Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.de commissie: de auditcommissie;
b.de raad: de gemeenteraad;
c.het college: het college van burgemeester en wethouders;
d.wet: Gemeentewet
e.de accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Scherpenzeel 2012 bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de wet bedoelde jaarrekening;
f.griffier: de op grond van artikel 107 van de wet benoemde functionaris;
g.controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie, zoals deze wordt opgesteld om invulling te geven aan artikel 213 van de wet.
Artikel 2. Doel
1De commissie geeft uitvoering aan de taken als omschreven in artikel 3.
2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel 3. Taken en bevoegdheid
1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
a.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
b.het mede uitvoeren van de aanbesteding van de accountantscontrole;
c.het aandragen van onderzoeksonderwerpen, zogenaamde speerpunten, ten behoeve van de interim controle door de accountant
d.het namens de raad overleggen met de Rekenkamercommissie over de door deze commissie uit te voeren onderzoeken;
e.het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 4, lid 3 van de controleverordening;
f.het voeren van technisch overleg met de accountant over de boardletter, de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;
g.het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant;
h.het adviseren van de raad over de uitvoering en de door het college voorbereide aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a wet;
i.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.
j.het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.
3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 4. Samenstelling en benoeming
1De commissie bestaat uit door de raad benoemde raadsleden, waarvan een door de raad benoemd lid voorzitter van de commissie is. De commissie wijst één of meer plaatsvervangende voorzitters aan.
2De raad benoemt de leden van de commissie en hun plaatsvervangers. Per fractie kan één lid (en een plaatsvervangend lid) benoemd worden in de commissie.
3De griffier is vaste adviseur.
4De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
5Als interne c.q. externe adviseurs wordt in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de controller en de accountant.
6Een lid van de rekenkamercommissie kan als externe adviseur worden gevraagd aan de vergaderingen van de commissie deel te nemen.
Artikel 5. Zittingsduur
1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.
2Het raadslid kan een keer worden herbenoemd voor eenzelfde periode.
3Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een door de raad met redenen omkleed besluit.
4De raad kan een lid tussentijds ontslaan. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. In tussentijds opengevallen plaatsen worden zo spoedig mogelijk voorzien.
Artikel 6. Voorzitter
1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffie.
2De vergadering wordt inhoudelijk voorbereid en verslaglegging wordt gefaciliteerd door de griffie.
Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging
1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter kennisname aangeboden aan de raad en aan het college.
6Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het presidium en aan het college.
Artikel 8. Informeren raad
1De voorzitter van de commissie informeert de raad in de raadsvergadering over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 9. Citeertitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Scherpenzeel” en treedt de dag na publicatie in werking.