Handboek vervanging (gemeente Rozendaal)

Aanhef

Inleiding

De gemeente Rozendaal streeft ernaar om zoveel mogelijk digitaal te werken. Door informatie digitaal beschikbaar te maken is het mogelijk om plaats en tijds onafhankelijk te werken, is informatie voor iedereen gelijk raadpleegbaar en is het mogelijk informatie vanuit verschillende applicaties met elkaar te koppelen. Om digitaal te werken worden papieren documenten gescand en geregistreerd in de daarvoor bestemde applicatie. Met de livegang van DMS Corsa, per 14 november 2022, wordt binnen de gemeente Rozendaal één centraal DMS gebruikt.

Dit dient als centraal digitaal archief, waarin alle zaken ook digitaal afgehandeld zullen worden.

Dit betreft zaken met de bijbehorende documenten, die zowel op termijn vernietigbaar zijn als de te bewaren zaken overeenkomstig de Selectielijst 2020. Vanaf de start van deze productie is digitaal werken en archiveren voortaan leidend.

Om te voorkomen dat informatie versplinterd wordt bewaard en het daardoor onoverzichtelijk is waar informatie te vinden is kan vervanging worden ingezet. Door vervanging toe te passen vindt er een extra controle plaats op de gescande informatie en zijn documenten op één plek digitaal terug te vinden. Het fysieke document wordt na vervanging vernietigd. Om vervanging toe te passen moet er wel aan een aantal kaders worden voldaan om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen, namelijk de Archiefwet, Archiefregeling, Archiefbesluit en de lokale regelingen Archiefverordening 2020 en Besluit Informatiebeheer 2020.

In dit handboek worden de kaders en richtlijnen voor het toepassen van vervanging binnen de gemeente Rozendaal uiteengezet. Het gaat hierbij om de juridische kaders waarbinnen vervanging kan plaatsvinden, de technische eisen die aan een vervangingsproces worden gesteld en de wijze waarop het vervangingsproces binnen de gemeente is georganiseerd. Ten slotte wordt aangegeven op welke manier er controles binnen het proces zijn ingebouwd om de kwaliteit van informatie te waarborgen en informatieverlies te voorkomen.

Bijlage 1. Vervangingsbesluit (ex artikel 6 Archiefbesluit 1995)

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Naam afdeling, organisatie

Naam zorgdrager

Naam college

Namens dezen

Het hoofd van naam afdeling

Overwegende dat het noodzakelijk is om in het kader van het digitale werken, ook digitaal te archiveren;

Gelet op:

•de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

•artikel 7 van de Archiefwet 1995

Besluit

Artikel 1

1Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2Vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde “Handboek vervanging Gemeente Rozendaal 2023 ”.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervangingsbesluit [applicatie + jaartal]

Bij het vervangingsbesluit wordt onderstaand invulblad toegevoegd met informatie over het vervangingsproces.

Vervangingsbesluit [nummer besluit]

Organisatie

[Gemeente Rozendaal]

Afdeling

[Afdeling]

Werkproces

[Naam werkproces dat vervangen wordt]

Bewaartermijn

Conform selectielijst 2020

Periode

Vanaf 14 november 2022 (datum van de in productiename DMS Corsa)

Scan verantwoordelijke

Medewerker DIV

Vervanging verantwoordelijke

Adviseur Informatiebeheer

Applicatie

DMS Corsa, leverancier BCT

Scanner

Multifunctional van Konica Minolta bizhub-c3851 en c458

Uitzonderingen

[Uitzonderingen op het vervangingsbesluit – buiten de algemene uitzonderingen om]

Bijlage 2. Verklaring van vervanging bij substitutie

(ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit 1995)

In deze verklaring wordt vastgelegd wanneer en op welke wijze de papieren documenten vernietigd zijn die volgens het Algemeen handboek vervanging gemeente Rozendaal 2023 versie 1.0 vervangen zijn door digitale exemplaren.

Uit het archief van de gemeente Rozendaal zijn op [DATUM] de volgende documenten vervangen:

•[ALGEMENE OMSCHRIJVING STUKKEN]

Het betreft alle documenten uit [PERIODE/JAARTAL]

De papieren documenten waren op de volgende locatie opgeslagen:

•[LOCATIE]

De digitale exemplaren staan in de volgende applicatie:

•[APPLICATIE]

Datum

Scan- datum

ID nr

Omschrijving inhoud document

Naam medew die controle uitvoerde

Periode (vb. maand waarin de documenten zijn opgesteld/ontvangen)

Bijlage 3. Gegevens scanners

Algemene productspecificaties

Konica Minolta bizhub-c3851

Type

A4-MFP

Optische resolutie

Max. 600 x 600 dpi

Scanzijde

Voorzijde / achterzijde / dubbelzijdig

Interfaces

10/100/1,000-Base-T Ethernet; USB 2.0

Energievereisten

AC 220-240 V (50/60 Hz)

Naleving milieurichtlijnen

Blue Angel Mark of ENERGY STAR

Scanspecificaties

Zwart-wit

Tot 35 ppm

Kleur

Tot 35 ppm

Uitvoerresolutie

•Up to 600 x 600 dpi

Uitvoermodus

•Zwart-wit

•24-bits kleur

•Contrast verbetering

•Scherpte verbetering

Dagelijkse bedrijfscyclus

Max 4000 scans per dag