Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,
gelezen het voorstel van wethouder Onderwijs, Cultuur en Toerisme van 1 december 2020;
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;
overwegende:
-dat de gemeente iedere twee jaar een Rotterdamse Stadsdichter benoemt met als doel een zo breed mogelijk publiek, op toegankelijke wijze, in aanraking te brengen met poëzie in al haar aspecten en (nieuwe) verschijningsvormen;
-dat er behoefte is aan het instellen van een adviescommissie die tot taak heeft een voor de benoeming als Stadsdichter geschikte kandidaat te selecteren en voor te dragen aan het college;
-dat de adviescommissie bestaat uit personen met deskundigheid op het gebied van, hedendaagse Nederlandse literatuur, poëzie en artisticiteit in het bijzonder, ontwikkelingen in de Rotterdamse samenleving;
besluit:
Artikel 1 Taakomschrijving
1Er is een Adviescommissie stadsdichter.
2De commissie heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd te adviseren over het Rotterdamse stadsdichterschap in het algemeen, waaronder in ieder geval het een maal in de twee jaar voordragen van een kandidaat voor de benoeming tot Rotterdamse stadsdichter.
3De commissie spreekt zich niet inhoudelijk uit over de uitingen van de stadsdichter. De stadsdichter is geheel vrij in het bepalen van de inhoud van het werk.
4De commissie stelt zich regelmatig op de hoogte van de verrichtingen van de stadsdichter waarbij ten minste een lid bij officiële presentaties van de stadsgedichten aanwezig is.
Artikel 2 Samenstelling en benoeming
1De commissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden, de voorzitter daaronder begrepen.
2In de commissie worden personen benoemd die brede kennis hebben van:
a.hedendaagse Nederlandse literatuur;
b.poëzie en artisticiteit van dichters in het bijzonder; en
c.ontwikkelingen in de Rotterdamse samenleving.
3Naast de in het vorige lid genoemde kennis moet ten minste een lid brede kennis hebben over:
a.de ontwikkelingen in het literaire veld en van het Rotterdamse literaire veld in het bijzonder;
b.de literaire infrastructuur.
4De voorzitter en de andere leden van de commissie worden door het college benoemd, geschorst of ontslagen.
5De leden worden benoemd voor een periode van twee jaar.
6De leden kunnen eenmaal worden herbenoemd voor een periode van ten hoogste twee jaar. Het college kan de herbenoemingstermijn van een lid eenmaal verlengen met ten hoogste een jaar, indien het functioneren van de commissie daarom vraagt.
7De leden van de commissie worden op persoonlijke titel benoemd.
Artikel 3 Onverenigbare functies
Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met:
a.het lidmaatschap van een raadscommissie;
b.het lidmaatschap van het college;
c.het op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn voor de gemeente Rotterdam of het anderszins op structurele basis werkzaamheden verrichten voor de gemeente Rotterdam.
Artikel 4 De secretaris
1De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretaris.
2De secretaris is een medewerker van de gemeente Rotterdam.
De secretaris is geen lid van de commissie, maar woont wel de vergaderingen bij.
Artikel 5 Taken voorzitter en secretaris
1Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:
a.het tijdig doen opstellen van de agenda, in overleg met de secretaris;
b.het doen uitnodigen van de leden voor de vergadering;
c.het leiden van de vergadering;
d.het bewaken van de kwaliteit en de integriteit in de commissie, van het adviseringsproces en van het proces van selectie en voordracht.
2Tot de taken van de secretaris behoren onder meer:
a.het mede opstellen en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;
b.het verstrekken van benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de commissie;
c.het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag;
d.het opstellen van adviezen en de conceptvoordracht;
e.het toezenden van adviezen en de voordracht aan het college;
f.het mede bewaken van de kwaliteit en de integriteit in de commissie, van het adviseringsproces en van het proces van selectie en voordracht.
Artikel 6 Vergaderorde en voordracht
1De commissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter en de secretaris dat wenselijk achten.
2De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
De coördinator van de stadsdichter, werkzaam bij Bibliotheek Rotterdam, kan de vergadering van de commissie bijwonen.
3Bij afwezigheid van leden tijdens een commissievergadering, kan de voorzitter besluiten de vergadering uit te stellen tot een volgende vergadering.
4De commissie draagt de kandidaat voor de benoeming tot Rotterdamse stadsdichter uiterlijk vóór 31 december voorafgaand aan de nieuwe termijn aan het college voor.
Artikel 7 Besluitvorming
1Indien tot stemming wordt overgegaan, besluit de commissie bij gewone meerderheid van stemmen.
2Bij het staken van de stemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
3De commissie neemt geen besluit indien niet ten minste drie leden, de voorzitter daaronder begrepen, bij de vergadering aanwezig zijn.
Artikel 8 Integriteit en geheimhouding
1De leden van de commissie zijn objectief, onpartijdig en integer en vervullen hun taak zonder last.
2Alle aan de leden verstrekte stukken zijn vertrouwelijk en blijven dat ook na een uitgebrachte voordracht.
3Het besprokene in de commissie is vertrouwelijk. De leden van de commissie en allen die bij de beraadslaging aanwezig zijn betrachten naar buiten toe geheimhouding.
4Een lid draagt een dichter niet voor het proces van selectie en voordracht voor en maakt geen gebruik van het stemrecht indien dit lid belang heeft bij de benoeming of indien sprake is van schijn van betrokkenheid bij een dichter.
5Een belang wordt in ieder geval geacht aanwezig te zijn als het lid, diens partner of een familielid van hen in de eerste of tweede graad:
a.zelf de beoogde stadsdichter is;
b.een werkrelatie heeft, al dan niet in loondienst, met de beoogde stadsdichter of anderszins inkomsten verwerft als een dichter als stadsdichter wordt benoemd.
6De leden melden bij het college terstond bestaande en nieuwe functies en nevenfuncties. Deze melding geschiedt via de secretaris van de commissie.
Artikel 9 Beëindiging
1Het lidmaatschap van de commissie kan in ieder geval worden beëindigd indien het lid handelt in strijd met de in dit besluit gegeven regels of indien het lid in strijd handelt met de algemeen gangbare integriteitsregels.
2De beëindiging, bedoeld in het eerste lid, vindt alleen plaats nadat het betreffende lid is gehoord door de voorzitter en een vertegenwoordiger van het college.
Artikel 10 Onvoorzien
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college nadat het de voorzitter heeft gehoord.
Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.
2Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Adviescommissie stadsdichter.