Er zijn een aantal begrippen die overlappen met fraude, zie figuur 1.
4 Wat is fraude
4.1 Fraude
Fraude is een vorm van bedrog. Daarbij worden zaken anders voorgesteld dan ze zijn, door op papier of digitaal een onjuiste weergave te geven van de werkelijkheid.
In de praktijk komt dit neer op vervreemden van middelen (geld of andere bezittingen), of verslaggevingsfraude, het bewust onjuist informatie verstekken met als doel om te misleiden.
4.2 Misbruik & Oneigenlijk gebruik
Misbruik en oneigenlijk is het bewust misbruik of oneigenlijk gebruikmaken van wet- en regelgeving (de zogenaamde mazen of grijze gebieden in wet- en regelgeving).
Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen en is dan ook onrechtmatig.
Bij oneigenlijk gebruik is feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving, maar is dit in strijd met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. Formeel is er bij oneigenlijk gebruik geen sprake van fraude.
4.3 Corruptie
We spreken van corruptie als iemand in een machtspositie ongeoorloofde gunsten verleent in ruil voor wederdiensten of als vriendendienst.
Bij overheden is er sprake van corruptie, als een ambtenaar iets doet of nalaat in ruil voor een wederdienst of als vriendendienst.
4.4 Relatie fraude en ondermijning
Ondermijning staat de laatste jaren nadrukkelijke op de bestuurlijke en organisatie brede agenda. Ondermijning betreft het vermengen van de boven- en de onderwereld, met als doel dat een criminele organisatie hier voordeel van heeft.
Ondermijning kan leiden tot fraude, maar is zeker geen synoniem. Wij hebben als gemeente dan ook separaat beleid voor de bestrijding van ondermijnende criminaliteit. Deze analyse gaat daarom alleen in het op het onderwerp fraude.
5 Fraudedriehoek
5.1 Druk
Er kan druk worden opgelegd vanuit de organisatie, maar ook vanuit een privé situatie.
Vanuit de organisatie kan dit gaan om het realiseren van doelen, afgeven vergunningen, bijstellen budgetten, subsidies e.d., maar ook om geld. Vanuit de privé situatie gaat het vaak om verslaving, echtscheidingen en schulden (geld).
5.2 Gelegenheid
Bij gelegenheid gaat het om mogelijkheid die de organisatie openlaat om te frauderen. Om fraude te voorkomen moeten wij ons voornamelijk op de gelegenheid richten, deze kunnen met goede beheersmaatregelen (hard controls) tot het minimum worden beperkt.
5.3 Rationalisatie
Bij rationalisatie gaat het over goedpraten van gedrag, “ze hebben toch geld zat”. Dit gaat onder andere over ‘the tone at the top’, goed voorbeeldgedrag van de leiding en het bestuur is belangrijk, zodat er in de organisatie niet het beeld ontstaan, als zij het doen mag ik het ook.
Bij dit onderwerp kijken we naar de risico’s van de gemeente Scherpenzeel, alsof er nog geen beheersmaatregelen zijn.
6 Bruto frauderisico’s
6.1 Potentiële frauderisico’s
Op basis van een eerste inventarisatie hebben wij bij voor de volgende 16 processen de potentiële frauderisico’s in beeld gebracht.
Proces
Frauderisico
Risico inschatting
Risico H/G/L
Sociaal Domein
Het risico dat Wmo en Jeugdwet, ten onrechte toekennen van voorzieningen.
Zorgfraude - meer zorg indiceren dan feitelijk noodzakelijk is.
financiële impact/ maatschappelijke impact
H
Aanbestedingen/gunning
Het risico dat de eigen, landelijke en Europese regels niet worden nageleefd.
Steekpenningen, frauduleuze leveranciers.
financiële impact
H
Gemeentelijke belastingen
Het risico dat het bestand met daarin de op te leggen aanslagen (onjuist) wordt aangepast en hierdoor de belastingopbrengst niet volledig is, dat objecten uit de belastingadministratie worden verwijderd of geblokkeerd en hierdoor de belastingopbrengst niet wordt geïnd en daarmee onvolledig is, dat belastingplichtigen uit de belastingadministratie worden verwijderd en hierdoor de belastingopbrengst niet wordt geïnd en daarmee onvolledig is, dat de WOZ-waarde te laag in de applicatie wordt geregistreerd en hierdoor de belastingopbrengst te laag is en dat de WOZ-waarde te laag wordt vastgesteld en hierdoor de belastingopbrengst te laag is.
financiële impact/ maatschappelijke impact
H/G
Grondexploitatie
Het risico dat het verkopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat.
financiële impact/ maatschappelijke impact
H/G
Omgevingsvergunningen
Het risico dat de verschuldigde leges niet of te laag worden opgelegd.
financiële impact
G
Opvang Oekraïne
Het risico kan zijn dat een persoon niet behorend tot de doelgroep zegt ontheemde uit Oekraïne te zijn en maakt onterecht gebruik van de faciliteiten en dat er een onjuiste, onvolledige verantwoording door de gemeente wordt ingediend.
kans
G
Inkoopfacturen en betalingen
Het risico dat spookfacturen worden betaald of dat de overeengekomen prestatie niet geleverd is en dat informatie in het crediteuren stambestand niet betrouwbaar en niet juist is.
financiële impact
H/G
Salarisadministratie
Het risico dat in de personeels- en salarisadministratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn en dat een te hoog of te laag salaris en/of vergoeding wordt betaald.
kans/ financiële impact
H/G
Treasury/leningen
Het risico van ongewenste speculatie innemen van gevaarlijke risicoposities; niet afsluiten van overeenkomsten tegen de meest gunstige condities.
financiële impact
H/G
Onkostendeclaratie
Het risico dat niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/ of het risico dat privé uitgaven worden gedeclareerd.
financiële impact
G
Incasso debiteuren
Het risico bestaat dat er geld geïncasseerd wordt en niet of niet op de juiste manier verantwoordt wordt en vorderingen ten onrechte worden afgeboekt.
financiële impact
G
Subsidies
Het risico dat (te hoge) subsidies worden verstrekt waarbij een ambtenaar of bestuurder privébelangen heeft en dat er onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor subsidies in aanmerking te komen.
financiële impact/ maatschappelijke impact
G
Leerlingenvervoer
Het risico dat leerlingenvervoer wordt toegekend aan niet-rechthebbenden en dat de eigen bijdragen (op basis van drempelbedrag) niet of te laag worden ontvangen.
financiële impact/ maatschappelijke impact
G
Leges Burgerzaken
Het risico dat de verschuldigde leges niet of te laag wordt opgelegd/verantwoord en dat er waarde documenten worden ontvreemd.
financiële impact
G
Lijkbezorging
Het risico dat de verschuldigde leges niet of te laag wordt opgelegd/verantwoord.
financiële impact
G
Verslaggeving
Het risico dat voorzieningen en/of schulden oneigenlijk worden ingeschat. Kosten worden op een verkeerd budget geboekt.
Cijfers beïnvloeden met een memoriaalboeking
financiële impact
G
7 Beheersmaatregelen
7.1 Hard controls
Bij hard controls wordt door de organisatie maatregelen genomen die gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect afdwingen.
Proces
Beheersmaatregel
Sociaal domein
•Functiescheiding tussen het vaststellen van de verordeningen, behandelen van de aanvraag en dossiervorming, het besluiten op de aanvraag en voorstel tot betaling.
•Er is steekproefsgewijze interne controle op de verleende WMO/jeugd ondersteuning.
•Kwaliteitschecks door kwaliteitsmedewerkers PGB/ ZIN dossiers (zijnde WMO en jeugdwet).
•Inlichtingen bij derden kunnen worden ingewonnen.
Aanbestedingen/gunning
•Communicatie ter bewustwording van de te volgen procedure (inkoopbeleid).
•Autorisatie inkoopcontracten conform mandaatregeling.
•Inkooptool.
•Spendanalyse.
Gemeentelijke belastingen
•Controle op juistheid tarieven.
•Periodieke aansluiting belastingadministratie – financiële administratie.
•Er wordt periodiek een onafhankelijke interne en externe controle (Waarderingskamer) uitgevoerd op de juistheid van de geregistreerde waarde met behulp van het onderliggende taxatieverslag.
•Er wordt gewerkt met een taxateur die voldoet aan de gestelde vakbekwaamheidseisen.
Grondexploitatie
•Aan- en verkopen van gronden worden geautoriseerd door 2 afzonderlijke functionarissen.
•Minimaal 4-ogen principe op ingekomen facturen.
•Geborgd in de VIC en Bibob.
Omgevingsvergunningen
•Functiescheiding tussen berekenen omgevingsvergunningen en facturatie, controle technische functiescheiding beschikken en controleren.
•Steekproef achteraf.
•4-ogen op bouwkostenberekening (debiteurenbeheer) controle technische functiescheiding beschikken en controleren/
•Controle volledigheid.
Opvang Oekraïne
•Procedure ontvangst en registratie vluchtelingen, zie Handreiking Gemeentelijke Opvang Oekraïners (GOO) en Handreiking Particuliere Opvang Oekraïners (POO).
•Om in aanmerking te komen voor voorzieningen in Nederland, is een registratie verplicht, bij voorkeur in de Basisregistratie Personen (BRP).
•Taken en verantwoordelijkheden van de verschillende organisaties die betrokken zijn bij de opvang en registratie van Ontheemden uit Oekraïne, zoals VNG, Koninklijke Marechaussee (Vluchtelingen uit Oekraïne die in Nederland aankomen, worden aan de grens door de Koninklijke Marechaussee naar een locatie verwezen waar plek voor ze is), COA, Gemeenten, Rode Kruis, IND, Ambassade Oekraïne etc.
•Financiële Verantwoording vindt plaats in de SiSa.
•Functiescheiding opvang Locatiemanager en financiën budgetbeheer, financieel adviseur controle technische functiescheiding Registeren, Uitvoeren en controleren.
Inkoopfacturen en betalingen
•Procedure handmatige/ spoed betalingen ingevoerd met 4-ogen Registeren, Controleren.
•Budgethoudersregeling, budgetbeheerder boekt, budgethouder controleert.
•Prestatie moet worden gecontroleerd.
•4-ogen op mutatie crediteurengegevens controle technische functiescheiding, Registeren, Controleren.
•Controle op echtheid factuur en tenaamstelling controle technische functiescheiding Registeren, Controleren.
•Functiescheiding tussen inkoop en betaling controle technische functiescheiding uitvoeren, controleren.
•BNG tweehandtekeningenstelsel, controle technische functiescheiding registeren, controleren.
•Functiescheiding aanwezig tussen het klaarzetten van de betaling en de ondertekening/feitelijke betaling controle technische functiescheiding uitvoeren, controleren.
Salarisadministratie
•4-ogen controle op alle mutaties van variabele gegevens controle technische functiescheiding uitvoeren, controleren.
•Functiescheiding autorisatie betaling versus salarisadministratie controle technische functiescheiding uitvoeren, controleren.
•Functiescheiding tussen aannemen personeel, invoeren stamgegevens en productie salarisstroken controle technische functiescheiding registeren, controleren.
•Periodieke aansluiting salarisadministratie – financiële administratie.
•Invoer van nieuwe medewerkers kan alleen op basis van een gevuld dossier (aanstellingsbesluit door leidinggevende e.d.).
•Er vindt voor betaling controle op standenregister plaats controle technische functiescheiding invoeren, controleren.
•Periodiek overleg tussen teamleider, P&O, Financiën over formatie en bezetting.
Treasury/leningen
•Er is een treasury statuut waarin de voorwaarden zijn vastgelegd.
•Mandaatregeling bij aantrekken financiering.
Onkostendeclaratie
•Autorisatie door teamleider.
•Functiescheiding boeken versus betalen controle technische functiescheiding registeren, controleren.
Incasso debiteuren
•Debiteurenbeheer.
•Ouderdom analyse.
•Herinneringen/aanmaning.
•Functiescheiding herinneringen/aanmaningen versus intrekkingen controle technische functiescheiding uitvoeren, controleren.
Subsidies
•Er ligt een duidelijke subsidieverordening aan ten grondslag, die is vastgesteld door de Raad.
•Er zijn verschillende subsidieregelingen, die zijn vastgesteld door het college.
•Er is een standaard checklist (niet verplicht).
•Functiescheiding tussen behandeling, toekenning aanvraag/vaststelling en uitbetaling controle technische functiescheiding beschikken, controleren.
Leerlingenvervoer
•Er ligt een duidelijke verordening Bekostiging leerlingenvervoer aan ten grondslag, die is vastgesteld door de Raad.
•Functiescheiding tussen behandeling, toekenning aanvraag/vaststelling en uitbetaling controle technische functiescheiding beschikken, controleren.
Leges Burgerzaken
•Controle op juistheid tarieven.
•Maandelijks kascontrole.
•Er wordt maandelijks een sluitende verbandscontrole uitgevoerd op de mutatiestroom van waarde documenten: beginvoorraad + ingekochte waarde documenten– vernietigde waarde documenten– eind voorraad = verkochte waarde documenten.
Lijkbezorging
•Controle op juistheid tarieven.
•Functiescheiding tussen behandeling en nota/aanslag aanmaken/verzenden controle technische functiescheiding registratie, controleren.
Verslaggeving
•Intern balansdossier opstellen met onderbouwing van de posten. Controle door externe accountant.
•Budgetten regulering via werkvoorraad in key2financien
•Controle technische functiescheiding tussen aanleveren en verwerken van een memoriaalboeking
7.2 Soft controls
Een soft control is een beheersinstrument die invloed heeft op motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij de soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving (vertrouwen, boorbeeldgedrag, etc.).
De kernwaarden van de gemeente Scherpenzeel - dienstverlenend, krachtig en betrokken - vormen de basis waarop onze organisatie is ingericht en van waaruit wij als college en ambtenaren handelen in de dagelijkse praktijk. De kernwaarden zijn handvatten voor ons (persoonlijk) leiderschap en bepalend voor de identiteit van onze organisatie. Ons kent ons, korte lijnen en open sfeer.
Besturingsfilosofie (vertrouwen, stijl van leidinggeven, voorbeeldgedrag).
Leiderschap.
Organisatiecultuur (elkaar aanspreken, kernwaarden).
Missie, visie & strategie.
Personeelsgerichte controls (VOG, opleiden en trainen, persoonlijke groei en ontwikkeling, belonen en straffen).