Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders;
gezien het ambtelijk voorstel tot vaststelling van een klachtenregeling voor inkoop en aanbesteden;
overwegende dat de Gids Proportionaliteit een klachtenregeling in het kader van inkoop en aanbesteden wenselijk acht voor elke aanbestedende dienst;
b e s l u i t :
vast te stellen de hierna volgende klachtenregeling inkoop en aanbesteden
HOOFDSTUK 1: Algemene bepalingen.
Artikel 1: Begripsbepalingen.
In deze verordening wordt ten aanzien van de behandeling van klachten verstaan onder:
-wet: Aanbestedingswet;
-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel;
-Gids Proportionaliteit: de Gids Proportionaliteit, aangewezen bij Koninklijk Besluit van 11 februari 2013 tot richtsnoer waarin voorschriften zijn vervat met betrekking tot de wijze waarop door de aanbestedende dienst uitvoering wordt gegeven aan voorschriften ten aanzien van het aanbesteden;
-klacht: uiting van ongenoegen over de wijze waarop door of mede namens de gemeente een procedure van inkoop of aanbesteding wordt gevolgd. Een klacht kan betrekking hebben op de onderwerpen genoemd in art. 1.10 van de wet. Een klacht kan ook betrekking hebben op een gedraging van een vertegenwoordiger van de gemeente die betrokken is bij het proces van inkoop en/of aanbesteden;
-klager: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, die een mondelinge of schriftelijke klacht indient en die een rechtstreeks of afgeleid belang heeft bij de inkoop- of aanbestedingsprocedure (branchevereniging of belangenvereniging daaronder begrepen);
-klachtbehandelaar: degene die met de behandeling van de klacht wordt belast;
-inkoopcoördinator: een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen medewerker van de gemeente Sint-Michielsgestel die is belast met de coördinatie van inkoop en aanbesteden;
-projectleider: degene die ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders een inkoop- of aanbestedingsprocedure volgt en als zodanig gemachtigd is om als vertegenwoordiger van de gemeente op te treden.
HOOFDSTUK 2: Behandeling Klachten.
Artikel 2: Behandeling mondelinge klachten.
1Klachten kunnen telefonisch of mondeling worden ingediend. Hierop wordt geprobeerd direct tot een oplossing te komen (informele bemiddeling door de inkoopcoördinator). Mondelinge klachten worden in principe mondeling afgedaan.
2Een eventueel verzoek om hulp bij het op schrift stellen van de klacht wordt gehonoreerd, waarbij de klachtbrief ter ondertekening aan de klager wordt voorgelegd, ter bevestiging van de juiste notering van de klacht.
3De op schrift gestelde klacht, als bedoeld in het vorige lid, wordt behandeld als een schriftelijke ingediende klacht.
Artikel 3: Indiening.
1Klachten worden schriftelijk of per e-mail ingediend bij de inkoopcoördinator. Indien de klager dat wenst, wordt hem door de inkoopcoördinator medewerking verleend bij het op schrift stellen van de klacht conform het bepaalde in artikel 2, tweede lid.
2Voor het indienen van een schriftelijke klacht kan gebruik worden gemaakt van het bij deze regeling gevoegde model.
3Een klacht dient ten minste te bevatten:
a.de naam en het adres van de klager;
b.een dagtekening;
c.een omschrijving van het feit, de omstandigheid of de gedraging waartegen de klacht zich richt;
d.een omschrijving van de klacht en de reden van de klacht.
Artikel 4: Registratie, coördinatie en termijnbewaking.
1De inkoopcoördinator is belast met de registratie, de coördinatie en de termijnbewaking met betrekking tot de afwikkeling van de klacht. Hij legt de klacht ter behandeling voor aan de klachtbehandelaar.
2Indien de klacht betrekking heeft op de inkoopcoördinator of de klachtbehandelaar, wordt door zijn waarnemer zorg gedragen voor de activiteiten als genoemd in het eerste lid.
Artikel 5: Ontvangstbevestiging.
1Namens de klachtbehandelaar bevestigt de inkoopcoördinator de ontvangst van een klacht binnen 5 werkdagen aan de klager.
2De ontvangstbevestiging bevat informatie over de procedure van behandeling van de klacht.
3De inkoopcoördinator stelt de projectleider binnen 5 dagen na ontvangst op de hoogte van de klacht.
Artikel 6: De Klachtbehandelaar.
1Een klacht wordt onderzocht en behandeld door het hoofd van de afdeling BMO van de gemeente Sint-Michielsgestel.
2Indien de klachtbehandelaar bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft betrokken is geweest, wijst het college van burgemeester en wethouders een andere klachtenbehandelaar aan.
3De klachtbehandelaar stelt een dossier op naar aanleiding van de klacht.
4De klachtbehandelaar stelt de klager en de projectleider in de gelegenheid nadere stukken betreffende de klacht in te dienen.
5De klachtbehandelaar nodigt de klager en de betreffende projectleider uit voor een hoorzitting. Hij stelt in de hoorzitting partijen in elkaars aanwezigheid in de gelegenheid hun standpunten kenbaar te maken.
6De klachtbehandelaar is door het college aangewezen om namens het college een beslissing te nemen over de klacht.
Artikel 7: Vereisten voor het in behandeling nemen van een klacht.
1Een klacht wordt in behandeling genomen door de klachtbehandelaar, indien de klager voldoende belang heeft bij de klachtbehandeling.
2De inkoopcoördinator bekijkt of de klacht aan het vereiste van artikel 3, derde lid voldoet.
Artikel 8: Hoor en wederhoor.
1De hoorzitting vindt zoveel mogelijk binnen 3 weken na ontvangst van de klacht plaats.
2Het horen vindt plaats in gezamenlijke aanwezigheid van de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft alsmede de projectleider. De inkoopcoördinator is desgevraagd bij het horen aanwezig.
3Zowel de klager als degene over wie geklaagd wordt, kunnen zich in het gesprek laten vergezellen of bijstaan door een gemachtigde.
4Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te geven.
5Van het horen wordt een verslag gemaakt door de klachtenbehandelaar. Afschriften van de verslagen worden toegezonden aan de klager, degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, de projectleider, de vak-portefeuillehouder en aan eventuele getuigen en gemachtigden.
Artikel 9: Beslissing klachtbehandelaar.
1Aan de hand van zijn bevindingen naar aanleiding van het door hem verrichte onderzoek komt de klachtbehandelaar tot zijn beslissing.
2Hij stelt de klager en de projectleider in kennis van zijn beslissing. Hij vermeldt daarbij zijn bevindingen en de overwegingen die hebben geleid tot zijn beslissing.
3Het college wordt in kennis gesteld van de beslissing van de klachtbehandelaar.
4Door de zorg van de inkoopcoördinator wordt de beslissing van de klachtbehandelaar in geanonimiseerde vorm kenbaar gemaakt aan alle inschrijvers bij de betrokken aanbesteding.
HOOFDSTUK 3: Externe klachtenbehandeling.
Artikel 10: Externe klachtenbehandeling.
Indien de klager het niet eens is met de uitkomst van het onderzoek naar de klacht in eerste instantie, kan hij zijn klacht voorleggen aan de Landelijke commissie Aanbestedingsexperts.
HOOFDSTUK 4: Slotbepalingen.
Artikel 11: Inwerkingtreding en citeertitel.
1Deze regeling treedt in werking op de achtste dag na publicatie.
2Deze regeling kan worden aangehaald als: "Klachtenregeling Inkoop en Aanbesteden".