Beheerregeling BRP Schiedam 2026

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Aangehaakte gegevens

Een bij de ingeschrevene opgenomen gegeven anders dan bepaald bij of krachtens de wet

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming

BRP

De basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1.2 van de wet

BRP-applicatie

De software onderdelen, binnen het BRP-systeem, die de BRP processen functioneel ondersteunen

BRP-systeem

Gemeentelijk systeem waarin geautomatiseerd, zoals wettelijk is voorgeschreven, de persoonsgegevens van burgers worden bijgehouden en dat kan worden gekoppeld met andere gemeentelijke componenten

Beveiligingsbeheer

Geheel van activiteiten gericht op het toezicht van de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsbeleid BRP

Beveiligingsbeheerder BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris voor het beveiligingsbeheer

De wet

Wet basisregistratie personen

Functioneel beheer

Geheel van activiteiten gericht op de instandhouding, beheer, onderhoud en vernieuwing van het BRP-systeem

Functioneel Beheerder BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris voor het functioneel beheer

Gegevensbeheer

Geheel aan activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening van de BRP

Gegevensbeheerder BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris die belast is met de zorg voor de kwaliteit en actualiteit van de in de BRP opgenomen gegevens.

Gegevensverwerking

Ontlenen van gegevens aan documenten en deze op voorgeschreven wijze met behulp van de BRP-applicatie actualiseren en corrigeren.

Gegevensverwerker BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris die is belast met de uitvoering van werkzaamheden in de BRP.

Informatiebeheer

Geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding inzake de BRP, ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacy procedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures.

Informatiebeheerder BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris die belast is met het informatiebeheer ten aanzien van de BRP.

Ingeschrevene

Degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de BRP is opgenomen.

Privacybeheer

Geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen, verwerken en verstrekken van persoonsgegevens uit de BRP.

Privacybeheerder BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris die belast is met het adviseren over, ondersteunen bij en toezien op de naleving van privacy voorschriften bij de verwerking van persoonsgegevens in de BRP

Regeling

Beheerregeling BRP Schiedam 2026

Onze Minister

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Systeembeheer

Geheel van activiteiten gericht op het beheer van de technische infrastructuur van het BRP-systeem. Ook wel benoemd als technisch beheer

Systeembeheerder BRP

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris voor het systeembeheer

Toezichthouder BRP (Interventieteam)

De door het bestuursorgaan aangewezen functionaris die is belast met de toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger.

Verantwoordelijke

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam is zowel verantwoordelijke in de zin van de Wet BRP als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegeven in de BRP.

De verordening

Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Schiedam 2014

Artikel 2

1Het college van burgemeester en wethouders is op grond van artikel 1.4 van de Wet basisregistratie personen verantwoordelijk voor de bijhouding van de BRP;

2De manager Klant Contact Centrum is belast met het informatiebeheer van de BRP en treedt in die hoedanigheid op als informatiebeheerder BRP;

3De informatiebeheerder BRP draagt zorg voor de dagelijkse uitvoering, coördinatie en kwaliteitsbewaking van de bijhouding van de BRP;

4Voor zover in het BRP-systeem aangehaakte gegevens zijn opgenomen, draagt de informatiebeheerder BRP tevens zorg voor het beheer daarvan, met inachtneming van de AVG en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Artikel 3

1De taken en verantwoordelijkheden die verband houden met het beheer van de BRP zijn belegd bij de in Bijlage 1 opgenomen functionarissen.

2Bijlage 1 bevat een overzicht van de binnen de BRP onderscheiden rollen, taken en verantwoordelijkheden, alsmede de plaatsvervanging. De bijlage1 maakt integraal onderdeel uit van deze regeling.

3De in Bijlage 1 genoemde functionarissen handelen bij de uitvoering van hun taken onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Voor zover zij besluiten nemen, geschiedt dat op basis van mandaat.

Artikel 4

De informatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

1het vaststellen van werkinstructies zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 onder b van het Besluit gegevensverstrekking BRP Schiedam 2026, binnen de door het college vastgestelde kaders;

2het voorbereiden van voorstellen tot wijziging van de Verordening;

3de uitvoering en het voorbereiden van voorstellen tot wijzing van het Besluit gegevensverstrekking BRP van de gemeente Schiedam;

4het voorbereiden en beheren van verwerkersovereenkomsten BRP;

5de naleving van het Besluit gegevensverstrekking BRP en het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten;

6het uitvoeren van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet naar inrichting, werking, beveiliging en de gegevensverwerking van de BRP;

7het jaarlijks uitvoeren van een risicoanalyse gericht op informatiebeveiliging en datakwaliteit van de BRP;

8de regie op de beschikbaarheid en instandhouding van de externe uitwijkvoorziening;

9de uitvoering van het jaarlijks testen van de uitwijk;

10het periodiek verstrekken van een samenvatting van de onderzoeksresultaten aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Onze minister;

11het opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak naar aanleiding van de jaarlijkse managementrapportage uit het periodieke onderzoek zoals bedoeld onder 6;

12het melden van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de verantwoordelijke en relevante functionarissen (CISO, ISO, privacy officer of FG).

Artikel 5

De informatiebeheerder BRP adviseert de verantwoordelijke over:

1privacy BRP en informatiebeveiliging BRP;

2de persoonsinformatievoorziening;

3de kwaliteit van de BRP-gegevens.

Artikel 6

De informatiebeheerder BRP draagt zorg voor de coördinatie en afstemming van de voorbereiding van besluiten en maatregelen met betrekking tot:

1de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem;

2koppelingen tussen het BRP-systeem en andere gemeentelijke componenten;

3het inwerking stellen van uitwijkprocessen;

4verzoeken van gemeentelijke organen om verstrekking van BRP-gegevens;

5verzoeken van derden als bedoeld in artikel 3.6 van de wet;

6de wijze van gegevensverstrekking, na advies van de privacybeheerder BRP.

Artikel 7

De informatiebeheerder BRP ziet erop toe dat:

1deze regeling wordt nageleefd;

2verzoeken om gegevensverstrekking worden behandeld conform de wet, verordening en AVG;

3wettelijke verplichtingen rond inrichting, bijhouding en beveiliging van de BRP worden nageleefd;

4betrokken functionarissen worden geïnformeerd over nieuwe of gewijzigde systeemversies en de gevolgen daarvan;

5de resultaten van het periodiek onderzoek aan de verantwoordelijke worden verstrekt;

6inbreuken op de informatiebeveiliging worden onderzocht en passende maatregelen worden getroffen om herhaling zoveel mogelijk te voorkomen.

Artikel 8

De informatiebeheerder BRP zorgt voor:

1een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

2het periodieke overleg met aangewezen beheerders;

3het opstellen van werkinstructies voor het bijhouden van de BRP, met inachtneming van de door het college vastgestelde regels;

Artikel 9

De beveiligingsbeheerder BRP is belast met:

1het opstellen, beheren en bijwerken van het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten, met daarin het informatiebeveiligingsbeleid gericht op de BRP, en wordt hierbij geadviseerd door de Information Security Officer van de gemeente Schiedam;

2het uitwerken en toepassen van de controlemaatregelen in het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten;

3het implementeren, controleren en handhaven van beveiligingsmaatregelen voor de BRP;

4het uitvoeren van het onderzoek, zoals bedoeld in artikel 4.3 van de wet, voor zover het onderzoek betrekking heeft op beveiligingsvoorschriften en procedures.

Artikel 10

De beveiligingsbeheerder BRP:

1adviseert en ondersteunt de informatiebeheerder BRP bij de uitvoering van zijn taken;

2draagt zorg voor de afstemming en ondersteuning bij de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen die in het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten staan;

3rapporteert jaarlijks over de beveiligingsactiviteiten aan de informatiebeheerder BRP en levert bijdragen aan de gemeentebrede rapportage over informatieveiligheid met betrekking tot het BRP-systeem;

4is het aanspreekpunt voor informatiebeveiliging en stimuleert het bewustzijn over beveiliging bij management en medewerkers;

5werkt mee aan het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid en overlegt met de Information Security Officer van de gemeente Schiedam over de beveiliging specifiek voor de BRP;

6herkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen;

7neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 11

De beveiligingsbeheerder BRP kan:

1medewerkers informeren en adviseren over beveiligingsvoorschriften die voortkomen uit de wet- en regelgeving en het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten;

2op verzoek en uit eigen beweging over procedures en producten waarbij de beveiliging van de BRP aan de orde is adviseren aan:

a.de verantwoordelijke;

b.de beheerders zoals genoemd in deze regeling;

c.medewerkers van de gemeente Schiedam die BRP-gegevens gebruiken;

d.overheidsorganen en derden die BRP-gegevens gebruiken.

Artikel 12

De privacybeheerder BRP is belast met:

1het toezien op de naleving van privacyvoorschriften bij de verwerking van BRP-gegevens en de in het BRP-systeem opgenomen aangehaakte gegevens, met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke kaders;

2voorbereiden en coördineren van bezwaar- en beroepsprocedures, die voortkomen uit beslissingen op grond van de wet, de AVG of de bijbehorende regelingen voor zover de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een belanghebbende aan de orde is.

3het juist en actueel houden van de werkinstructies voor:

a.het geven van inzage in de BRP;

b.het registeren van gegevensbeperking (geheimhouding);

c.het vastleggen van raadplegingen (protocollering);

d.het verstrekken van BRP-gegevens.

4het behandelen van verzoeken om inzage in de BRP, zoals bedoeld in artikel 3.22 van de wet;

5het jaarlijks bekendmaken van het recht op verstrekkingsbeperking, zoals bedoeld in artikel 3.21 lid 5 van de wet;

6het uitvoeren van het onderzoek zoals bedoeld in artikel 4.3 van de wet, voor zover het onderzoek gaat over privacy voorschriften en privacy procedures.

Artikel 13

De privacybeheerder BRP adviseert:

1de informatiebeheerder BRP en de verantwoordelijke over de privacy onderwerpen die te maken hebben met de uitvoering van de wet en de verordening;

2over de inhoudelijke afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking zoals genoemd in artikel 4 onderdelen 2 tot en met 5;

3over verzoeken om gegevensverstrekking waarbij de ingeschrevene heeft aangegeven geen toestemming te geven voor verstrekking aan derden. Hierbij houdt de privacybeheerder BRP rekening met artikel 3.21 van de wet;

4gevraagd en ongevraagd over alle procedures en producten waarin BRP-gegevens worden gebruikt, als de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding kan zijn.

Artikel 14

De privacybeheerder BRP:

1kan gebruikers van het BRP-systeem informeren en adviseren over het naleven van de privacy voorschriften en in dit kader functioneel aanwijzingen geven.

2neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 15

De privacybeheerder BRP vraagt advies aan de Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Schiedam bij mogelijke onrechtmatige verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP of andere risico’s voor de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 16

De gegevensbeheerder BRP is belast met:

1het waarborgen van de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de in de BRP opgenomen gegevens;

2het controleren van complexe mutaties in de BRP en verwerken van correcties;

3het uitwerken en toepassen van werkinstructies voor het actualiseren en corrigeren van BRP-gegevens, binnen de door het college vastgestelde kaders;

4de dagelijkse afhandeling van het berichtenverkeer inclusief de foutberichten;

5het uitvoeren van periodieke controles op de inhoudelijke kwaliteit van persoonslijsten, zoals vereist door Onze Minister;

6het uitvoeren van het onderzoek, zoals bedoeld in artikel 4.3 van de wet voor zover het onderzoek betrekking heeft op gegevensverwerking in de BRP.

Artikel 17

De gegevensbeheerder BRP kan adviseren:

1bij bezwaar- en beroepsprocedures, voor zover de kwaliteit van BRP-gegevens in het geding is;

2over maatregelen ter verbetering van de gegevenskwaliteit, ter ondersteuning van de uitvoering van de taken van de informatiebeheerder.

Artikel 18

De gegevensbeheerder BRP kan medewerkers die belast zijn met de verwerking van BRP-gegevens informeren, adviseren en in dat kader functioneel aanwijzingen geven over de opname en bijhouding van BRP-gegevens.

Artikel 19

De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 20

De BRP-medewerker is belast met:

1het verwerken van BRP-gegevens overeenkomstig de Wet basisregistratie personen, het Logisch Ontwerp BRP en de geldende werkinstructies;

2het verzamelen, beoordelen en verwerken van de wettelijk voorgeschreven brondocumenten;

3het zorgdragen voor de juistheid en actualiteit van documenten waaraan BRP-gegevens worden ontleend;

4het archiveren van brondocumenten overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;

5het behandelen van aangiften en verzoeken van ingeschrevenen of hun wettelijke vertegenwoordigers op grond van de Wet basisregistratie personen;

6het voorbereiden van besluiten op verzoeken betreffende:

a.wijziging van het naamgebruik;

b.opneming van gegevens van een levenloos geboren kind;

c.inschrijving in de BRP;

d.opname van een verstrekkingsbeperking (geheimhouding);

e.het actualiseren, corrigeren of verwijderen van BRP-gegevens;

7het informeren van verzoekers over de afhandeling van hun aangifte of verzoek;

8het verstrekken van een afschrift van de persoonslijst en informatie over de hoofdlijnen van de BRP overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;

9het behandelen van verzoeken om gegevensverstrekking overeenkomstig de Wet basisregistratie personen, de AVG en de daarop gebaseerde regelgeving;

10het inwinnen van advies van de privacy beheerder BRP bij verzoeken om verstrekkingsbeperking;

11het verzamelen en verwerken van informatie over de bijhouding van de BRP;

12het verrichten van gegevensonderzoek naar de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van BRP-gegevens;

13het uitvoeren van herstelmaatregelen naar aanleiding van gegevensonderzoek, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;

14het afhandelen van terugmeldingen als bedoeld in artikel 2.34 van de wet, overeenkomstig de daarvoor geldende procedures.

Artikel 21

De BRP-medewerker volgt de instructies op van de:

1informatiebeheerder BRP

2beveiligingsbeheerder BRP;

3privacybeheerder BRP;

4gegevensbeheerder BRP;

5functioneel beheerder BRP;

Artikel 22

De functioneel beheerder BRP is belast met:

1het ondersteunen van gebruikers van het BRP-systeem;

2het verwijderen, vernietigen of archiveren van databestanden overeenkomstig de geldende bewaartermijnen;

3het beheer van de landelijke en gemeentelijke tabellen in het BRP-systeem;

4de gehele of gedeeltelijke uitvoering van uitwijkprocessen;

5het uitvoeren en actualiseren van procedures voor:

a.Back-up en restore;

b.BRP applicatie updates;

c.Continuïteitsbeheer;

d.Logging;

e.Thuiswerken;

f.Uitwijk;

g.Vernietiging van verwijderbare media en transport,

6de communicatie met gebruikers en leveranciers bij storingen;

7de afstemming en ondersteuning bij het oplossen van storingen, zo nodig met inzet van systeembeheerder of derden;

8het bijhouden van een logboek met storingen, problemen en of klachten, waarin in ieder geval wordt geregistreerd:

a.de aard van de storing, het probleem of de klacht;

b.de impact op de beschikbaarheid van het BRP-systeem;

c.de oplossing;

d.de maatregelen die zijn genomen ter voorkoming van herhaling.

9de afstemming en ondersteuning van werkzaamheden bij uitwijk;

10het verwerken van autorisaties voor toegang tot het BRP-systeem overeenkomstig het geldende autorisatiebeleid;

11het melden van beveiligingsincidenten aan de informatiebeheerder BRP en de CISO;

12het verstrekken van logging- en autorisatieoverzichten op verzoek van de beveiligings- of privacybeheerder BRP;

13het testen, beoordelen en evalueren van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem;

14het testen, beoordelen en evalueren van de uitwijk op een andere locatie;

15het geven van voorlichting over de gevolgen van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem;

16het verzorgen van de vorm en opmaak van documenten uit de BRP, op basis van verzoeken van de gegevensbeheerder BRP.

binnen de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde kaders.

Artikel 23

De functioneel beheerder BRP adviseert de informatiebeheerder BRP over:

1het in werking stellen van uitwijkprocessen;

2de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem.

Artikel 24

De functioneel beheerder BRP kan gebruikers van het BRP-systeem informeren en adviseren over het gebruik daarvan en in dat kader functionele aanwijzingen geven, alsmede werkinstructies opstellen binnen de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde kaders.

Artikel 25

De functioneel beheerder BRP neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 26

De systeembeheerder BRP is belast met:

1het waarborgen van de continuïteit en het technisch onderhoud van de servers waar het BRP-systeem op draait;

2het bieden van technische ondersteuning voor het beschikbaar stellen van het BRP-systeem;

3het technisch beheer van de database van het BRP-systeem;

4het technisch beheer van alle koppelvlakken waar het BRP-systeem gebruik van maakt;

5het bieden van technische ondersteuning bij de gegevensuitwisseling van en naar het BRP-systeem;

6de fysieke beveiliging van het BRP-systeem;

7het verzorgen van dagelijkse back-ups op een beveiligde externe locatie;

8de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-systeem, in overleg met de functioneel beheerder BRP;

9het waarborgen van de beschikbaarheid van het BRP-systeem, volgens gemaakte afspraken;

10het realiseren en onderhouden van technische uitwijkvoorzieningen;

11het zorgdragen voor veilig transport, opslag en vernietiging van gegevensdragers;

12het loggen van activiteiten van beheerders, gebruikers en leveranciers;

13het opschonen van databestanden overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en in afstemming met de functioneel beheerder BRP;

14het treffen van onmiddellijke maatregelen bij acute dreiging van de continuïteit of beveiliging van het BRP-systeem;

15het informeren en adviseren van betrokken functionarissen over:

a.het beheer van het BRP-systeem;

b.het beheer van databestanden;

c.herstelmaatregelen;

d.maatregelen voor veilig en correct gebruik van het BRP-systeem en in dat kader geven van functionele aanwijzingen.

Artikel 27

De systeembeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 28

1De op grond van artikel 4.2 van de Wet basisregistratie personen bij afzonderlijk aanwijzingsbesluit aangewezen toezichthouders BRP (Interventieteam) maken bij de uitvoering van hun toezichthoudende taak gebruik van de bevoegdheden die hun zijn toegekend op grond van hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht en de Wet basisregistratie personen. In dat kader kunnen zij onder meer:

a.inlichtingen vorderen;

b.inzage vorderen in een identiteitsbewijs;

c.inzage vorderen in zakelijke gegevens en bescheiden en daarvan kopieën maken;

d.onderzoek verrichten;

e.plaatsen betreden voor zover daartoe een wettelijke bevoegdheid bestaat;

f.zich zo nodig laten vergezellen door andere toezichthouders;

g.rapportages van bevindingen opstellen;

h.adres- en buurtonderzoek verrichten.

2Bij de uitoefening van deze bevoegdheden handelen zij overeenkomstig de Wet basisregistratie personen, de Algemene wet bestuursrecht en de daarvoor geldende gemeentelijke protocollen.

Artikel 29

1De toezichthouder BRP (Interventieteam) gebruikt zijn bevoegdheden uitsluitend voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger zoals bedoeld in hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de wet.

2De toezichthouder BRP (Interventieteam) volgt het Protocol Huisbezoek Toezichthouder BRP.

3De toezichthouder BRP (Interventieteam) legitimeert zich altijd met een door de gemeente Schiedam verstrekt legitimatiebewijs als bedoeld in artikel 5.12 van de Algemene wet bestuursrecht.

4De toezichthouder BRP (Interventieteam) stelt rapportages op en verstrekt deze aan de BRP-medewerker.

Artikel 30

De Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming en de Privacy Officer van de gemeente Schiedam:

1adviseren de informatiebeheerder BRP over de naleving van privacy- en beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de AVG en het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid;

2nemen op verzoek van de informatiebeheerder BRP deel aan het in artikel 8 onder 2 genoemde overleg.

Artikel 31

1Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

2Deze regeling wordt aangehaald als: “Beheerregeling BRP Schiedam 2026”.