaan.
4De algemeen directeur/gemeentesecretaris wijst indien nodig een directeur aan als budgetverantwoordelijke.
Artikel 5 Vervanging
1Bij afwezigheid van de budgethouder wijst de betreffende budgetverantwoordelijke een vervanger aan.
2De vervanging van de budgetverantwoordelijke staat in de vervangingsregeling van het organisatiebesluit.
3De budgetverantwoordelijke geeft aan voor welke periode en in de plaats van wie de vervangende budgethouder optreedt. Tevens zorgt de budgetverantwoordelijke ervoor dat de applicatiebeheerder van de financiële administratie deze mutatie digitaal ontvangt.
4De applicatiebeheerder zorgt dat deze mutatie wordt doorgevoerd en archiveert deze digitale mutaties
Bevoegdheden
Artikel 6 Bevoegdheden per beslisniveau
1Gemeenteraad :
a.Het vaststellen of wijzigen van programma’s en programmabudgetten.
b.Het beslag op algemene middelen.
c.Het vormen, (her)bestemmen en aanwenden van reserves.
d.Het toekennen van kredieten.
e.Het vormen van en dotatie aan een voorzieningen.
2College van B en W :
a.Het vaststellen of wijzigen van resultaten of inhoudelijke doelen van taakvelden en taakveldbudgetten.
b.Het aanwenden van voorzieningen.
c.Het vaststellen of wijzigen van projectopdrachten, uitvoeringsbesluiten en taakveldbudgetten.
3Gemeentesecretaris :
a.Het akkoorderen van mutaties van het functieboek.
b.Het aanwijzen van een budgetverantwoordelijke.
c.Het aanwenden van de calamiteitenreserve.
4Directieteam:
a.Het aanwijzen van een budgetverantwoordelijke.
b.De directie kan alleen budgetverantwoordelijk zijn, indien hiervoor een specifieke opdracht is gegeven door de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
5Teammanagers:
a.Het uitvoeren van Opdrachten die in de begroting zijn vastgelegd zijnde het leveren van prestaties en halen van resultaten.
b.Het aanwijzen van een budgethouder voor iedere sub(sub)kostenplaats, sub(sub)product of project.
6De aanwijzing van budgethouders en prestatieverklaarders wordt centraal bijgehouden door het team Financiën, inclusief de handtekeningen en parafen.
Artikel 7 Verplichtingen aangaan
1De budgetverantwoordelijke en de budgethouder zijn volgens de vigerende mandaatregeling bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven van de aan hen toegewezen budgetten onder de volgende randvoorwaarden:
a.Financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgetverantwoordelijke of budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget/krediet beschikbaar is gesteld.
b.Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten/kredieten zullen leiden.
c.Financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
-kapitaallasten;
-stortingen in reserves en voorzieningen;
-stelposten en onvoorzien;
-interne doorbelastingen.
d.In de mandaatregeling is geregeld tot welk maximumbedrag de budgetverantwoordelijke / budgethouder een verplichting mag aangaan.
e.De budgethouder en/of budgetverantwoordelijke dragen zorg voor de aanbesteding conform het Inkoopbeleid en laat, indien gewenst, zich ondersteunen door de inkoopadviseur.
Werkzaamheden budgetbeheer
Artikel 8 Facturen verwerken
1De facturen worden in een digitale workflow verwerkt.
2Voor het proces van de afhandeling van de facturen wordt verwezen naar de procesbeschrijving van “Workflow facturen afhandeling” van team Financiën.
3De correcte wijze van vastlegging van prestatieleveringen wordt geborgd middels de Interne Controle.
4De budgethouder en budgetverantwoordelijke zijn beiden verantwoordelijk voor de juiste en tijdige uitvoering van hun werkzaamheden in het kader van dit artikel.
Artikel 9 Verantwoording afleggen
1De budgetverantwoordelijke legt integraal verantwoording af over zijn/haar budget/krediet via het DT aan college en raad en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bijdragen van zijn/haar team(s).
2De budgethouder legt periodiek en tenminste volgens de termijnen van de planning en control cyclus verantwoording af aan de budgetverantwoordelijke die deze heeft aangewezen.
3Op de inhoud en frequentie van de in dit artikel bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing.
Budgetten
Artikel 10 Budgetverschuivingen binnen een begrotingsjaar
1Voor afwijkingen in de exploitatiebudgetten gelden de regels van “het begrotingskader” en “de regeling restbudgetten”.
a.Meevallers mogen niet zonder raadsbesluit gebruikt worden voor tegenvallers binnen andere programma’s;
b.Bij tegenvallers dient de oplossing gezocht te worden in de bestaande begroting.
2De budgethouder kan tussen zijn budgetten, waarvoor deze als zodanig is aangewezen en die binnen hetzelfde taakveld blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van de budgetverantwoordelijke. De verschuiving mag niet ten kosten gaan van de afgesproken doelen uit de begroting.
3De budgetverantwoordelijke kan tussen de budgetten voor verschillende taakvelden en die binnen hetzelfde programma blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van het college. De verschuiving mag niet ten kosten gaan van de afgesproken doelen uit de begroting.
4De volgende posten komen niet voor verschuiving in aanmerking:
a.Stelposten en onvoorzien;
b.Rente;
c.Verrekeningen met reserves en voorzieningen;
d.Kapitaallasten;
e.Interne doorbelastingen.
5Budgetverschuivingen tussen programma’s vereisen een besluit van de raad.
6Voor afwijkingen in kredieten gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld. Grondexploitatie wordt gezien als een krediet.
a.Meevallers op kredieten.
Als een investering minder geld nodig heeft dan voorzien was, dan vloeit het exploitatievoordeel, wat voortvloeit uit de lagere kapitaallasten, terug naar de algemene middelen. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers op andere kredieten.
b.Tegenvallers op kredieten.
Kredieten mogen niet overschreden worden. Er mag geen compensatie met andere kredieten plaats vinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend krediet te worden aangevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal door de budgetverantwoordelijke dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming van de raad wordt een kredietverhoging door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.
7Op de inhoud en frequentie van de in dit artikel bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing.
Artikel 11 Budgetoverheveling
1Het is niet altijd mogelijk om volgens planning binnen een bepaald jaar activiteiten te verrichten waarvoor budget beschikbaar is gesteld. Niet bestede middelen komen ten gunste van de algemene middelen.
2Via de besluitvorming van de jaarrekening is het mogelijk om met goedkeuring van de raad dat niet bestede budgetten overgeheveld worden naar het volgende jaar. Dit kan in de volgende gevallen;
a.Moet bestaand beleid zijn, dat in het huidige jaar niet tot uitvoer is gekomen, maar wel in het volgende jaar wordt uitgevoerd.
b.Indien het collegebesluit is genomen en de opdracht is nog niet verleend dan mogen de budgetten via de verplichtingenreserve verlopen.
c.Als dekking van toekomstige risico’s worden deze middelen gestort in de algemene reserve.
Informatieverstrekking
Artikel 12 Informatie budgetten/kredieten
1De teammanager Financiën draagt er zorg voor dat de budgetverantwoordelijken en de budgethouders beschikken over tijdige en volledige informatie over de budgetten/kredieten.
2De budgetverantwoordelijken en budgethouders zijn bevoegd alle gegevens over hun budgetten/kredieten in de financiële administratie te raadplegen.
Slotbepalingen
Artikel 13 Hardheidsclausule
1In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 14 Inwerkingtreding
1Deze regeling treedt in werking op 1 april 2021.
2Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de ‘Budgetregeling gemeente Sittard Geleen dd. 6 november 2012’ te vervallen.
3Deze regeling wordt aangehaald als “Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen 2021”.