Aanhef
Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Simpelveld
Gelet op artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet
BESLUIT
Nadere regels vast te stellen over de taak en bevoegdheden van de secretaris.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
College:
College van Burgemeester en Wethouders.
De secretaris:
De (loco-)gemeentesecretaris van Simpelveld, tevens algemeen directeur, in zijn/haar rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie.
Afdelingsmanagers:
De hiërarchisch leidinggevende direct onder de algemeen directeur en die een afdeling van de gemeente aanstuurt.
Managementteam:
De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingsmanagers en de coördinator HRM (adviseur)
De Wet:
De Gemeentewet
Artikel 2 Ondersteuning College van B&W
1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester bij de uitvoering van hun taken.
2De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
3De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.
4De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.
5De secretaris zorgt voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten.
6De secretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van besluiten.
7De secretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat op de besluitenlijst wordt weergegeven welke collegeleden aanwezig waren bij de vergadering.
Artikel 3 Ondersteuning burgemeester
1De secretaris staat de burgemeester in zijn/haar hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
2De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
3De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
Artikel 4 Directe leiding
1De secretaris geeft leiding aan de afdelingsmanagers, met wie hij/zij personeelsgesprekken voert.
2Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de afdelingsmanagers regelmatig overleg (managementteam). De gemeentesecretaris heeft een beslissende stem.
Artikel 5 Leiding ambtelijke organisatie
1De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
2De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn/haar verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven, tenzij de wet of interne instructies dat anders hebben bepaald.
3De secretaris stelt in overleg met de afdelingsmanagers procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
4Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers heeft de secretaris in zijn/haar hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:
a) Een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen
b) Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.
c) De coördinatie van de (beleids-)inhoudelijke advisering van de afdelingen aan het college.
d) Het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning.
e) Een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgesteld beleid.
Artikel 6 Archief
De secretaris is overeenkomstig ter zake vastgestelde wettelijke regelingen belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college, alsmede die van de burgemeester, voor zover deze hem/haar in bewaring zijn gegeven. Hij/zij is hiervoor verantwoordelijk tegenover het college voor zover het archiefbescheiden van het college betreft en tegenover de burgemeester, voor zover het betreft het hem/haar in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.
Artikel 7 Afwezigheid
1De secretaris zorgt dat zijn/haar afwezigheid bij het college bekend is.
2De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn/haar voordracht door het college benoemd.
3Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris van toepassing.
4Vakantie en buitengewoon verlof wordt de secretaris verleend door het college.
Artikel 8 Informatieplicht
1De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingsmanagers tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de betreffende afdelingen zijn verbonden.
2De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.
Artikel 9 Secretaris als bestuurder
De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en vervangt daarmee alle eerder op artikel 103 van de wet afgegeven instructies.
Artikel 11 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris gemeente Simpelveld.