Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam,
Overwegende dat:
-de gemeente Schiedam vanuit een nieuwe besturingsfilosofie gaat werken;
-die gevolgen heeft voor de visie op control;
-de introductie van de rol van Chief Information Officer;
-het recent vastgesteld organogram van de gemeente Schiedam; en
-het nieuwe strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens,
gelet op de artikelen 103, tweede lid en 160, eerste lid, aanhef en onder c van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de:
Organisatieregeling gemeente Schiedam 2022
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
algemeen directeur
functionaris eindverantwoordelijk voor de organisatie;
bedrijfsvoering
het geheel van ondersteunende processen van de organisatie;
college
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam;
CIO
Chief Information Officer (CIO) is verantwoordelijk voor de specifieke taken die zijn vastgesteld in het ‘Strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens’ en aanverwante beleidsstukken;
directeur
functionaris verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de organisatie;
directie
organisatie-eenheid, die verantwoordelijk is voor de leiding van de organisatie, bestaande uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur;
functioneel verantwoordelijk
Vanuit de vakinhoud verantwoordelijk voor het geven van richtlijnen en aanwijzingen aan de organisatie of organisatie-eenheden;
gemeentesecretaris
gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet;
griffie
het apparaat dat ambtelijke ondersteuning biedt aan de gemeenteraad en de door de raad ingestelde raadscommissies;
integraal management
een managementconcept dat is gebaseerd op het uitgangspunt dat de leidinggevende functionaris, binnen vastgestelde kaders, verantwoordelijk is voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de ter beschikking gestelde mensen en middelen;
manager
functionaris verantwoordelijk voor een organisatie-eenheid;
organisatie
het totale ambtelijke apparaat dat ten dienste staat van het gemeentebestuur met uitzondering van de griffie;
organisatie-eenheid
een samenhangend geheel aan taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie;
teamleider
functionaris verantwoordelijk voor een deel van een organisatie- eenheid;
topstructuur
de opbouw van de organisatie van functionarissen met een hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid.
Artikel 2. Hoofdkenmerken van de organisatie
1Het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor de organisatie.
2Aan het hoofd van de organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de organisatie.
3De gemeentesecretaris/algemeen directeur vormt samen met de directeur de directie. Gezamenlijk geven zij sturing aan de organisatie.
4De topstructuur van de organisatie bestaat uit de volgende functionarissen:
a.de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
b.de directeur;
c.de managers; en
d.de teamleiders.
5De organisatie bestaat uit organisatie-eenheden. De indeling van de organisatie-eenheden is vastgesteld in bijlage 1: het organogram.
6Elke organisatie-eenheid stelt jaarlijks een plan op waarin de werkzaamheden worden beschreven, gericht op het behalen van de in de programmabegroting en andere documenten beschreven resultaten. De directie kan aanwijzingen geven voor het opstellen van de plannen en stelt de plannen vast.
7Een organisatie-eenheid staat onder verantwoordelijkheid van een manager. De organisatie-eenheid Directie staat onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur
8De directie kan besluiten om een deel van een organisatie-eenheid onder verantwoordelijkheid te plaatsen van een teamleider.
Artikel 3. Algemene bepalingen voor de sturing van de organisatie
1De organisatie functioneert als eenheid.
2De organisatie kenmerkt zich door de volgende principes:
a.eenheid van beleid en bedrijfsvoering;
b.centrale sturing;
c.bevoegdheden zo laag mogelijk beleggen als verantwoord is
d.een integraal begrotings- en verantwoordingsproces;
e.resultaatgerichtheid;
f.samenwerkingsgerichtheid;
g.een transparante wijze van werken;
h.een strategische oriëntatie; en
i.integrale advisering aan directie en bestuur.
Hoofdstuk 2 De gemeentesecretaris
Artikel 4. Benoeming en ontslag
1Het college gaat de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de gemeentesecretaris conform artikel 102 van de Gemeentewet.
2Het college stelt de benoemingsprocedure vast.
Artikel 5. Vervanging gemeentesecretaris
1Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de loco-gemeentesecretaris. Het college stelt de volgorde van vervanging door een loco-gemeentesecretaris bij besluit vast.
2Bij langdurige afwezigheid van de gemeentesecretaris treft het college een voorziening.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris en adviseur van het college en de burgemeester
1De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de ondersteuning, informatievoorziening en advisering aan het college en de burgemeester.
2Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en orde van de vergadering van het college.
3De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen.
4De gemeentesecretaris bevordert een goed functioneren van het college.
5De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst.
6De gemeentesecretaris ziet er op toe dat collegebesluiten tijdig en correct worden uitgevoerd.
7De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie.
8De gemeentesecretaris en de directie overleggen in gezamenlijkheid elk half jaar met het college over de voortgang van de taken van de organisatie, zowel qua bestuur, beleid, als bedrijfsvoering.
Artikel 7. Relatie van de gemeentesecretaris tot burgemeester
1De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester en de griffier de afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat en de Griffie anderzijds.
2De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming van het functioneren van de bestuursorganen.
3De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
Artikel 8. Relatie van de gemeentesecretaris tot raad
1De gemeentesecretaris draagt er gevraagd en ongevraagd zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn tot de naleving van het “Protocol actieve informatievoorziening gemeente Schiedam”.
2De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad op hun verzoek technische bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning”.
Hoofdstuk 3 De directie
Artikel 9. Samenstelling directie
1De directie bestaat uit de algemeen directeur en de directeur.
2De algemeen directeur staat aan het hoofd van de organisatie.
3De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en geeft samen met de directeur sturing aan de organisatie.
Artikel 10. Vergaderingen van de directie
1De directie vergadert periodiek over alle zaken die de directie aangaan.
2De directie besluit over alle aangelegenheden waartoe zij bevoegd is.
3Bij verschil van inzicht in de directie beslist de algemeen directeur.
Artikel 11. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de directie
1De directie heeft binnen de door het college gegeven kaders, het geformuleerde en gevoerde beleid de verantwoordelijkheid voor:
a.het mede formuleren van de strategische doelstellingen, het strategisch beleid en het bewaken van de uitvoering daarvan;
b.het adviseren van het college over integrale strategische kwesties, politiek bestuurlijk gevoelige zaken en interventiemogelijkheden en het fungeren als klankbord;
c.het proces van integrale bedrijfsvoering;
d.het mede vertalen van het gemeentelijk strategisch beleid naar strategische beleidsuitgangspunten;
e.het adviseren van het college over het gemeentelijk beleid en de beleidsvelden daarbinnen;
f.het mede zorgdragen voor de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk beleid;
g.het voeren van de regie van organisatie-ontwikkelingstrajecten;
h.het bevorderen van de interne communicatie en het uitdragen van de gewenste bedrijfscultuur;
i.de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de organisatie;
j.de kwaliteit van het management en de organisatie van de organisatie;
k.het scheppen van voorwaarden waarbinnen de totale organisatie, de medezeggenschap goed kan functioneren;
2De directie kan indien nodig nadere afspraken maken over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden op basis van programma’s, thema’s, projecten over de organisatie-eenheden.
3De directie stelt, met inachtneming van de wensen en bevoegdheden van het college, instructies voor de organisatie vast.
4De directie is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 3, tweede lid.
5De directie en de gemeentesecretaris overleggen in gezamenlijkheid elk half jaar met het college over de voortgang van de taken van de organisatie, zowel qua bestuur, beleid, als bedrijfsvoering.
6De directie is bevoegd om binnen de door het college vastgestelde kaders de personele formatie van een of meer organisatie-eenheden te wijzigen als dit voor de uitvoering van de werkzaamheden van een organisatie-eenheid noodzakelijk is. De directie stelt de indeling in organisatie-eenheden vast.
7Bij wijziging binnen de hoofdstructuur van de organisatie - zoals samenvoegingen van organisatieonderdelen en interne verzelfstandigingen van organisatie-eenheden - is de directie, binnen de door het college vastgestelde kaders, bevoegd.
8Voor alle wijzigingen die niet onder de reikwijdte van het zesde en het zevende lid vallen, zoals beslissen over uitplaatsingen, het uitbesteden van activiteiten, samenwerkingsverbanden of verzelfstandigingen, is alleen het college bevoegd..
Artikel 12. Benoeming en ontslag algemeen directeur
1Het college gaat de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de algemeen directeur.
2Het college stelt de benoemingsprocedure vast.
Artikel 13. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden als algemeen directeur;
1De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de organisatie.
2De algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
Artikel 14. Vervanging algemeen directeur
1Bij afwezigheid van de algemeen directeur vervangt de directeur voor de in artikel 13 vermelde taken.
2Bij langdurige afwezigheid van algemeen directeur treft het college een voorziening.
Artikel 15. Benoeming en ontslag directeur
1Het college gaat de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de directeur.
2Ter voorbereiding van de werving ingevolge het eerste lid, stelt de algemeen directeur aan het college een benoemingsprocedure voor.
Artikel 16. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden als directeur
1De directeur is hiërarchisch verantwoordelijk voor de managers.
2De directeur is functioneel verantwoordelijk voor de organisatie en de organisatiebrede inzet van capaciteit en middelen.
Artikel 17. Vervanging directeur
1Bij afwezigheid wordt de directeur vervangen.
2De algemeen directeur kan een vervangingsbesluit voor de directeur vaststellen.
Hoofdstuk 4 Organisatie-eenheden, managers en teamleiders
Artikel 18. Hoofdtaken organisatie-eenheden
1De organisatie-eenheden hebben als taak om het beleid zoals vastgelegd in de programmabegroting en de vastgestelde plannen zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid, voor te bereiden, uit te voeren, te evalueren en daarover verantwoording af te leggen.
2De organisatie-eenheden zijn verantwoordelijk voor een goede dienstverlening aan de Schiedamse bevolking, bedrijven, instellingen en de eigen organisatie.
3De taken van de organisatie-eenheid worden jaarlijks beschreven in een plan zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid. Het plan wordt opgesteld door de manager van de organisatie-eenheid.
Artikel 19. Benoeming en ontslag managers
1De directeur gaat namens het college de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de managers na afstemming met de algemeen directeur.
2De directie stelt de benoemingsprocedure vast.
Artikel 20. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden managers
1De manager is hiërarchisch verantwoordelijk voor zijn organisatie-eenheid. De manager is daarnaast belast met het beheer en de ontwikkeling van zijn organisatie-eenheid.
2De manager is verantwoordelijk voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de daarvoor ter beschikking gestelde mensen en middelen, zoals vastgelegd in de programmabegroting en de product- of werkbegroting, en het plan van de organisatie-eenheid zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid.
3De manager is verantwoordelijk voor het, conform de door het college of de directie vastgestelde planning en richtlijnen, aanbieden van de stukken in het kader van de planning en control cyclus (kadernota, begroting, jaarplan, bestuursrapportages en jaarverslag/rekening).
4De manager is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en interne controle van de organisatie-eenheid.
5De manager is er verantwoordelijk voor dat de adviezen en plannen voor het bestuur voldoen aan de gestelde kaders en de uitgangspunten van het strategisch beleid, coördinatie en integraliteit.
6De manager is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 3.
7De manager kan na toestemming van de directie een teamleider aanstellen en daarbij passende verantwoordelijkheden en bevoegdheden toekennen, daarbij rekening houdend met het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013. Die bevoegdheden betreffen in ieder geval de bevoegdheden genoemd in artikel 22.
Artikel 21. Benoeming en ontslag teamleiders
1De manager gaat namens het college de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de teamleider na goedkeuring van de directie.
Artikel 22. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden teamleiders
1De teamleider is in ieder geval belast met de operationele leiding, het beheer en de ontwikkeling van zijn deel van de organisatie-eenheid.
2De teamleider is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de door de manager gestelde doelen met de daarvoor ter beschikking gestelde mensen en middelen, zoals vastgelegd in het plan zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid, en de begroting van de organisatie-eenheid.
3De teamleider is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en interne controle van zijn deel van de organisatie-eenheid.
Hoofdstuk 5 Overige zaken
Artikel 23. Projectgroepen
1De directie kan besluiten tot het instellen van concernbrede projectgroepen.
2Een lid van de directie is opdrachtgever.
3Een projectgroep heeft tot taak om tijdelijke, ambtelijke sturing te geven aan een specifieke opdracht, waarbij verschillende onderdelen van de organisatie zijn betrokken.
4Bij de instelling van een projectgroep wordt vastgesteld:
-de omvang van de opdracht;
-de opdrachtnemer; en
-wanneer de opdracht dient te zijn uitgevoerd.
5Een projectgroep wordt geleid door een projectleider of een projectmanager.
6De voortgang van de resultaten van een projectgroep wordt regelmatig besproken met de directie.
Artikel 24. Informatievoorziening, informatiebeheer en ICT
1Er is een Chief Information Officer (verder: CIO).
2De directeur is tevens de CIO.
3De CIO is verantwoordelijk voor de specifieke taken die zijn vastgesteld in het ‘Strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens’ en aanverwante beleidsstukken.
4De CIO is ingevolge het derde lid bevoegd om, ingeval van calamiteiten op het gebied van informatiebeveiliging, onmiddellijk in te grijpen om verdere schade te voorkomen, onder andere door een afschakeling van vitale ICT toepassingen.
5Bij afwezigheid van de CIO, wordt de CIO vervangen door de Chief Information Security Officer voor wat betreft de taken en bevoegdheden genoemd in het derde en vierde lid.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 25. Instructies
1De verantwoordelijkheden van de overige functionarissen worden voor zover nodig in aanvulling op deze Organisatieregeling geregeld in door de directie vast te stellen instructies.
2De taakverdeling tussen organisatie-eenheden wordt voor zover nodig in aanvulling op deze Organisatieregeling geregeld in door de directie vast te stellen instructies.
Artikel 26. Citeertitel en inwerkingtreding
1Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022”.
2Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018.
Toelichting op de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022
Met deze Organisatieregeling stelt het college van burgemeester en wethouders een aantal afspraken vast voor de organisatie. Naast het formeel vastleggen van een aantal afspraken, is de organisatieregeling ook bedoeld inzicht te geven in de huidige organisatiestructuur, taken en verantwoordelijkheden en in de achterliggende keuzen en principes. In de organisatie werken de medewerkers dagelijks aan het realiseren van de bestuurlijke doelstellingen en ambities. Ze werken veel samen binnen en buiten de organisatie. In deze organisatieregeling staat op hoofdlijnen hoe de organisatie dat organiseert en daarbij (samen)werkt.
Het hoogste orgaan in de gemeente is de gemeenteraad. De raad stelt de kaders vast en heeft het budgetrecht. Met de jaarlijkse programmabegroting geeft de raad aan wat de doelstellingen zijn en welke financiële middelen daarvoor kunnen worden ingezet. De raad wordt ondersteund door de Griffie.
Het college voert het dagelijks bestuur van de gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de raad vastgestelde beleid. Daarover legt het college jaarlijks verantwoording af (controlefunctie van de gemeenteraad). Het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor de prestaties van de ambtelijke organisatie. De burgemeester, de griffier en de gemeentesecretaris bevorderen in het ‘driehoeksoverleg’ een goede afstemming tussen het college, de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie.
De verhouding tussen college en directie heeft het karakter van opdrachtgever en opdrachtnemer. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eerste adviseur van het college en is eindverantwoordelijk voor de organisatie. De directie is verantwoordelijk voor een zorgvuldig proces, de kwaliteit en integraliteit van de voorstellen en adviezen vanuit de organisatie. Daarnaast is de directie verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de dagelijkse leiding en de doorontwikkeling van de organisatie.
In deze Organisatieregeling wordt onderscheid gemaakt tussen functionele en hiërarchische verantwoordelijkheid. Een functionaris die functioneel verantwoordelijk is, is vanuit de vakinhoud verantwoordelijk voor het geven van richtlijnen en aanwijzingen. Hiërarchische verantwoordelijkheid ziet op de personele en financiële aspecten van het leidinggeven.
De CIO is een nieuwe functie. De CIO is eindverantwoordelijk voor taken aangaande de gemeentelijke informatievoorziening, zoals die zijn vastgesteld in het Strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens en aanverwante beleidsstukken.
De bepalingen in hoofdstuk twee gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.
In deze Organisatieregeling is voor de helderheid voor sommige functionarissen ook opgenomen wie welke functionaris mag vervangen. De vervangingsregeling opgenomen in Bijlage 1 van het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013 is daarin leidend.