Aanhef
Burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal;
gelet op de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit;
overwegende dat:
het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt wordt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders aan te geven in het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
BESLUITEN
vast te stellen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Roosendaal.
Inleiding
Op een goede wijze Inkopen en aanbesteden is van groot belang voor gemeente Roosendaal.
Naar aanleiding van gewijzigde Europese en Nationale wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden in de loop van 2020, is het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van Gemeente Roosendaal geactualiseerd. De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Dit beleid vervangt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in haar inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende uitgangspunten:
1. Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbesteding:
Een Inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van een Gemeente voor Leveringen, Diensten en/of Werken verstrekt wordt aan één (1) of meerdere Ondernemers.
Aanbestedingsdocument:
Een aanvraag van een Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de geldende nationale Aanbestedingswet en de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
Aanbestedingswet:
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is in combinatie met de dan geldende Gids Proportionaliteit of zoals na vaststelling van dit beleid gewijzigd.
Concessieovereenkomst:
Een Overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor:
•Diensten waarbij de tegenprestatie voor de te verrichten diensten (werkzaamheden) bestaat uit het recht de Dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling.
•Werken waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken (werkzaamheden) bestaat uit het recht het Werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling.
Diensten:
De door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Opdrachtgever, niet zijnde Werken of Leveringen. Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente:
Gemeente Roosendaal.
Inkopen:
(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Inkoopadviseur:
Een adviseur op het gebied van Inkopen in dienst bij Gemeente.
Inkoopproces:
Het Inkoopproces omvat het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht moet worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer(s), het daadwerkelijk bestellen van Werken, Leveringen en/of Diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.
Inkoopprocedure:
Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding, een meervoudig onderhandse aanbesteding, een nationale aanbesteding of Europese aanbesteding, gericht op en resulterend in een overheidsopdracht voor Leveringen, Diensten en/of Werken.
Inkoopreglement:
Een reglement in de vorm van een handboek waarin specifiek voor het Inkoopproces geldende interne procedures, bevoegdheden en richtlijnen staan beschreven.
Innovatie:
De toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Leveringen:
De door de Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de (Levering) Opdrachtgever te leveren goederen. Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte:
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag:
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Opdrachtgever voor te verrichten prestaties of een (Europese) Aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de daarvoor geldende nationale en Europese wet- en regelgeving. Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer:
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Opdrachtgever:
Gemeente Roosendaal
Opdrachtnemer:
De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Opdrachtgever.
Overeenkomst:
Al hetgeen tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer is overeengekomen, inclusief de daarbij behorende bijlagen.
Werken:
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a.Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De Gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van gemeentelijke middelen staat centraal. De Gemeente zorgt, waar mogelijk, dat er voor Ondernemers voldoende toegang is tot gemeentelijke opdrachten.
b.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professioneel inkopende Opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen Gemeente en Opdrachtnemer. De Gemeente spant zich in om alle benodigde inlichtingen en gegevens te verstrekken aan Ondernemer die nodig zijn voor het Inkoopproces.
c.Het creëren van maatschappelijke waarde voor publieke middelen
Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten in haar afweging betrekken. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
d.Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente.
De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken en wil bij het Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e.Een continue positieve bijdrage leveren aan de Gemeente.
Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete inkoopdoelstellingen zijn daarbij afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
f.Administratieve lastenverlichting voor zowel Gemeente als Ondernemers.
Zowel Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. Concreet betekent dit dat de Gemeente digitaal inkoopt (en aanbesteed). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).