Aanhef
De raad van de gemeente Den Haag,
gezien het voorstel van het college van 24 april 2018,
gelet op:
-de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995,
besluit vast te stellen:
Archiefverordening Den Haag 2018:
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
-
college:
het college van burgemeester en wethouders van Den Haag;
-
wet:
de Archiefwet 1995.
Artikel 2. Zorgplicht
1Het college draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de wet en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
2Het college draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.
Artikel 3. Taken gemeentearchivaris
1De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4. Verantwoording
Het college informeert de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
a.het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 3, eerste lid;
b.voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 3, tweede lid, en
c.een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Artikel 5. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.
Artikel 6. Intrekking
De Archiefverordening betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt ingetrokken.
Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 mei 2018.
2Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Den Haag 2018
Bijlage
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 6 juni 2018.
De griffier, Ineke Seuren en de voorzitter, Pauline Krikke