Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning Gemeente Schiedam 2020

Artikel 1 Verzoek om informatie of bijstand

1Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

a.feitelijke informatie van geringe omvang;

b.inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

3Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

4De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Ambtelijke bijstand

1Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b.dit het belang van de gemeente kan schaden.

2De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd.

3Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

4Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 3 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

1Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 4 Informatie aan college(leden)

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

1De fracties, zoals bedoeld in artikel 12 van het reglement van orde van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 5.833 per jaar voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 1.500 per raadszetel per jaar.

Artikel 7 Bestedingsdoel en uitsluiting

1Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

2De bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c.giften, leningen en beleggingen;

d.uitgaven die bekostigd dienen te worden uit vergoedingen die de fractieleden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden (opvolgers) toekomen, of die ingevolge hiervan declarabel zijn;

e.bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van de fractie verrichten;

f.uitgaven ten behoeve van (her)verkiezing van raadsleden en/of verkiezingscampagnes;

g.buitenlandse reizen;

h.kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis;

i.(juridische) bijstand in geschillen.

3Bij twijfel over de rechtmatigheid van de besteding van de vergoeding beslist het Presidium.

Artikel 8 Fractieassistenten

1Elke fractie kan, ten laste van het van het fractiebudget, een of meerdere fractieassistenten aanstellen waarbij in het laatste geval de gezamenlijke vergoeding voor de fractieassistenten niet hoger is dan de vergoeding voor één fractieassistent.

2Vanaf 6 maanden voor de datum van gemeenteraadsverkiezingen worden geen nieuwe fractieassistenten aangesteld.

3Een opvolger, als bedoeld in artikel 1 van de ‘Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden (opvolgers)’, kan tegelijk als fractieassistent aangesteld zijn.

4Ingevolge artikel 7, lid 2 onder e, kan een familielid van een raadslid niet als fractieassistent zijn aangesteld binnen de fractie waaraan het raadslid deelneemt. Onder “familielid” wordt voor de toepassing van dit artikel verstaan: bloed- of aanverwant in de eerste of tweede graad.

Artikel 9 Beheer fractiebudget en uitbetaling

1Het budget voor de fractieondersteuning wordt voor elke fractie beheerd door de griffie.

2Uitgaven uit het fractiebudget vinden plaats op basis van declaratie door de betreffende fractie. Hiertoe overlegt de fractie een gespecificeerde, reële factuur, die door de fractievoorzitter voor akkoord wordt getekend.

3De griffier controleert de uitgave op rechtmatigheid, alvorens tot uitbetaling over te gaan.

Artikel 10 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde bedrag voor fractieondersteuning evenredig toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij wordt aangesloten.

2Als een fractie tijdens de zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 11 Reserves

1De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

3Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar.

4De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

6Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12 Verantwoording en controle

1Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een financieel verslag.

2De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

a.de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage zijn bekostigd;

b.de wijziging van de reserve;

c.de resterende reserve.

Artikel 13 Inwerkingtreding, overgangsbepaling en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021. Daarmee komt de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning’ uit 2007 te vervallen.

2Bestaande situaties, functies of regelingen die op 1 januari 2021 niet overeenstemmen met het bepaalde in deze verordening, blijven gedurende de huidige raadsperiode als overgangsregeling bestaan. Nieuwe situaties tijdens de huidige raadsperiode, dienen aan de nieuwe bepalingen in deze verordening te voldoen.

3Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning Gemeente Schiedam 2020’.