Instructie voor de griffier van de gemeente Den Haag 2023

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad, de voorzitter en de leden van de raad en door de raad ingestelde commissies.

2Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen

De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

Artikel 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

1De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2De commissiesecretarissen zijn aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en dragen -onder eindverantwoordelijkheid van de griffier- zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

3De griffier draagt zorg voor de opstelling en verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5. Ondersteuning presidium

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Artikel 6. Ondersteuning enquetecommissie

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt door of onder verantwoordelijkheid van de griffier verschaft.

Artikel 7. Mandaat college artikel 160 Gemeentewet

Indien dat naar zijn oordeel nodig is, pleegt de griffier, ten behoeve van de uitoefening van de door het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan haar/hem gemandateerde bevoegdheden, overleg met het presidium.

Artikel 8. Ambtelijke bijstand

De griffier voert overleg met de gemeentesecretaris ten behoeve van een goede informatievoorziening naar de bestuurlijke organisatie van de raad en verlening van ambtelijke bijstand conform de Regeling Ambtelijke bijstand.

Artikel 9. Medezeggenschap en arbeidsvoorwaardenoverleg

1De griffier draagt er zorg voor dat de opvattingen van de griffie worden meegewogen bij de totstandkoming van personele besluiten alsmede besluiten op organisatorisch gebied binnen het concern die op het personeel werkzaam bij de griffie, van toepassing worden verklaard. De griffier overlegt hierover met de gemeentesecretaris.

2De griffier draagt er zorg voor dat de belangen van de griffie worden meegewogen in het overleg in het lokaal overleg met de vakbonden over de onderwerpen, genoemd in artikel 12 lid 2 van de Cao Gemeenten. De griffier overlegt hierover met de gemeentesecretaris / algemeen directeur Den Haag.

Artikel 10. Organisatie griffie

1De griffier geeft leiding aan de griffie.

2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3De commissiesecretarissen handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 11. Verhindering en vervanging

1Indien de griffier vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 12. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad.

2De instructie griffier (2003, RIS101887) wordt ingetrokken.

3Deze instructie treedt in werking de dag na vaststelling.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Den Haag, 2023.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 25 mei 2023.

De griffier, Lilianne Blankwaard-Rombouts en de voorzitter, Jan van Zanen.