Evenementenbeleid

7.1 Indieningstermijn

In de onderstaande tabel wordt aangegeven welke indieningstermijn voor welk soort evenement geldt. De termijn in weken wordt teruggerekend vanaf de eerste dag van het evenement.

Soort Evenement

Uiterlijke termijn indienen aanvraag

Breed overleg met adviseurs

Meldingsplichtig

4weken voorafgaand aan het evenement

-

A

8weken voorafgaand aan het evenement

alleen indien nodig

B

12weken voorafgaand aan het evenement

meestal vooroverleg, evaluatie indien nodig

C

20weken voorafgaand aan het evenement

altijd vooroverleg, altijd evaluatie

De gemeente streeft ernaar om binnen 6 weken na aanlevering van de complete vergunningaanvraag een besluit op de aanvraag te nemen. Aan dit streven kunnen echter geen rechten worden ontleend.

7.2 Indieningstermijn

Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om tijdig een vergunningaanvraag te doen. Een aanvraag voor een evenement wordt digitaal ingediend via het formulier op de website van de gemeente Scherpenzeel.

Intakegesprek (optioneel)

Bij de aanvraag van een evenement dat voor het eerst gehouden wordt in de gemeente kan de vergunningverlener de organisator uitnodigen voor een intakegesprek. Zo’n gesprek is bedoeld voor kennismaking en het informeren van de organisator over de procedure van de vergunningverlening en de aan te leveren gegevens en documenten. In het gesprek komen onderwerpen aan bod die zien op de mogelijke risico’s en hoe die beheerst kunnen worden. Afhankelijk van het type evenement en de daarmee samenhangende risico’s kan er om een veiligheidsplan, verkeersplan of gezondheidsplan worden gevraagd. Ook een wens tot representatie door het gemeentebestuur tijdens het evenement kan aan de orde komen. Na het intakegesprek zorgt de organisator voor het aanleveren van de nog ontbrekende gegevens. Bij A- en B-evenementen moet de aanvraag uiterlijk 8 respectievelijk 12 weken voorafgaande aan het evenement zijn ingediend bij de gemeente. Bij C-evenementen geldt een termijn van indiening van 20 weken voorafgaande aan het evenement.

Ook een organisator kan, als daar behoefte aan is, vragen om een gesprek met de gemeente (vergunningverlener) over zijn of haar aanvraag/aanvragen.

Vergunningaanvraag

Als de aanvraag binnenkomt, wordt eerst bekeken of deze op de juiste manier en compleet is aangevraagd, of alle benodigde bijlagen aanwezig zijn en of deze inhoudelijk voldoen. Alle gevraagde informatie moet naar waarheid en volledig door de aanvrager zijn ingevuld en aangeleverd. Een aanvraag moet voldoen aan de volgende eisen:

•is de aanvraag volledig en naar waarheid ingevuld?

•is de vergunning binnen de termijn aangevraagd?

•zijn alle benodigde bijlagen aanwezig (overzichtstekening/ plattegrond, inrichtingstekening, verkeerstekening, verkeersplan, veiligheidsplan inclusief draaiboek, constructiegegevens van tenten/bouwwerken)?

•zijn er op de dag van opbouw tot en met de afbouw andere evenementen op de aangevraagde locatie (samenloop)?

Op het aanvraagformulier staat vermeld welke bijlagen aangeleverd moeten worden bij de vergunningaanvraag. Dit is afhankelijk van het soort evenement en de classificatie. Daarnaast moet altijd een overzichtstekening van het evenemententerrein aangeleverd worden.

Veiligheidsplan (ook wel calamiteitenplan genoemd)

Bij A-evenementen kan worden volstaan met een draaiboek en een omschrijving van de onderdelen van het evenement, een overzichtstekening van het evenemententerrein, de contactgegevens van de organisatie en een beschrijving van het algemene ontruimingsprotocol.

Bij B-evenementen en bij alle C-evenementen is in ieder geval ook een veiligheidsplan verplicht. Hierin staan onder meer:

•de dagen en tijden van op- en afbouw

•een beschrijving van de verschillende onderdelen van het evenement

•het tijdschema van de verschillende onderdelen

•contactgegevens van de organisatie

•een beschrijving van de genomen maatregelen op het gebied van onder meer verkeer, milieu, openbare orde en veiligheid

•een beschrijving van de (ontruimings-) protocollen bij bepaalde scenario’s (bijvoorbeeld brand, slecht weer, vermissing, letsel, bommelding)

Verkeersplan / verkeerstekening

Met name B- en C-evenementen kunnen consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Omwille van een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid. Ook kunnen grote aantallen bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. De organisator moet maatregelen treffen om de bereikbaarheid zoveel mogelijk te waarborgen en de gevolgen voor het verkeer te beperken. De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid, zowel voor bezoekers als voor deelnemers. Eventuele parkeeroverlast als gevolg van de activiteiten moet zoveel mogelijk worden voorkomen.

In het verkeersplan worden alle verkeerstechnische maatregelen beschreven. Ook moet hierbij een verkeerstekening worden toegevoegd. Op de tekening dient duidelijk aangegeven te zijn:

•alle wegen die worden afgesloten

•wat voor tijdelijke verkeersmaatregel waar wordt gebruikt

•locaties van beroeps- of evenementenverkeersregelaars

•eventuele omleidingen

•fietsenstallingen

•parkeerplaatsen voor gemotoriseerd verkeer van het publiek

•parkeerplaatsen voor gemotoriseerd verkeer van deelnemers

Soms worden de verkeersmaatregelen al meegenomen in het veiligheidsplan en kan worden volstaan met een aanvullende verkeerstekening. Dit is geheel afhankelijk van de aard van het betreffende evenement.

Ook kan de organisator verplicht worden om verkeersregelaars in te schakelen. Dit kunnen evenementenverkeersregelaars zijn of beroepsverkeersregelaars. Evenementenverkeersregelaars moeten vooraf door de burgemeester worden aangesteld. De gemeente maakt hiervoor gebruik van de Stichting Verkeersregelaars Nederland. Kijk hiervoor op www.verkeersregelaarsexamen.nl

Niet tijdig ingediende of onvolledige aanvraag

Als de organisator zich bij de aanvraag niet houdt aan de geldende aanvraagtermijn, waardoor een zorgvuldige advisering en belangenafweging niet mogelijk is, dan kan de gemeente besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb). Als bij een aanvraag bijlagen ontbreken of andere belangrijke informatie wordt niet aangeleverd, dan wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld dit alsnog binnen twee weken aan te leveren. Als de aanvrager hier niet aan voldoet, kan de gemeente alsnog besluiten de aanvraag niet verder in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb).

7.3 Advisering interne en externe diensten en veiligheidspartners

Na ontvangst van de complete aanvraag, stuurt de gemeente de aanvraag ter beoordeling en advisering door aan diverse gemeentelijke diensten, externe diensten en veiligheidspartners.

Vooroverleg

Bij wat grotere evenementen wordt veelal een vooroverleg georganiseerd. Daarbij vindt onder leiding van de gemeente overleg plaats tussen adviseurs en de organisator, met als doel om nadere uitleg te geven en mogelijke maatregelen te bespreken.

Bij C-evenementen zal er over het algemeen een multidisciplinair veiligheidsoverleg volgen, onder leiding van de VGGM. Daarbij wordt het veiligheidsplan in een integraal overleg met alle partijen beoordeeld en vastgesteld.

De advisering door de interne diensten en externe adviespartners kan op onderdelen nog leiden tot het maken van nadere afspraken of het stellen dan wel aanscherpen van de in de vergunning op te nemen voorschriften en overige randvoorwaarden.

Toetsing aan Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP)

Als een evenement wordt gehouden in een bestaand gebouw dat daarvoor normaliter niet gebruikt wordt, dan moet hiervoor een gebruiksmelding worden gedaan op grond van het Besluit BGBOP. Deze verplichting is opgenomen in artikel 2:25 lid 2 APV. In zijn algemeenheid geldt deze verplichting voor gebouwen waar meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig zijn. Een gebruiksmelding wordt via het Omgevingsloket ingediend via https://omgevingswet.overheid.nl/aanvragen.

Verder wordt de brandveiligheid/inrichting van losse objecten zoals tenten, podia en tribunes aan de hand van het Besluit BGBOP getoetst door de brandweer en integraal meegenomen in het proces van vergunningverlening. De veiligheid van de constructie van die objecten wordt getoetst door bouwtoezichthouders van de OddV.

7.4 Besluitvorming en publicatie

Besluit

De gemeente neemt op basis van de beoordeling van de door de organisator aangereikte gegevens, de beoordeling van de plannen en de advisering van de partners een besluit. Dat besluit, dat we juridisch ook wel een beschikking noemen, bevat de benodigde vergunning(en), voorschriften en benodigde bijlagen zoals veiligheidsplan en tekeningen. De organisator moet het evenement organiseren conform deze vergunning.

Publicatie

Tot nu toe werden de evenementenvergunningen niet gepubliceerd. Het voornemen is om dit met ingang van 2025 wel te doen. Via de publicatie kunnen inwoners nagaan welke vergunningen zijn verleend en indien gewenst nadere informatie opvragen of eventueel een bezwaarschrift indienen. Overigens hadden inwoners ook zonder dat deze besluiten gepubliceerd werden, al het recht om bezwaar te maken.

8.1 Verantwoordelijkheid organisator

De organisator is primair verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van het evenement. Dat betekent onder meer dat hij of zij moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toe- en uitstroom van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en overlast voor de omgeving zoveel mogelijk moet proberen te beperken. De gemeente en haar adviespartners moeten een oordeel vellen over de mate waarin een organisator aan diens verantwoordelijkheid voldoet.

8.2 Evenementenvoorschriften

A-evenement

Als het evenement geclassificeerd wordt als een A-evenement, dan gelden vaak standaardvoorschriften op het gebied van openbare orde, veiligheid en gezondheid, waaraan de organisator moet voldoen. De gemeente neemt deze standaardvoorschriften als een bijlage op in de vergunning. In een enkel geval kan er sprake zijn van aanvullende maatwerkvoorschriften.

B- of C-evenementen

Bij een B- of een C-evenement worden aanvullend op de standaardvoorschriften altijd maatwerkvoorschriften gesteld. Deze voorschriften kunnen onder meer betrekking hebben op openbare orde, veiligheid, gezondheid, verkeer, milieu en leefbaarheid. De aanvullende voorschriften worden vastgesteld in overleg met interne diensten en de veiligheidspartners.

De organisator neemt voldoende maatregelen om de veiligheid van bezoekers en deelnemers aan het evenement te kunnen waarborgen. Ook is de organisator verantwoordelijk voor alles wat er op het evenemententerrein en in de nabije omgeving daarvan gebeurt.

Alcoholverstrekking

Zie voor nadere informatie over het verstrekken van alcohol tijdens evenementen hoofdstuk 11.

Gebruik van glas, blik en kunststof bekers

Tijdens evenementen geldt een glas- en blikverbod op het evenemententerrein en in sommige gevallen ook op nabijgelegen terrassen en inrichtingen.

Bij een open evenement (een evenement zonder omheining, zoals een kermis of braderie) moeten bezoekers vanaf 1 juli 2023 betalen voor een wegwerpbeker of -bakje als deze plastic bevat. Daarnaast moeten bezoekers gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem OF van een zelf meegebrachte beker of verpakking (‘bring your own’).

Bij een gesloten evenement kan worden gedacht aan een evenement op een locatie met een omheining, bijvoorbeeld een concert op een besloten locatie (binnen of buiten) of aan een sportevenement in een sportpark of manege. Bij een gesloten evenement is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes vanaf 1 januari 2024 in principe alleen toegestaan als minimaal 75 procent van alle bekers ingezameld en gerecycled wordt. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik óf voor hoogwaardige recycling, is dus verplicht. Er zijn verschillende systemen die bezoekers via inzamelboxen, afvalcontainers en duidelijke instructies stimuleren om bekers in te leveren.

Geluid

In de APV gaat artikel 4.6 over het verbod om in de buitenlucht geluidhinder te veroorzaken. Bij evenementen komt het vaak voor dat daarbij extra geluid in de buitenlucht ontstaat, bijvoorbeeld door muziek of omroepinstallaties.

Artikel 4:6 Overige geluidhinder

1Het is verboden buiten een inrichting op een zodanige wijze toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt.

2Het college kan ontheffing verlenen van het verbod, waarbij bij een evenement als maximaal toegestane belasting, op de gevel van de dichtstbijzijnde woning, 80 dB(A) geldt.

3(…)

Het standaard geluidsniveau bij evenementen is hiermee duidelijk aangegeven. In de geluidsontheffing staat vermeld binnen welke tijden dit extra geluid mag worden geproduceerd. Het geluidsniveau wordt bij iedere aanvraag apart getoetst en is afhankelijk van verschillende factoren, zoals (type) bebouwing, tijdstippen, soort muziek, aard van het evenement. Ook wordt er gekeken naar de mate van overlast dat het evenement kan veroorzaken voor omwonenden.

Natuurbescherming en stikstof

De regels voor de bescherming van bedreigde dier- en plantensoorten in het wild is opgenomen in de Omgevingswet (voorheen Wet Natuurbescherming). Wordt een evenement georganiseerd in de buitenlucht en kunnen bedreigde dier- en plantensoorten hierdoor worden bedreigd, dan is de wet van toepassing. In zo’n geval moet men preventieve maatregelen nemen om schade aan de natuur te voorkomen. Hebben de preventieve maatregelen niet het gewenste effect, dan kan de organisatie van het evenement een ontheffing aanvragen bij de Provincie Gelderland. Nabij de gemeente Scherpenzeel zijn geen Natura 2000-gebieden. Organisatoren van evenementen in Scherpenzeel zullen daarom veelal geen ontheffing hoeven aan te vragen voor stikstof in het kader van natuurbescherming.

Bij de toekomstige uitwerking van de locatieprofielen (zie hoofdstuk 5) voor evenementenlocaties zal op grond van natuurbescherming ook rekening moeten worden gehouden met het effect van evenementen op de groeiplaats van monumentale bomen. Waar nodig kunnen in de locatieprofielen, maar ook in de af te geven evenementenvergunning voor de betreffende locatie, voorschriften worden opgenomen zodat waardevolle natuur zo min mogelijk wordt aangetast.

De uitstoot van stikstof bij evenementen kan met name spelen bij grote B- en bij C-evenementen of bij evenementen met auto- of motorsport. Als vermoed wordt dat de uitstoot van stikstof bij een evenement een rol speelt zal de gemeente hierover in overleg gaan met de organisator om te kijken naar de opties.

Vuurwerk

Als een burger bij een evenement (buiten de jaarwisseling) vuurwerk wil laten afsteken dan kan dat alleen gebeuren door een professioneel afsteker. De afsteker kan de vergunning regelen. Individuele burgers mogen buiten de jaarwisseling om dus niet zelfstandig vuurwerk afsteken.

Als een bedrijf bevoegd is om vuurwerk af te steken dan kan het bedrijf op basis van het Vuurwerkbesluit een ontbrandingstoestemming of een ontbrandingsmelding aanvragen bij Omgevingsdienst Regio Arnhem.

Los van professioneel vuurwerk, is het aan organisatoren van evenementen om erop toe te zien dat bezoekers geen vuurwerk afsteken.

Duurzaamheid

Het is van belang dat ook evenementenorganisatoren hun verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot het duurzaam vormgeven van het evenement.

De organisator kan zelf aangeven waar aandacht is voor duurzaamheid, daarnaast kan de gemeente een duurzame optie als vergunningsvoorwaarde opleggen.

9. TOEZICHT EN HANDHAVING

Bij het toezicht en de handhaving werken verschillende partijen samen. De gemeente voert hierbij de regie. Zij werkt daarbij samen met de betrokken interne diensten, politie, VGGM, OddV en eventuele andere externe partijen.

Toezicht en handhaving is erop gericht dat evenementen conform de afspraken op veilige en verantwoorde wijze plaatsvinden. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator/vergunninghouder om de gemaakte afspraken na te komen en zich te houden aan de voorschriften bij de vergunning. Het is de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag om daarop toe te zien.

Externe beveiliging

De gemeente kan eisen dat gecertificeerde beveiligers worden ingezet. Soms kan worden volstaan met vrijwilligers die toezichthoudende taken uitvoeren maar deze hebben geen officiële bevoegdheden en mogen alleen pratend problemen oplossen.

De beveiligingsmedewerkers moeten in het bezit zijn van een door het ministerie van Justitie en Veiligheid erkend certificaat. Daarnaast is het belangrijk dat de beveiligingsmedewerkers door hun kleding altijd goed herkenbaar zijn tussen het publiek dat aanwezig is op het evenement. Als norm voor het aantal beveiligers geldt dat per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers één beveiliger aanwezig is. Omdat de omvang van het evenement, het type bezoekers, de locatie, het al dan niet schenken van alcoholhoudende dranken, enz. nogal uiteen kunnen lopen, is bovenstaande norm met name een uitgangspunt. Om praktische redenen is een evenredige toename van het aantal beveiligers in relatie tot het aantal bezoekers niet haalbaar en ook niet altijd noodzakelijk. Afspraken over het daadwerkelijk benodigde aantal beveiligers dat bij een bepaald evenement moet worden ingezet, is daarom maatwerk.

9.1 Opbouw van het evenement: schouw

Vlak voor aanvang van het evenement vindt, waar nodig, een (multidisciplinaire) schouw plaats. In principe zijn bij de multidisciplinaire schouw alle disciplines vertegenwoordigd die in het voorafgaande overleg een advies gegeven hebben over een specifieke voorwaarde of voorschrift. De schouw wordt uitgevoerd op basis van de evenementenvergunning.

Bij constatering van onvolkomenheden of tekortkomingen tijdens de schouw is sprake van overtreding van één of meerdere vergunningvoorschriften. In deze situatie wordt de organisator /vergunninghouder op de hoogte gesteld en krijgt deze in eerste instantie de gelegenheid om binnen een afgesproken tijdsbestek, vóór aanvang van de activiteit, alsnog te voldoen aan de gestelde voorschriften. Als er sprake is van een dusdanige afwijking van de gemaakte afspraken of overschrijding van de vergunningsvoorwaarden, die voorafgaand aan het evenement niet meer in overeenstemming met de voorschriften gebracht kan worden, kan er in het uiterste geval ter plaatse besloten worden de verleende vergunning in te trekken of te wijzigen zoals bedoeld in artikel 1:6 van de APV, waardoor het evenement geen doorgang kan hebben of alleen in gewijzigde vorm plaats kan vinden.

Bij evenementen op schadegevoelige locaties, zoals parken en openbaar groen, kan naast de evenementenschouw ook sprake zijn van een controle vooraf. Daarbij wordt door de gemeente en de organisator/vergunninghouder gezamenlijk de conditie van de locatie vastgesteld. Dit omdat de locatie na afloop van het evenement weer in dezelfde staat moet worden opgeleverd als vóór het evenement. Als bij een naschouw op de locatie na afloop van het evenement schade wordt geconstateerd wordt de organisator in staat gesteld deze te herstellen. De schade kan ook door de gemeente op kosten voor rekening van de organisator hersteld worden. De voor- en naschouw worden door de gemeente en de vergunninghouder gezamenlijk uitgevoerd.

9.2 Toezicht en handhaving tijdens het evenement

Ook tijdens het evenement kunnen controles worden uitgevoerd, bijvoorbeeld geluidsmetingen. Indien geconstateerde overtredingen tijdens de uitvoering van de activiteit niet door de organisator ongedaan worden gemaakt zal de gemeente handhavend optreden. Indien daartoe concrete aanleiding bestaat, kan de burgemeester besluiten het evenement direct te beëindigen.

Bevoegdheden burgemeester

De burgemeester verleent de vergunning op basis van de APV. De burgemeester beschikt over verschillende bestuurlijke middelen om de openbare orde en veiligheid te beschermen. Als de feiten en omstandigheden hiertoe aanleiding geven, kan de burgemeester maatregelen treffen. De burgemeester kan bijvoorbeeld direct een maatregel treffen waar normaliter eerst een waarschuwing zou volgen of andersom. Hieronder volgt een opsomming van mogelijke bevoegdheden:

•Bestuurlijke waarschuwing

•Last onder bestuursdwang en kostenverhaal (artikel 5:25 Awb)

•Last onder dwangsom (artikel 5:32 Awb)

•Preventieve last onder dwangsom (artikel 5:7 Awb)

•(Gedeeltelijk) intrekken of wijzigen van de vergunning (artikel 1:6 APV)