Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Roermond of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Roermond;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Roermond of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2 verdeling van werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college

Artikel 3 Dag en plaats van de vergadering

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9:30 uur en de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4 Extra vergadering

1Een extra vergadering vindt plaats indien de voorzitter dit nodig acht of als een van de leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5 Opnieuw belegde vergadering

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 4 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 2 uur voor de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6 Verhindering en ontstentenis

1Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 8 Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op donderdag voor 12:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2Een voorstel of ander stuk, dat niet op donderdag voor 12:00 uur is aangeleverd, wordt enkel op de agenda geplaatst nadat een lid van het college zich tot de voorzitter heeft gewend waarbij de reden waarom het agendapunt, ondanks de te late indiening, voor de eerstvolgende vergadering moet worden geagendeerd, wordt aangegeven.

3De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

4De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

5De voorstellen en andere stukken die voor een vergadering zijn geagendeerd worden op donderdag om 17:00 uur naar de leden van het college verzonden.

6Leden van het college kunnen tot maandag 09:00 uur aan de ambtelijke organisatie technische vragen stellen over de voorstellen en andere stukken.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

2De vergaderstukken liggen voor de leden van het college in het daarvoor bestemde zaaks systeem ter inzage.

3Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

4De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Artikel 10. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

2Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Verslag

1De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

2In het verslag staan in ieder geval:

a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 6, tweede lid, aanwezig was; en

d.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

3Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld op 13 juli 2022 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de eerste dag volgend op de vaststelling.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Roermond.