Aanhef
Inleiding
Het beleid
Als gemeente besteden wij publieke middelen. Voor al ons handelen geldt dat wij binnen de wet- en regelgeving opereren. Bij het plaatsen van Overheidsopdrachten is de Aanbestedingswet 2012 (AW 2012) leidend: die wet bepaalt de spelregels en beginselen voor het plaatsen van Overheidsopdrachten en schrijft bij grotere Overheidsopdrachten procedures voor. Binnen die wettelijke ruimte maken wij eigen, gemotiveerde keuzes.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid leggen wij vast welke keuzes wij maken binnen de ruimte die wet- en regelgeving (waaronder de AW 2012) ons biedt. Het beleid heeft daarmee een dubbele functie: intern geeft het onze collega’s heldere afwegingskaders; extern biedt het de Ondernemer voorspelbare spelregels, gelijke kansen en proportionele eisen.
Het beleid geeft richting aan onze inkoopactiviteiten van behoefte tot en met afronding van de Overheidsopdracht. De nadruk ligt op het plaatsen van Overheidsopdrachten onder de Europese drempelbedragen, maar de uitgangspunten zijn breder toepasbaar. De kaders staan in dit beleid, de praktische uitwerking (processtappen, formats, rolverdeling) zijn uitgewerkt in het Handboek Inkopen & Aanbesteden (HIA). In de Aanbestedingsstukken vertalen we per Overheidsopdracht de concrete behoefte naar een marktuitvraag, met een onderbouwde keuze voor de passende procedure en eisen.
Afwijken van het beleid
Ook bij het aanbesteden respecteren wij de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Afwijking van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid doen wij alleen bij uitzonderlijke gevallen. Het verzoek om te af te mogen wijken leggen wij per geval zorgvuldig gemotiveerd ter besluitvorming aan het college van Burgemeester en Wethouders voor en we wijken pas af nadat zij hiertoe toestemming hebben gegeven.
Van beleid naar praktijk
Ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid staat niet op zichzelf. We hebben gekozen voor gelaagde opzet waarbij wij werken van heldere kaders naar concrete spelregel in de praktijk: dit beleid geeft de strategische kaders, het HIA werkt die kaders uit naar werkwijze voor en rollen binnen onze organisatie en de Aanbestedingsstukken vertalen wij per Overheidsopdracht onze behoefte naar de markt. Zo zorgen we ervoor dat de inhoud van de diverse stukken direct toepasbaar is op de context en het moment.
Samenvattend vormen de volgende documenten het kompas voor ons inkooppraktijk:
1Ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft het normenkader van ons inkooppraktijk. Het beschrijft de fundamentele uitgangspunten waarmee wij de rechtmatigheid, doelmatigheid, rechtvaardigheid en het maatschappelijk rendement van ons inkopen borgen.
2Het Handboek Inkopen & Aanbesteden werkt deze kaders verder uit: het beschrijft hoe onze inkooporganisatie is ingericht, hoe wij ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid in praktijk brengen en op welke maatschappelijke en bestuurlijke doelen wij de komende bestuursperiode onze inkoopkracht gaan inzetten.
3Ten slotte worden in de Aanbestedingsstukken inkoopbehoeftes vertaald naar concrete offerteaanvragen, welke binnen de kaders van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en conform de uitgangspunten van het HIA zijn geformuleerd en aan de markt worden aangeboden.
Leeswijzer
Eerst leggen we de basis. We verduidelijken de Begrippen die we in dit beleid gebruiken en schetsen daarna ons Inkoopkompas: de wettelijke grondslag, de uitgangspunten die ons handelen sturen en hoe we inkopen met impact vertalen naar passende thema’s per aanbesteding.
Vervolgens beschrijven we onze Economische uitgangspunten. We staan stil bij onafhankelijkheid en markttoegang, lokaal en sociaal ondernemerschap, maatschappelijk rendement en strategische samenwerking, plus het verschil tussen een Overheidsopdracht en subsidie.
Daarna volgt Kaders voor procedure en markttoegang: hoe we per Overheidsopdracht een passende procedure kiezen (basisschema), wanneer we bewust méér concurrentie organiseren of juist ervoor kiezen om proportioneel te handelen om zo verspilling van publieke middelen én ondernemersmiddelen te voorkomen en/of mkb-toegang versterken.
Tot slot is in Organisatie inkoopfunctie uitgewerkt hoe wij dit in de praktijk waarmaken: sturing en toezicht, rollen en verantwoordelijkheden, ons model van centrale regie en decentrale uitvoering, de focus van contract- en leveranciersmanagement (CLM) en de borging van verantwoording en dossiervorming.
De kaders staan hier; processtappen en formats zijn te lezen in het HIA. Op Overheidsopdrachtniveau werken we dit uit in de Aanbestedingsstukken.