Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Rotterdam 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

-aangehaakte gegevens: in de gemeentelijke basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

-authentiek gegeven: in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

-autorisatiebesluit: besluit als bedoeld in artikel 3.2 of artikel 3.3 van de wet;

-AVG: Algemene verordening gegevensbescherming;

-basisregistratie: basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet;

-basisregistratiesysteem: op geautomatiseerde wijze beheren van basisgegevens, die door meerdere applicaties in dezelfde definitie worden gebruikt;

-beheerder: functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke basisregistratie en het beheer van het autorisatiebesluit voor overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente;

-besluit: Besluit basisregistratie personen;

-bijhoudingsgemeente: de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.4 van de wet verantwoordelijk is voor het bijhouden van de persoonslijst;

-Burgerzaken & Belastingen: directie Burgerzaken & Belastingen van het cluster Dienstverlening;

-centrale voorziening: het landelijk toepassingssysteem waarmee door de Minister uitvoering wordt gegeven aan de Wet;

-derde: elke natuurlijke persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed;

-gemeentelijke basisregistratie personen: geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en aangehaakte gegevens over de bevolking van de gemeente Rotterdam;

-gemeentelijke voorziening: gemeentelijk toepassingssysteem waarmee uitvoering wordt gegeven aan de Wet;

-ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen;

-ingezetene: ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek vanuit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

-inschrijfvoorziening: voorziening als bedoeld in artikel 2.64 van de wet;

-overheidsorgaan:

1°een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of

2°een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;

-persoonslijst: het geheel van gegevens, bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, en artikel 2.69, eerste lid, van de wet over één persoon in de basisregistratie;

-protocol: schriftelijke vastlegging van gegevensverstrekkingen uit de basisregistratie personen;

-verantwoordelijke: college van burgemeester en wethouders;

-Verordening: Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Rotterdam 2018;

-Wet: Wet basisregistratie personen.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen

1Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is de concerndirecteur Dienstverlening.

2De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan de verstrekking van gegevens aan organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam overeenkomstig de wijze van verstrekking als bedoeld in artikel 6 en onder de in dat artikel voorkomende voorwaarde.

Artikel 3 Verplicht gebruik van authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 5, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam, die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van de bij of krachtens wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken, zodanig dat de organisatieonderdelen aan de bij of krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet gegeven verplichtingen kunnen voldoen.

Artikel 4 Terugmeldverplichting

1Een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam dat gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie of de gemeentelijke basisregistratie personen, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

2Een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam is verplicht om inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor het bijhouden van de basisregistratie.

3De beheerder regelt de wijze waarop mededelingen worden gedaan.

4De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet.

Artikel 5 Wijze van gegevensverstrekking en voorwaarden

1Toegang tot de gemeentelijke basisregistratie personen en de basisregistratie hebben:

a.de door de beheerder aangewezen personen in dienst van of werkzaam bij Directie Klantcontact, Directie Burgerzaken & Belastingen van het cluster Dienstverlening;

b.de door de beheerder aangewezen personen in dienst van of werkzaam bij Directie Gebieden, Participatie & Stadsarchief van het cluster Dienstverlening;

c.de door de verantwoordelijke aangewezen personen in dienst van of werkzaam bij Bestuurs- en Concernondersteuning;

d.de personen werkzaam bij de organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam, bedoeld in bijlage 1 van deze regeling.

2De in het eerste lid genoemde personen mogen de gegevens uit de basisregistratie slechts gebruiken voor de uitvoering van de bij of krachtens de wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

3De in het eerste lid bedoelde personen volgen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op.

4Een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam is slechts bevoegd tot raadpleging van de basisregistratie personen voor zover het daartoe geautoriseerd is op grond van het autorisatiebesluit.

5Aan overheidsorganen, derden als bedoeld in artikel 3.6 van de wet, en organisatieonderdelen van gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt.

Artikel 6 Verstrekkingen aan organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam

1Gegevens worden slechts ter beschikking gesteld aan organisatieonderdelen van de gemeente Rotterdam en gemeenschappelijke regelingen, die hiervoor in bijlage 1 bij deze regeling zijn aangewezen.

2De verantwoordelijke wijst een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam aan indien:

a.de gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling;

b.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling de gegevens alleen gebruikt voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt en niet worden door verstrekt aan derden, behoudens de gevallen waarin een wettelijk voorschrift hierin voorziet;

c.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling voldoet aan het Rotterdamse informatiebeveiligingsbeleid;

d.het organisatieonderdeel de raadplegingen van gegevens logt en deze logbestanden worden gedurende een periode van twintig jaar bewaard, in de gevallen waarin sprake is van een geautomatiseerde voorziening;

e.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling uitvoering geeft aan een actueel autorisatie- en registratieprocedure ten aanzien van personen die toegang krijgen tot de gegevens;

f.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling zorg draagt dat elke persoon met toegang tot de gegevens jaarlijks een schriftelijke verklaring aangaande privacy- en gebruiksvoorschriften aflegt;

g.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling zorg draagt voor een jaarlijkse instructie over informatiebeveiliging en privacybescherming aan de personen die toegang hebben tot de gegevens;

h.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling zorg draagt voor een deugdelijke fysieke en technische beveiliging van de ruimten en voorzieningen waarin de gegevens beschikbaar zijn;

i.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling zorg draagt voor een gelijkwaardig beveiligingsniveau indien het overheidsorgaan de gegevens laat verwerken door een bewerker die niet rechtstreeks onder het gezag van het overheidsorgaan is onderworpen;

j.het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of de gemeenschappelijke regeling voldoet aan de voorschriften als gevolg van de AVG en eventuele specifieke regelgeving.

3Aan de medewerker van een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of een gemeenschappelijke regeling wordt slechts rechtstreeks inzage gegeven in de basisregistratie wanneer deze namens de beheerder is geautoriseerd.

4Als het organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam of een gemeenschappelijke regeling vanwege de stand van de techniek niet kan voldoen aan de bepaling genoemd in het tweede lid, onderdeel e, dan geldt deze bepaling als inspanningsverplichting.

Artikel 7 Incidentele verstrekkingen aan overheidsorganen

De beheerder beslist op een verzoek van een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam om een incidentele selectieverstrekking uit de basisregistratie personen op grond van artikel 3.5 van de wet.

Artikel 8 Verstrekking aan derden

1Op grond van de artikelen 3 en 4 van de Verordening worden gegevens verstrekt aan derden.

2De beheerder kan over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Rotterdam en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van de gemeente Rotterdam was, gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, als bedoeld in artikel 10.

3Over een ingezetene van de gemeente Rotterdam kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt.

4De verstrekking van gegevens, bedoeld in het eerste lid, vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

5De verstrekking van gegevens, bedoeld in dit artikel, kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 9 Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belang en categorieën derden

1Als werkzaamheden met gewichtig maatschappelijke belangen worden aangewezen de werkzaamheden, als genoemd in bijlage 2 bij deze regeling.

2Als categorieën van derden die de in het eerste lid genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 2 bij deze regeling.

Artikel 10 Gegevensverstrekkingen ten behoeve van onderzoeksdoeleinden

1De beheerder beslist op een verzoek van een overheidsorgaan om een incidentele selectieverstrekking uit de BRP.

2De voorwaarden, genoemd in artikel 7, derde lid zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van de aanhef en het gestelde onder a en e. Voorts is ten aanzien van een overheidsorgaan dat geen onderdeel uitmaakt van de gemeente het gestelde onder d uitgezonderd.

Artikel 11 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

1Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt als bedoeld in bijlage 1 van deze regeling.

2Aan een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam kunnen gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt, op basis van een besluit van de beheerder, gelet op het in verband brengen van gegevens van andere gemeentelijke registraties.

Artikel 12 Protocolplicht

De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.

Artikel 13 Aangehaakte gegevens

1Aangehaakte gegevens kunnen aan een organisatieonderdeel van de gemeente Rotterdam, gemeenschappelijke regelingen en aan derden ter beschikking worden gesteld.

2Verstrekking vindt plaats onder dezelfde voorwaarden als de verstrekking van gegevens uit de gemeentelijke basisregistratie personen of onder de voorwaarden vermeld in de wetgeving op grond waarvan die gegevens zijn vastgelegd.

3Artikel 7 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14 Opgenomen gegevens van ingeschrevenen

Van de in de gemeentelijke basisregistratie personen ingeschreven personen kunnen aangehaakte gegevens, als bedoeld in bijlage 3, verstrekt worden.

Artikel 15 Wijze van verkrijging van aangehaakte gegevens

Aangehaakte gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen worden, voor zover niet verkregen onder de regelgeving die van toepassing was voor de inwerkingtreding van de wet, verkregen door:

a.opgave van de ingeschrevenen;

b.besluiten van burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad;

c.het geautomatiseerde systeem gegenereerde aangehaakte gegevens; of

d.personen werkzaam bij of voor Burgerzaken & Belastingen in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen.

Artikel 16 Protocolplicht van aangehaakte gegevens

De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens, als bedoeld in artikel 14 een protocol bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokkene onevenredig schaadt.

Artikel 17 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

1Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens en aangehaakte gegevens van ingezetenen worden ingediend bij de beheerder.

2De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

3De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegd, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 18 Recht op correctie

1Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens en aangehaakte gegevens van ingezetenen worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

2De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoek.

3De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegd, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 19 Verwijdering van gegevens

1Aangehaakte gegevens van ingezetenen worden door de beheerder uit de gemeentelijke basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke.

2De beheerder verwijdert deze gegevens binnen vier weken na dit besluit.

Artikel 20 Vernietiging BRP bescheiden

Vernietiging van BRP bescheiden geschiedt met inachtneming van de op het moment van vernietiging geldende archiefregelgeving.

Artikel 21 Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

1Deze regeling wordt geplaatst in het Gemeenteblad en treedt in werking op de eerste dag na publicatie van het Gemeenteblad.

2De Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Rotterdam 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 22 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Rotterdam 2019.