Instellingsbesluit Algorithm Advisory Board

Artikel 1 Algemene bepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

adviesraad: Algorithm advisory board als bedoeld in artikel 2, eerste lid;

college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam.

Artikel 2 Instelling Algortim advisory board

1Er is een adviesraad genaamd Algorithm advisory board.

2De adviesraad is een commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet en heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd van adviezen en aanbevelingen te voorzien ten aanzien van nieuwe technologische ontwikkelingen en plannen in de stad Rotterdam en te adviseren of en hoe dit ethisch, maatschappelijk verantwoord en transparant kan worden vormgegeven. Bij het geven van aanbeveling en bij het adviseren ligt de focus op de ontwikkeling, inkoop en toepassing van algoritmes.

3De door de adviesraad het college uitgebrachte adviezen en aanbevelingen zijn niet bindend.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming en ontslag

1De adviesraad bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden, de voorzitter daaronder begrepen.

2In de adviesraad worden personen benoemd die in gezamenlijkheid deskundigheid vertegenwoordigen op de vakgebieden kunstmatige intelligentie/AI, toegepaste ethiek, filosofie, juridische en/of bestuurskundige expertise en affiniteit met informatiebeleid/digitalisering.

3De voorzitter en de leden worden op persoonlijke titel benoemd en oefenen hun functie uit zonder last of ruggespraak.

4De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen eenmalig worden herbenoemd.

5De adviesraad wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

6De leden kunnen op eigen verzoek, wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid danwel op andere zwaarwegende gronden worden geschorst of ontslagen door het college.

7Bij tussentijds ontslag of overlijden van een lid kan het college een ander lid benoemen.

8Het lidmaatschap eindigt van rechtswege door het verstrijken van de benoemingsperiode.

Artikel 4 Incompatibiliteiten

Het lidmaatschap van de adviesraad is niet verenigbaar met:

a.het lidmaatschap van de gemeenteraad;

b.het lidmaatschap van een wijkraad van de gemeente Rotterdam als bedoeld in de Verordening op de wijkraden 2022;

c.het op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn voor de gemeente Rotterdam, of het anderszins op structurele basis werkzaamheden verrichten voor de gemeente Rotterdam.

Artikel 5 Taken voorzitter

1Tot de taken van de voorzitter behoren in ieder geval:

a.het zorgdragen voor het naar behoren functioneren van de adviesraad;

b.het vaststellen van de agenda, in overleg met de ambtelijk secretaris;

c.het leiden van de vergadering.

2Het contact tussen de adviesraad en het college, de gemeenteraad of de media verloopt via de voorzitter en altijd in samenspraak met de ambtelijk secretaris.

Artikel 6 De secretaris

1Het college voorziet in het secretariaat van de adviesraad.

2De adviesraad wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviesraad maar neemt wel deel aan de vergaderingen.

2Tot de taken van de secretaris behoren in ieder geval:

a.het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda;

b.het versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

c.het na afstemming met de leden, bepalen van dag, uur en locatie van de vergadering;

d.het bijhouden van de presentielijst;

e.de verslaglegging van de vergadering;

f.het opstellen van conceptadviezen;

g.het schriftelijk aanbieden van de adviezen aan het college.

3Aan het secretariaat kunnen medewerkers of kan ondersteuning worden toegevoegd.

Artikel 7 Vergaderorde en openbaarheid

1De adviesraad kan in overleg met de secretaris derden uitnodigen de vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen voor het geven van een toelichting of een advies of voor het houden van een deskundige voordracht.

2Aan de adviesraad wordt ambtshalve of op zijn verzoek de informatie beschikbaar gesteld die hij, naar het oordeel van het college, nodig heeft voor een goede uitoefening van zijn taken.

3De adviesraad vergadert ten minste twee keer per jaar.

4Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht.

5De vergaderingen zijn besloten, tenzij de adviesraad voor aanvang van de desbetreffende vergadering anders besluit.

6De adviezen van de adviesraad zijn openbaar met dien verstande dat hierin geen gegevens worden opgenomen die naar hun aard vertrouwelijk of geheim zijn. De adviesraad kan in dat geval besluiten een vertrouwelijk of geheim advies uit te brengen.

Artikel 8 Besluitvorming

1Besluiten van de adviesraad worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.

2De adviescommissie kan slechts adviezen vaststellen indien ten minste twee derde van de leden aanwezig is. De aanwezigheid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst.

3Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd in een volgende vergadering.

4Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel of advies, dan beslist de stem van de voorzitter.

5Een lid neemt geen deel aan de beraadslaging of besluitvorming over een advies indien sprake is van belangenverstrengeling of van een persoonlijke betrokkenheid bij het betreffende onderwerp.

Artikel 9 Openbaarmaking adviezen

1Tenzij de wet daartoe verplicht worden rapporten, notities, verslagen, adviezen of andere producten die door of namens de adviescommissie worden vervaardigd of vergaard niet door de adviescommissie openbaar gemaakt, maar uitsluitend aan het college uitgebracht of overgedragen.

2Het college kan de adviezen openbaar maken. Het college maakt de adviezen niet openbaar indien er juridische of strategische bezwaren tegen openbaarmaking zijn.

Artikel 10 Zorgplicht archiefbescheiden

1De adviescommissie draagt zorg voor zijn archiefbescheiden.

2De ambtelijk secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden.

3De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor de tijdige overbrenging naar het Stadsarchief conform de wettelijke termijn. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.

4Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden is belast de archivaris van de gemeente Rotterdam.

Artikel 11 Jaarverslag

De adviesraad brengt ieder jaar een verslag uit met daarin een overzicht van de adviezen die in het jaar waarover wordt gerapporteerd door hem zijn uitgebracht.

Artikel 12 Evaluatie

De adviesraad evalueert na vier jaar de resultaten van zijn functioneren en brengt hierover verslag uit aan het college.

Artikel 13 Vergoeding

De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding voor de vergaderingen die zij bijwonen, overeenkomstig artikel 1 van bijlage 1 bij de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden Rotterdam 2019.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

2Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Algorithm advisory board.