Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland;
gelet op artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet;
overwegende dat het gewenst is de Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2003 te actualiseren;
besluit:
vast te stellen de volgende “Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2022”.
Artikel 1. Algemene ondersteuning
1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.
2De secretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.
Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders
1De secretaris draagt zorg voor:
a.een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;
b.de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;
c.een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;
d.een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;
e.het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.
2Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.
Artikel 3. Ondersteuning burgemeester
1De secretaris staat de burgemeester terzijde.
2De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
3Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.
Artikel 4. Ambtelijke organisatie
1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met het managementteam van de ambtelijke organisatie.
2De secretaris is voorzitter van dit overleg.
3De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. De secretaris doet, in overleg met het managementteam voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.
4De secretaris kan in overleg met het managementteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
Artikel 5. Samenwerking en samenhang
1De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.
2De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan afdelingshoofden en de directeur van de Zuidhoek om die samenwerking en samenhang te verzekeren.
Artikel 6. Verhindering en vervanging
1Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet de secretaris daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.
2Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een loco-secretaris.
Artikel 7. Slotbepalingen
1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.
2Deze instructie treedt in werking de dag na bekendmaking.
3Bij de inwerkingtreding van deze instructie, vervalt de Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2003.
4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de secretaris van de gemeente Schouwen-Duiveland 2022.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland op 8 februari 2022.
M.K. van den Heuvel J.Chr. van der Hoek MBA
secretaris burgemeester
TOELICHTING
Algemeen
Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). Hierin is geregeld dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris.