Reglement van orde van het college van de gemeente Simpelveld houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Simpelveld;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Simpelveld of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Simpelveld;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Simpelveld of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden (minstens de helft) een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

1Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op donderdag 16.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en deze wordt uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college ter beschikking gesteld via het zaaksysteem.

2De vergaderstukken zijn voor de leden van het college digitaal in te zien via het zaaksysteem.

3Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stelt de gemeentesecretaris de agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college ter beschikking via het zaaksysteem. Indien spoed is vereist kunnen de agenda en de stukken ook fysiek ter hand worden gesteld.

4De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Artikel 10. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit en digitale stemming met besluit

1Het college kan in (spoedeisende) gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit of via een digitale stemming met besluit via mail.

2Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

3Een digitale stemming met besluit via mail komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel te doen via de mail en de meerderheid van het college via de mail heeft aangegeven akkoord te gaan met het voorstel..

4Zowel het parafenbesluit alsmede de digitale stemming met besluit wordt vastgelegd in een besluitenlijst als bedoeld in artikel 12.

Artikel 12. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van het college op.

2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling in het college openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 13. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na de vaststelling in het college

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Simpelveld.