Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Rijswijk houdende regels omtrent bijstand en ondersteuning Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Rijswijk 2018

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-Ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

-Ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

-Document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

-Fractie: fractie als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad

-Fractie assistent: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffie formeel is aangemeld als assistent.

-Wet: Gemeentewet

Artikel 2. Verzoek om informatie

1Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of een afschrift van documenten. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractie assistent.

2De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand

1Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractie assistent.

2De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.

3De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

a.naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

b.dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

4Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit schriftelijk met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door (of namens) wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

1Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand, kan hierover in overleg treden met de secretaris.

2Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Register ambtelijke bijstand

1De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand bij:

a.welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

b.over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

c.welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

d.hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

e.de reden waarom een verzoek is geweigerd.

2De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

3De griffier houdt een register verleende griffiebijstand bij.

Artikel 6 recht op financiële vergoeding

1De fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2Deze bijdrage bestaat voor elke fractie uit:

a.een basisbedrag van € 3.000,- per jaar;

b.een bedrag van € 500,- per raadszetel per jaar.

Artikel 7 Besteding financiële vergoeding

1Fracties besteden de bijdrage om hun volks vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

2De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c.giften;

d.uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

e.algemene opleidingen voor raadsleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

3De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging van:

a.Kosten van een fractie assistent;

b.kosten ten behoeve van het communiceren van de fractie, zoals het opzetten en onderhouden van een website, het plaatsen van advertenties en overige communicatiemiddelen;

c.kosten van excursies;

d.kosten ten behoeve van het door de fractie nemen van initiatieven zoals onderzoekskosten en de kosten ten behoeve van het organiseren van themabijeenkomsten;

e.kosten die samenhangen met een mogelijke bijdrage ten behoeve van het afvaardigen van een vertegenwoordiging van de fractie in het kader van het gemeentelijk internationaal beleid;

f.bureaukosten van de fractie;

h.scholingskosten, door de fractie of door fractieleden ten behoeve van het functioneren van de fractie gemaakt;

i.kleine attenties of geschenken, mits daar een tegenprestatie aan ten grondslag ligt.

4De fracties zijn verantwoordelijk voor alle fiscale of andere wettelijke verplichtingen die verband houden met uitbetaalde vergoedingen voor verrichte werkzaamheden en verrichten daartoe alle noodzakelijke handelingen.

5Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit deze bewijsstukken moet blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien bewijsmiddelen ontbreken, bestaat geen recht op een bijdrage.

Artikel 8 Tijdstip verstrekken voorschot bijdrage fractieondersteuning

1De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

2In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

3Het deel van de bijdrage dat in het betreffende kalenderjaar niet door een fractie is gebruikt, moet voor 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar worden teruggestort op de rekening van de gemeente.

4Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

Artikel 9: Tijdstip verstrekken voorschot na verkiezingen en gevolgen splitsen fractie

1Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

a.bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

b.bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

2Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden met ingang van de datum dat met de splitsing conform het reglement van orde rekening wordt gehouden.

3Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10: Verantwoording en controle

1De griffier rapporteert voor 1 april van een kalenderjaar aan de raad (presidium) over de bestedingen van de bijdrage voor fractieondersteuning in het voorgaande kalenderjaar.

2In zijn rapportage vermeldt de griffier per fractie:

a.de uitgaven die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

b.het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

c.de wijzigingen van de reserve;

d.de resterende reserve.

3De griffier maakt met het college van burgemeester en wethouders afspraken over het aanleveren van informatie voor het opstellen van de jaarrekening.

Artikel 11 Inwerkingtreding en intrekken oude verordeningen

1Deze verordening treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 april 2018.

2De Verordening ambtelijke bijstand gemeente Rijswijk 2017, de verordening financiële bijdrage fracties 2005, worden ingetrokken.

3Voor controle en verantwoording over de fractievergoeding over het jaar 2017 en 2018 tot 29 maart 2018 is de “Verordening financiële bijdrage fracties” van toepassing zoals deze gold vóór 1 april 2018.

Artikel 12: Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Rijswijk 2018”.