Handboek Vervanging Gemeente Scherpenzeel

De volgende wetgeving is van belang in het kader van het vervangen en vernietigen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties:

Archiefwet 1995

Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

Archiefbesluit 1995

Artikel 2

(…)

bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties

(…)

wordt rekening gehouden met:

a.de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

b.de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

c.de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

d.het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 6

1De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

2De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.

3Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld omtrent de vervanging, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 8

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

Archiefregeling

Artikel 17

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

a.de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

b.wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;

c.de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;

d.de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en

e.de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

Artikel 19

2De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

Artikel 26

1Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd.

Artikel 26a

Onder vervanging wordt niet begrepen conversie, migratie of emulatie.

Artikel 26b

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

a.de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

b.de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

c.voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

d.de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

e.de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

f.de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

g.het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

h.de kwaliteitsprocedures.

Archiefverordening gemeente Scherpenzeel 2019

Artikel 11

1De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Besluit Informatiebeheer Gemeente Scherpenzeel 2019

Artikel 1

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen en informatiesystemen gebeurt dat de houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of volgens de wet gestelde eisen.

Artikel 2

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of volgens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 3

Van informatie, die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden, wordt bij verzending een kopie gemaakt, welke wordt geauthentiseerd en door de beheereenheid bewaard.

Artikel 25

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen

In verband met het genomen Vervangingsbesluit is het van groot belang dat de kwaliteit van de scanners regelmatig wordt gecontroleerd. De controle wordt uitgevoerd door DIV in samenwerking met de ICT-coördinator.

Frequentie

Ieder half jaar worden de scanners gecontroleerd. Deze controles worden ingepland voor het 2e en 4e kwartaal. Indien de resultaten van de controle niet afdoende zijn, moet de controleperiode worden verkort naar 3 maanden en dus ieder kwartaal plaatsvinden. Na twee succesvolle controles kan de controleperiode weer worden ingesteld op 2x per jaar.

Werkwijze

Selecteer 8 à 10 verschillende soorten documenten. De diversiteit is belangrijk om te controleren of alle functies (kleur, witte pagina’s etc.) het goed doen. Neem bijvoorbeeld een groot document met witte pagina’s voor de scanlade en een rijbewijs/paspoort voor de kleur/strepen.

Test zowel de glasplaat als de ADF (automatische documentinvoer).

Scan de scans zowel naar de e-mail als naar Djuma/vakapplicatie. Dit om te controleren of er verschillen optreden in de kwaliteit.

Controleer de scans op de volgende punten:

-Strepen ➔ er mogen geen strepen zichtbaar zijn

-Kleurweergave ➔ alle kleuren moeten correct worden weergegeven

-Witte pagina’s correct verwijderd

-Alle pagina’s gescand

Controleer of de standaardinstellingen van de scanner nog correct staan ingesteld. De volgende punten moeten staan ingesteld:

-PDF/A (met OCR)

-Kleur

-Geen compressie

-Dubbelzijdig

Resultaten

Indien alle controlepunten correct zijn bevonden is de controle geslaagd en hoeft er verder geen actie ondernomen te worden.

Indien één van de controlepunten niet correct wordt bevonden, moet met de ICT-coördinator overlegd worden hoe dit opgelost kan worden. Tevens is het van belang af te wegen of de kwaliteitseisen aan substitutie in gevaar komen. DIV maakt deze afweging op basis van kennis en ervaring. Substitutie komt in elk geval in gevaar als de scans niet meer goed leesbaar zijn en niet in kleur gescand kunnen worden.

De resultaten van de controle moeten worden verwerkt op het controleformulier. Deze moet worden gearchiveerd. Dit als bewijsmateriaal voor de kwaliteitsprocedure rondom substitutie.

Als de resultaten van de controle leidden tot verdere acties moet de frequentie van de controles worden bijgesteld naar eens per kwartaal. Na twee succesvolle controles kan de frequentie weer worden teruggezet naar twee keer per jaar.

CONTROLEFORMULIER KWALITEIT SCANNERS

Datum

Controleur

Scanner

Standaardinstellingen scanner

E-mail

Applicatie

PDF/A

JA

NEE

JA

NEE

Kleur

JA

NEE

JA

NEE

Compressie

JA

NEE

JA

NEE

Dubbelzijdig

JA

NEE

JA

NEE

Controlepunten scan

E-mail

Applicatie

Strepen door document

JA

NEE

JA

NEE

Kleur goed zichtbaar

JA

NEE

JA

NEE

Witte pagina’s automatisch verwijderd

JA

NEE

JA

NEE

Alle pagina’s gescand

JA

NEE

JA

NEE

Opmerkingen

Acties

Datum volgende controle

Kodak I3400

Specifications

Throughput Speeds

Throughput Speeds at 200 dpi/300 dpi † (landscape, A4 size, black and white/grayscale/color)

i3200, i3250 ADF: Up to 50 ppm

i3300 ADF: Up to 70 ppm

i3400, i3450 ADF: Up to 90 ppm

i3500 ADF: Up to 110 ppm

Recommended Daily Volume

i3200/i3250 ADF: Up to 15,000 pages per day

i3300 ADF: Up to 17,500 pages per day

i3400/i3450 ADF: Up to 20,000 pages per day

i3250/i3450 integrated A4 size flatbed: 100 pages per day

i3500 ADF: Up to 25,000 pages per day

Scanning Technology

Dual CCD;

Grayscale output bit depth is 256 levels (8-bit); color capture bit depth is 48 bits (16 x 3);

color output bit depth is 24 bits (8 x 3)

Optical Resolution

600dpi

Output resolution

100/ 150 / 200 / 240 / 250 / 300 / 400 / 500 / 600 dpi

Illumination

Dual LED

Operator Control Panel

Graphical LCD display with four operator control buttons

Max. / Min. Document Width

Auto-feed: 305 mm (12 in.) / 63.5 mm (2.5 in.)

Hand-feed: 305 mm (12 in.) / 50 mm (2 in.)

Max. / Min. Document Length

Auto-feed: 863.6 mm (34 in.) / 63.5 mm (2.5 in.)

Hand-feed: 863.6 mm (34 in.) / 50 mm (2 in.) (rear exit only)

Long document mode: 4.1 meters (160 in.) maximum length

(The scanners support continuous scanning mode)

Paper Thickness and Weight

34-413 g/m2 (9-110 lb.) paper

Feeder/Elevator

Up to 250 sheets of 80 g/m2 (20 lb.) paper; i3500: up to 300 sheets of 80 g/m2 paper

Paper Path Options

Documents can exit into the front output tray, or at the rear of the scanner if the straight-through paper path option is manually selected

Document Sensing

Ultrasonic multi-feed detection; Intelligent Document Protection

Connectivity

USB 2.0; USB 3.0 Compatible

Software Support

Fully supported by KODAK Capture Pro Software and KODAK Asset Management Software

WINDOWS Bundled software: TWAIN, ISIS, and WIA drivers; KODAK Capture Pro Software Limited Edition; Smart Touch (LINUX SANE and TWAIN drivers available from www.kodakalaris.com/go/scanonlinux*); KOFAX certified

Barcode Reading

One per page: Interleaved 2 of 5, Code 3 of 9, Code 128, Codabar, UPC-A, UPC-E, EAN-13, EAN-8, PDF417

Features in the Scanner

Bar Code Reading; Perfect Page Scanning; iThresholding; adaptive threshold processing; deskew; autocrop; relative cropping; aggressive cropping; electronic color dropout; dual stream scanning; interactive color, brightness and contrast adjustment; automatic orientation; automatic color detection; intelligent background color smoothing; intelligent image edge fill; image merge; content-based blank page detection; streak filtering; image hole fill; sharpness filter; auto brightness, special document mode; continuous scanning mode; toggle patch; auto photo cropping; segmented bitonal images

File Format Outputs

Single and multi-page TIFF, JPEG, RTF, BMP, PDF, searchable PDF

Warranty

Check with your local sales representative

Electrical Requirements

100-240 V (International); 50-60 Hz

Power Consumption

Off mode: <0.5 watts; Running: <49 watts; Sleep mode: <2.8 watts

Environmental Factors

ENERGY STAR Qualified

Operating Temperature: 15-35° C (59-95° F)

Operating Humidity: 15% to 80% RH

Acoustical Noise

(operator position sound pressure level)

Off or Ready mode: <30 dB(A)

Operating mode: <60 dB(A); <66dB(A) i3500 only

Recommended PC Configuration

INTEL CORE i7 processor, 3.4 GHz or higher, 4 GB RAM or more (WINDOWS and LINUX)

Consumables Available

Roller cleaning pads, STATICIDE Wipes, consumables kit (includes feed module, separation module, separation pad)

Accessories/Options

KODAK Legal Size Flatbed Accessory; KODAK A3 Size Flatbed Accessory; document imprinting accessory (rear-side, post-scan imprinting of up to 40 alphanumeric characters, with 11 imprinting positions)

Dimensions

i3200/i3300/i3400/i3500: Height: 9.4 in. / 23.8 cm; Width: 17 in. / 43.18 cm; Depth (with input tray closed):

14.6 in. / 37.1 cm

i3250 / i3450: Height: 10.2 in. / 25.7 cm; Width: 17 in. / 43.18 cm; Depth (with input tray closed):

14.6 in. / 37.1 cm

Weight

i3200/i3300/i3400i3500: Weight: 35 lbs / 15.8 kg

i3250/i3450: Weight: 39 lbs / 17.7 kg

† Throughput speeds may vary depending on your choice of driver, application software, operating system and PC

✻Smart Touch functionality is not supported on these Operating Systems

✻✻ Available for the i3200/i3250, i3300, i3400/i3450

Het applicatieoverzicht is tot stand gekomen na inventarisatie binnen de organisatie. Gekozen is om alleen die applicaties in het overzicht op te nemen waarin documenten worden opgeslagen, beheerd of waarin wijzigingen doorgegeven worden. Gebruiksapplicaties en tools zijn omwille van de omvang van het overzicht buiten beschouwing gelaten.

Applicatie

Afdeling

Inhoud

Afas Profit

Bedrijfsvoering/P&O

Personeelsdossiers/salarisadministratie

Djuma

Bedrijfsvoering/DIV

Zaaksysteem

Key2finance

Bedrijfsvoering/Financiën

Facturen/nota's/afschriften

Neuron Registratie

Bedrijfsvoering/BAG

Hulpadministratie BAG/WKPB

Key2burgerzaken

Gemeentewinkel/Burgerzaken

GBA-mutaties

Suite4SD

Gemeentewinkel/Sociaal Domein

Cliëntdossiers uitkeringen/WMO/Jeugd

C-ware

R&G/Afval

Registratie afvalcontainers

Greenpoint

R&G/Uitvoering

Gegevens wegen, verkeersborden, lichtmasten, etc.

iAsset

R&G/Uitvoering

Gegevens lichtmasten en armaturen

Key2begraven

R&G/Begraafplaats

Hulpadministratie grafaktes

Kikker

R&G/Riool

Gegevens kolken, strengen en riool

Riobase

R&G/Riolering

Digitaal archief huis- en kolkaansluitingen

Tardif

R&G/Afval

Registratie ondergrondse containers en passen

Middels het metadataschema wil gemeente Scherpenzeel inzicht krijgen in welke meta-data worden toegevoegd aan documenten en dossiers in de diverse applicaties. Gekozen is om alleen de metadata op te nemen van applicaties waarin documenten en/of dossiers worden beheerd en waar beheerplicht op van toepassing is.

Per applicatie zijn alle invulvelden geanalyseerd en opgenomen in het schema. Per notatie is gekeken welk element van TMLO hierop van toepassing is. Gezien de hoeveelheid specifieke metadata in de vakapplicaties is TMLO niet op alle metadata toepasbaar.

Gezien de omvang van het metadataschema is deze separaat bijgeleverd bij het handboek.

Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn volgens de RCE:

1De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).

2Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.

3Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).

4Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.

5Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

6Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

7Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

8Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.

9Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

Het gaat hier soms om stukken die bij reproductie niet of nauwelijks zichtbaar (te maken) zijn.

Alhoewel opname van metadata het verlies van dergelijke informatie kan verzachten, kan zij het nooit helemaal compenseren. Voorbeelden hiervan zijn:

•Objecten met driedimensionale kenmerken, zoals opgedrukte zegels, bindwijzen, doorgedrukte lettertypen, onderscheidingen en dergelijke;

•Kleurgebruik dat van betekenis is voor het proces (bijvoorbeeld zoals bij ministeries in de jaren ‘90 gebruikelijk was: paraaf en opmerkingen in rood van de minister, in groen van de secretaris-generaal);

•ge(waar)merkt of afwijkend papier, bijvoorbeeld met watermerk of steunkleur;

•moeilijk zichtbare officiële kenmerken, bijvoorbeeld hologrammen;

1Is voldaan aan de volgende voorwaarden?

○ De wijze van reproductie is conform het Handboek Vervanging

○ De kwaliteit van de scans is conform het Handboek Vervanging

○ Er is vastgesteld welke documenten vervangen en vernietigd worden

2Vervangingsbesluit laten vaststellen door de sr. Medewerker DIV

3Verzamelen van de documenten die in aanmerking komen voor vernietiging

4Documenten bewaren tot in het Handboek gestelde termijn

5Vernietiging door gecertificeerd bedrijf

6Procesverbaal van vernietiging opnemen in Zaaksysteem