Tekst
Toelichting
Op 1 januari 2024 treedt de Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit en erfgoed Den Haag 2024 (RIS316665) in werking. In deze verordening is bepaald dat het college de werkwijze van de commissie vastlegt in een reglement.
Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,
gelet op:
•artikel 84 van de Gemeentewet,
•artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht, en
•artikel 5.1, van de Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed Den Haag 2024,
besluit:
-vast te stellen het Reglement adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed Den Haag 2024:
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
-commissie:
Adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed Den Haag;
-college:
college van burgemeester en wethouders van Den Haag;
-secretariaat:
ambtenaren, die aangesteld zijn door het college, om het werk van de commissie te ondersteunen;
-verordening:
Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed Den Haag 2024;
-vooroverleg:
overleg, zoals bedoeld in artikel 1:1 van de Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit Den Haag 2024;
-wet:
Omgevingswet.
Artikel 2. Integriteit en geheimhouding
1Een lid is objectief en onpartijdig, vervult de adviestaak zonder vooringenomenheid en misbruikt deze positie op geen enkele wijze.
2Een lid behandelt de toegezonden stukken als vertrouwelijk.
3Een lid draagt zelf zorg voor beveiliging en vernietiging van de ontvangen stukken en verwijdering van ontvangen en verzonden digitale informatie.
4Als een lid wordt benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijst het lid de vraagsteller naar het secretariaat.
Artikel 3. Taken van de voorzitter
1De voorzitter geeft leiding aan de vergadering, zorgt voor een gestructureerde voortgang en bevordert een gemeenschappelijk helder advies.
2De voorzitter neemt tijdens de vergaderingen deel aan de beoordeling van de aanvragen.
3De voorzitter is het eerste aanspreekpunt van de commissie voor het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie, waaronder ook het secretariaat.
4De voorzitter peilt de meningen binnen de commissie en vat het advies van de commissie samen.
5Bij tegenstrijdige adviezen binnen de commissie bepaalt de meerderheid van stemmen het definitieve advies.
6Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
7De voorzitter accordeert de adviezen die van de commissie uitgaan.
8Bij afwezigheid van de voorzitter benoemen de leden uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter die de voorzitterstaken tijdens diens afwezigheid waarneemt.
Artikel 4. Taken van de commissieleden
Tot de taken van de commissieleden behoren onder meer:
a.het deelnemen aan vergaderingen van de commissie;
b.het adviseren conform de verordening.
Artikel 5. Ondersteuning van de commissie
Tot de taken van het secretariaat behoren onder meer:
a.het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de commissie;
b.het mede opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan alle leden;
c.het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de commissie;
d.het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag en de besluitenlijst;
e.het op verzoek van de commissie opstellen van het advies aan het college, of via het college aan de raad, of ondersteuning hierbij;
f.het zo spoedig mogelijk verzenden van een advies van de commissie aan het college, of via het college aan de raad;
g.het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies aan het college, of via het college aan de raad;
h.het organiseren van de overleggen voor afstemming tussen de voorzitter van de commissie en andere adviseurs zoals bedoeld in artikel 10.5 lid 4 en 5 van het reglement.
Artikel 6. Openbaar maken agenda
1Het secretariaat maakt de agenda openbaar via de website van de gemeente Den Haag.
2Minimaal een week van tevoren maakt het secretariaat de plaats en de datum van de vergadering bekend.
3Het secretariaat publiceert de definitieve agenda tenminste drie werkdagen voorafgaand aan de vergadering online en de agenda ligt dan tevens ter inzage bij het Den Haag Informatiecentrum.
4In de bekendmaking wordt tevens gewezen op het gestelde in artikel 7, leden 1, 2 en 3.
Artikel 7. Spreekrecht
1Eenieder kan tijdens een openbare vergadering van de commissie inspreken over een bouwplan dat op de agenda van de commissie staat.
2Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste twee werkdagen voor aanvang van de vergadering bij het secretariaat.
3Insprekers hebben maximaal 5 minuten inspreektijd, tenzij de voorzitter anders beslist.
4De voorzitter kan aan het aantal insprekers per onderwerp een maximum verbinden.
5De aanvrager van een vergunning of de gemachtigde kan een bouwplan toelichten in de openbare vergadering mits het bouwplan op de agenda staat.
6De aanvrager van een vergunning of de gemachtigde kan verzoeken om een niet-openbare behandeling van zijn aanvraag. Hij/zij geeft gemotiveerd aan wat hiervoor de redenen zijn.
7Op bouwplannen die conform artikel 8 lid 1 voor advisering door het secretariaat in aanmerking komen, is het niet mogelijk een toelichting te geven of in te spreken.
8Indien de vergaderingen van de commissie als videoconferentie plaatsvinden is het voor aanvragers mogelijk het plan schriftelijk toe te lichten of indien mogelijk mondeling toe te lichten in de videoconferentie.
9Tijdens de beraadslagingen van de commissie is er geen spreekrecht.
Artikel 8. Afdoen onder verantwoordelijkheid van de commissie
1De commissie wijst de advisering ten aanzien van plannen waarvan het advies van de commissie als bekend kan worden beschouwd, toe aan het secretariaat.
2De commissie wijst het advies van plannen die zijn aangepast naar aanleiding van een eerder richtinggevend advies van de commissie toe aan het secretariaat.
3In afwijking van lid 1 en 2 kan de voorzitter besluiten plannen voor te leggen aan de commissie.
4Op verzoek van de Adviescommissie bezwaarschriften of indien er sprake is van zaken met ambtelijk horen, of in een contrair procedure kunnen plannen waarover het secretariaat heeft geadviseerd voor een nieuw advies aan de commissie worden voorgelegd.
Artikel 9. Collegiaal overleg
1Als de aanvrager daarom verzoekt is het mogelijk om over een uitgebracht advies omtrent een voor een omgevingsvergunning in collegiaal overleg te treden.
2Artikel 4:3 van de Verordening adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed en artikel 8 van dit regelement zijn van toepassing op het collegiale overleg.
Artikel 10. De instelling van subcommissies en afstemming met andere adviseurs
1De commissie kan via het secretariaat inlichtingen inwinnen bij adviseurs uit de ambtelijke organisatie.
2De in het eerste lid bedoelde adviseurs kunnen op uitnodiging van de commissie deelnemen aan de beraadslagingen, maar maken geen deel uit van de commissie.
3De commissie kan één of meerdere leden dan wel het secretariaat machtigen om namens de commissie deel te nemen in project- of beleidsontwikkelingsteams, jury’s dan wel andersoortige werkgroepen en rechtspersonen, een en ander voor zover de werkzaamheden verband houden met het werkterrein van de commissie.
4Indien het college of de raad een supervisor, een kwaliteitsteam of een andere adviseur op het gebied van de omgevingskwaliteit aanstelt, niet zijnde een lid of een adviseur van de commissie, draagt het college zorg voor een goede afstemming tussen de werkzaamheden van deze adviseur en de commissie.
5De voorzitter voert overleg met andere adviseurs zoals kwaliteitsteams of andere adviseurs op het gebied van omgevingskwaliteit of cultureel erfgoed.
Artikel 11. Vergaderprotocol
1De commissie vergadert minimaal eenmaal per veertien dagen op woensdag.
2In afwijking van het eerste lid kunnen vergaderingen uitvallen wegens kerstvakantie, zomervakantie of omdat er minder dan drie leden aanwezig zijn voor een vergadering.
3Het secretariaat stuurt tenminste drie werkdagen voor een geplande vergadering een oproep naar de leden, met uitzondering van spoedgevallen.
4Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet daarvan tijdig mededeling aan het secretariaat.
5Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze plaats ingenomen door een plaatsvervangend voorzitter.
6Bij afwezigheid van meer dan één lid, kunnen plaatsvervangende leden worden opgeroepen.
7Indien de commissie adviseert over een vergunningaanvraag voor het wijzigen van een monument, zijn bij de vergadering tenminste twee commissieleden bij aanwezig met kennis van monumenten en restauratie.
Artikel 12. Adviezen
1De adviescommissie adviseert het college schriftelijk.
2Het schriftelijke advies moet in ieder geval bevatten:
a.een aanduiding van het adres dan wel het gebied waarop het advies betrekking heeft;
b.het oordeel van de commissie over de aanvraag en een motivering van het advies.
3De adviezen zijn vanaf een week na de agendering in te zien via de website van de gemeente Den Haag.
Artikel 13. Jaarverslag
De leden en/of de voorzitter lichten het jaarverslag zoals bedoeld in hoofdstuk 6 van de verordening toe in de raadsvergadering indien de raad daarom verzoekt.
Artikel 14. Wijziging of intrekking van dit reglement
1Bij wijziging of intrekking van dit reglement hoort het college de commissie.
2Bij wijziging of intrekking van dit regelement informeert het college de raad.
Artikel 15. Slotbepaling
1Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024.
2Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie omgevingskwaliteit en cultureel erfgoed Den Haag 2024.
3De Beleidsregel inzake de inschakeling van de welstandscommissie wordt ingetrokken.
Den Haag, 5 december 2023
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
Ilma Merx
de burgemeester,
Jan van Zanen