Reglement van orde voor het Presidium (gemeente Roosendaal)

Aanhef

De raad van de gemeente Roosendaal

gelezen het advies van het raadspresidium d.d.25 juni 2014;

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet en artikel 4 Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad;

besluit vast te stellen:

REGLEMENT VAN ORDE VOOR HET PRESIDIUM

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.voorzitter: de voorzitter van de gemeenteraad of de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad;

b.griffier: de raadsgriffier of de plaatsvervangend raadsgriffier;

c.secretaris: de plaatsvervangend raadsgriffier of zijn vervanger.

Hoofdstuk 2: Het presidium

Artikel 2. Het presidium

1Het presidium is op grond van artikel 4 van het ‘reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad ingesteld’.

2Het presidium bestaat uit de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de fractievoorzitters. Bij afwezigheid of verhindering laat de voorzitter zich vervangen door zijn plaatsvervanger. De fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door en lid van de fractie.

3De leden van de agendacommissie, als bedoeld is artikel 5 reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, nemen als adviseurs deel aan de vergadering.

Artikel 3. De voorzitter

De voorzitter is belast met:

a.het samenstellen van de voorlopige agenda;

b.het leiden van de vergadering;

c.hetgeen dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 4. De griffier

1Het presidium wordt bijgestaan door de griffier. De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig.

2De griffier kan, indien zij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Artikel 5. Taken

Het presidium heeft tot taak het bewaken en zo mogelijk verbeteren van de kwaliteit van de werkwijzen en procedures van de gemeenteraad.

Hoofdstuk 3 De Vergaderingen

Artikel 6. De Vergaderingen

De bijeenkomsten van het presidium zijn niet openbaar.

Artikel 7. Vergaderfrequentie

De vergaderingen van het presidium vinden in de regel plaats op woensdagen minimaal eens in de tien weken. De vergaderingen worden in principe gehouden in het Oude Raadhuis, Markt 1 in Roosendaal.

Artikel 8. De agenda

1Voordat de digitale oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de voorlopige agenda van de vergadering vast.

2De voorzitter kan na het verzenden van de oproeping voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het presidium bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan het presidium de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 9. Oproep vergadering

1De voorzitter roept - spoedeisende vergaderingen uitgezonderd - de leden tenminste vijf dagen van tevoren digitaal tot de vergadering op.

2De agenda en de daarbij behorende voorstellen -met uitzondering van de in artikel 89 Gemeentewet bedoelde stukken- worden tegelijkertijd met de oproeping (dan wel uiterlijk voor aanvang van de vergadering) verzonden.

3Indien er stukken als bedoeld in artikel 89 Gemeentewet aan het presidium worden overgelegd of voor het presidium ter inzage worden gelegd, besluit het presidium over bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding.

Artikel 10. Verhindering tot bijwoning vergadering

Het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan voor het begin van de vergadering, kennis aan de voorzitter c.q. de griffier.

Artikel 11. Opening vergadering, ontbreken quorum

1De vergadering wordt door de voorzitter geopend op het tijdstip waarop zij is belegd indien naast de voorzitter de helft plus één van de leden aanwezig zijn.

2Wanneer een kwartier na de voor de opening van de vergadering bepaalde tijd het vereiste aantal leden niet aanwezig is, deelt de voorzitter mede dat de vergadering niet kan worden gehouden. Tevens bepaalt de voorzitter (onder verwijzing naar dit artikel) dag en uur van de volgende vergadering.

Artikel 12. Verslaglegging

1Het verslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, gelijktijdig met de digitale oproep aan de leden en adviseurs toegezonden.

2Bij het begin van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

3Het verslag moet inhouden:

a.de namen van de aanwezigen;

b.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

c.een zakelijke samenvatting van het besprokene.

4Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

5Het verslag wordt na vaststelling verzonden naar alle raadsleden en wordt op de website van de gemeenteraad geplaatst.

Artikel 13. Advisering en besluitvorming

Het presidium adviseert de gemeenteraad over de onderwerpen genoemd in artikel 5 van dit reglement.

Bron: lokaleregelgeving.overheid.nl

Reglement van orde voor het Presidium