Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam houdende regels omtrent adviezen over aanvragen voor eenmalige subsidies op het gebied van kunst en cultuur (Regeling Adviescommissie Cultuur)

Artikel 1 Taakomschrijving

1Er is een Adviescommissie Cultuur.

2De adviescommissie bestaat uit twee deelcommissies, getiteld deelcommissie A en deelcommissie B.

3Deelcommissie A adviseert het college desgevraagd over aanvragen in het kader van de Subsidieregeling Projectsubsidies Cultuur en de Subsidieregeling Impulsregeling Cultuur.

4Deelcommissie B adviseert het college desgevraagd over aanvragen in het kader van het Cultuurplan 2025-2028.

5Elke deelcommissie kent een voorzitter en een of meerdere vicevoorzitters.

Artikel 1a Onderverdeling deelcommissie B

1Deelcommissie B bestaat uit meerdere disciplinecommissies en één integrale commissie.

2De disciplinecommissies stellen een conceptadvies op voor de integrale commissie over de samenhang tussen de inhoud, de organisatie, de financiën en het realistische gehalte van de subsidieaanvraag en het al dan niet toe te kennen subsidiebedrag.

3De integrale commissie bekijkt de conceptadviezen en adviseert het college over de toekenning van de subsidiebedragen met inachtneming van het subsidieplafond.

Artikel 1b Samenstelling disciplinecommissies

De disciplinecommissies bestaan uit een vicevoorzitter en leden.

Artikel 1c Samenstelling integrale commissie

1De integrale commissie bestaat uit een voorzitter, vicevoorzitters en leden.

2De voorzitter van deelcommissie B is tevens voorzitter van de integrale commissie.

3De vicevoorzitters van de disciplinecommissies zijn tevens de vicevoorzitters in de integrale commissie.

Artikel 2 Samenstelling en benoeming leden adviescommissie Cultuur

1De commissie bestaat uit ten minste 80 leden en ten hoogste 125 leden, de voorzitters en een of meer vicevoorzitters daaronder begrepen.

2In de commissie worden personen benoemd die deskundig zijn op het gebied van kunst en cultuur en beschikken over gedegen kennis van de Rotterdamse kunst- en cultuursector.

3De voorzitters, de vicevoorzitters en de andere leden van de commissie worden door het college benoemd, geschorst of ontslagen.

4De leden worden benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar. Elk lid kan eenmaal worden herbenoemd voor een periode van ten hoogste twee jaar.

5De leden van de commissie worden op persoonlijke titel benoemd.

6Een lid kan alleen deelnemen aan de deelcommissie waarvoor het is benoemd, met dien verstande dat een lid voor beide deelcommissies kan worden benoemd.

7De benoemingsbesluiten worden openbaar gemaakt en zijn raadpleegbaar in een register.

Artikel 3 Onverenigbare functies

1Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met:

a.het lidmaatschap van een raadscommissie;

b.het lidmaatschap van het college;

c.het op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn voor de gemeente Rotterdam of het anderszins verrichten van werkzaamheden voor de gemeente Rotterdam.

2Lidmaatschap van deelcommissie B is niet verenigbaar met het na 1 juli 2020 op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn voor een Rotterdamse cultuurplaninstelling of het anderszins na 1 juli 2020 verrichten of hebben verricht van werkzaamheden voor een Rotterdamse cultuurplaninstelling.

Artikel 4 De secretaris

1De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretaris.

2De secretaris van deelcommissie A is een medewerker van de gemeente Rotterdam. De secretaris van deelcommissie A is geen lid van de commissie, maar woont wel de vergaderingen bij.

3De secretaris van deelcommissie B is geen medewerker van de gemeente Rotterdam en geen lid van de commissie, maar woont wel de vergaderingen bij.

Artikel 5 Taken voorzitter en secretaris

1Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:

a.het tijdig doen opstellen van de agenda, in overleg met de secretaris;

b.het doen uitnodigen van de leden voor de vergadering;

c.het leiden van de vergadering;

d.het bewaken van de kwaliteit en de integriteit in de commissie en van het adviseringsproces.

2Tot de taken van de secretaris behoren onder meer:

a.het mede opstellen en tijdig versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

b.het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de commissie;

c.het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het verslag;

d.het opstellen van de conceptadviezen;

e.het toezenden van de adviezen aan het college;

f.het mede bewaken van de kwaliteit en de integriteit van het adviseringsproces.

Artikel 6 Vergaderorde en Advies

1De commissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter en de secretaris dat wenselijk achten.

2Leden worden uitgenodigd voor een vergadering. De leden hebben een presentieplicht. Afwezigheid is slechts toegestaan ter beoordeling door de voorzitter, voor, tijdens of na de vergadering.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

4Medewerkers van de gemeente Rotterdam kunnen de vergadering van deelcommissie A bijwonen indien kunst en cultuur tot hun taakgebied behoort.

5Bij afwezigheid van leden tijdens een commissievergadering, kan de voorzitter besluiten de behandeling of stemming inzake één of meerdere aanvragen uit te stellen tot een volgende vergadering.

6Het college voorziet de commissie tijdig van relevante informatie.

7De adviezen van de commissie zijn niet bindend.

Artikel 7 Besluitvorming

1Indien tot stemming wordt overgegaan, besluit de commissie bij gewone meerderheid van stemmen.

2Bij het staken van de stemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3De commissie neemt geen besluit indien niet ten minste vijf van de genodigde leden bij de vergadering aanwezig zijn.

Artikel 8 Integriteit en geheimhouding

1De leden van de commissie zijn objectief, onpartijdig en integer en vervullen hun taak zonder last.

2Alle aan de leden verstrekte stukken zijn vertrouwelijk en blijven dat ook na een uitgebracht advies.

3Het besprokene in de commissie is vertrouwelijk. De leden van de commissie en allen die bij de beraadslaging aanwezig zijn betrachten naar buiten toe volstrekte geheimhouding.

4De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming, indien zij belang hebben bij de verstrekking van de subsidie of indien sprake is van schijn van betrokkenheid bij een aangevraagde subsidie.

5Een belang wordt in ieder geval geacht aanwezig te zijn als het lid, diens partner of een familielid van hem of zijn partner in de eerste of tweede graad:

a.zelf subsidie heeft aangevraagd;

b.bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider of lid van de raad van toezicht is bij een instelling die een subsidie bij het college heeft aangevraagd op grond van subsidieregelingen genoemd in artikel 1, tweede lid;

c.een werkrelatie heeft, al dan niet in loondienst, bij een aanvrager of anderszins inkomsten verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd.

6De leden melden bij het college terstond bestaande en nieuwe functies en nevenfuncties. Deze melding geschiedt via de secretaris van de commissie.

Artikel 9 Beëindiging

1Het lidmaatschap van de commissie kan in ieder geval worden beëindigd indien het lid handelt in strijd met de in dit besluit gegeven regels of indien het lid in strijd handelt met de algemeen gangbare integriteitsregels.

2De beëindiging, bedoeld in het eerste lid, vindt alleen plaats nadat het betreffende lid is gehoord door de voorzitter en een vertegenwoordiger van het college.

Artikel 10 Onvoorzien

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college nadat het de voorzitter heeft gehoord.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

2Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Adviescommissie Cultuur.