Toetsingskader Evenementen gemeente Rijswijk 2024

Activiteitenprofiel

1

Welk soort evenement betreft het?

Punten

Auto- of motorsportwedstrijd (3)

3

Beurs of statische show (0)

0

Circus (3)

3

Corso of optocht (3)

3

Culinair evenement (3)

3

Evenementen met dieren (3)

3

Extreme sport (waaronder obstakel runs, stuntdemo's) (3)

3

Festival, tent- of schuurfeest (3)

3

Kermis (1)

1

Lasershow (1)

1

Markt of braderie (0)

0

Muziek evenement (1)

1

Tourrit (fiets/skeelers/schaats/motor/auto) (1)

1

Vliegshow (5)

5

Vuurwerkfestival (5)

5

Wandelmars (0)

0

Wieler- of hardloopwedstrijd (waaronder marathon) (3)

3

Anders, nl … (zelf soort evenement + punten invullen!)

x

2

Op welk moment vindt het evenement plaats?

Tussen zonsopgang en zonsondergang (0)

0

Tussen zonsondergang en zonsopgang (3)

3

3

Wat is de gemiddelde verblijfsduur van een deelnemer/bezoeker?

Korter dan 4 uur (0)

0

Tussen 4 en 8 uur (2)

2

Langer dan 8 uur (3)

3

4

Is er sprake van versterkte muziek?

Nee (0)

0

Ja (2)

2

5

Wordt er overnacht op of aan het evenemententerrein?

Nee (0)

0

Ja (3)

3

6

Wat is uw ervaring met de organisator?

Postieve ervaring (0)

0

Redelijke ervaring (2)

2

Geen ervaring mee (3)

3

Slechte ervaring (5)

5

Publieksprofiel

7

Hoeveel bedraagt het totaal aantal verwachte bezoekers/deelnemers?

0t/m 2.499 (0)

0

2.500 t/m 4.999 (1)

1

5.000 t/m 9.999 (2)

2

10.000 t/m 14.999 (3)

3

14.999 t/m 24.999 (4)

4

meer dan 25.000 (5)

5

8

Hoeveel personen zijn maximaal gelijktijdig aanwezig (piekmoment)?

0t/m 2.499 (0)

0

2.500 t/m 4.999 (1)

1

5.000 t/m 9.999 (2)

2

10.000 t/m 14.999 (3)

3

14.999 t/m 24.999 (4)

4

meer dan 25.000 (5)

5

9

Is er (verhoogde) kans op bezoekers/deelnemers met een verhoogd risico?

Nee (0)

0

Ja, enigszins verhoogd risico (2)

2

Ja, groot risico en/of risicovolle groep (5)

5

10

Is er sprake van alcohol- en/of drugsgebruik op het evenement?

Nee (0)

0

Ja, maar zonder risicoverwachting (3)

3

Ja, met risicoverwachting (5)

5

Ruimtelijk profiel

11

Vindt het evenement plaats op een (evenementen)locatie waar gelijktijdig andere/reguliere activiteiten plaatsvinden?

Nee, het evenement vindt niet gelijktijdig plaats met andere/reguliere activiteiten en/of er ontstaat geen risico (0)

0

Ja, het evenement vindt gelijktijdig plaats met andere/reguliere activiteiten en er ontstaat enig en/of beheersbaar risico(1)

1

Ja, het evenement vindt gelijktijdig plaats met andere/reguliere activiteiten en er ontstaat daardoor een verhoogd risico (3)

3

12

Is er sprake van publieksstromen tussen evenementenlocatie en/of podia?

Statisch evenement op 1 locatie (0)

0

Statisch evenement op 2 of meer locaties (2)

2

Dynamisch evenement (3)

3

Zowel statisch als dynamisch evenement (5)

5

13

Wat is het type locatie/terrein?

Op een verharde buitenlocatie (0)

0

In bestaand bouwwerk (1)

1

In een bouwsel/bijeenkomsttent (3)

3

Op of aan het water/ijs (3)

3

Zowel een binnen- als een buitenlocatie (5)

5

14

Hoe is de bereikbaarheid en ontsluiting naar, op en van het evenemententerrein?

Er zijn meerdere in- en uitgangen van de locatie én adequate aanrijroutes (0)

0

Er is 1 in- en uitgang van de locatie én adequate aanrijroutes (3)

3

Er zijn meerdere in- en uitgangen van de locatie maar GEEN adequate aanrijroutes (3)

3

Er is 1 in- en uitgang van de locatie én GEEN adequate aanrijroutes (5)

5

15

Zijn er gevolgen voor het lokale en/of regionale wegennet (b.v. afsluitingen) en/of openbaar vervoer?

Niet van toepassing (0)

0

Lokaal (3)

3

Interregionaal overstijgend karakter (5)

5

16

Is er sprake van (een) risico-object(en) op of in de directe omgeving van het evenementenlocatie die mogelijk impact hebben op het evenement?

Nee (0)

0

Ja, (mogelijk) aanwezig zonder risicoverwachting (3)

3

Ja, aanwezig met risicoverwachting (5)

5

17

Vindt het evenement plaats gelijktijdig met andere evenementen in de regio Haaglanden?

Indien ja, benoem de samenloop en of dit impact heeft op het te houden evenement

Nee

Ja

Inleiding:

Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers, publieke eigendommen en een ordelijk verloop van het evenement.

Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u daar als organisator op treft. In geval van een incident heeft u bovendien alvast nagedacht over de bestrijding zodat de eventuele impact ervan beperkt blijft.

Het veiligheidsplan is dan ook een belangrijk document en maakt bij risicovolle evenementen onderdeel uit van de vergunningaanvraag. Het is daarom van belang om in het veiligheidsplan versie en datum beheer toe te passen. De gemeente en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan bovendien beter bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement nog veiliger te laten verlopen.

Inhoud veiligheidsplan:

De volgende onderwerpen moeten nader worden uitgewerkt, wees daarbij zo concreet mogelijk:

1Organisator

2Aard van het evenement

3Programmering

4Evenementenlocatie

5Risicoanalyse

6Beveiliging

7Publieksveiligheid

8Scenario’s

9Brandveiligheid

10Medische zorg en hygiëne

11Verkeer en vervoer

12Milieu

Hieronder is met een uitleg en voorbeeldvragen per onderdeel weergegeven wat wordt bedoeld. U kent als organisator het evenement het beste. Wanneer op uw evenement meer of andere verdiepingsvragen van toepassing zijn, neemt u deze uiteraard mee in de beschrijving.

1: Organisator:

Hier beschrijft u:

-Wie de organisator van het evenementis;

-Wie de contactpersoon tijdens het evenement is;

-Welke partijen (een deel) van het evenementorganiseren;

-Een overzicht van contactpersonen met taken en verantwoordelijkheden zoals beveiliging, EHBO, verkeer, podium, etc.;

-De ervaring van de organisator met het organiseren van evenementen.

2: Aard van het evenement:

Hier beschrijft u duidelijk en overzichtelijk uw evenement. De volgende punten komen o.a. naar voren:

-Soort evenement;

-Grootte van het evenement;

-Soort bezoekers;

-Aantal bezoekers;

-Extra activiteiten.

Verder beschrijft u de volgende profielen:

Publieksprofiel

○ Is het publiek bekend of anoniem?

○ Hoe lang blijft het publiek op een bepaalde plek?

○ Welke eigenschappen heeft het publiek? (denkaan leeftijd, gezondheid, zelfredzaamheid)

○ Is er sprake van groepsgedrag?

Activiteitenprofiel

○ Om wat voor soort activiteiten gaat het?

○ Kunnen deze activiteiten op zichzelf risico’s met zich meebrengen? (bijvoorbeeld kermis, vuurwerk, evenement aan het water)

○ Hoe lang duren de activiteiten?

○ Is het publiek deelnemer of toeschouwer?

Ruimtelijkprofiel

○ Hoe is de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie?

○ Is het een binnen- of buitenlocatie?

○ Zijn er meerdere, gelijktijdige activiteiten?

○ Is de locatie ingericht voor het organiseren van een evenement?

Gezondheidsprofiel

○ Zijn er gevaren voor de volksgezondheid te verwachten?

○ Zijn er gevaren ten aanzien van hygiëne te verwachten?

Bestaat uw evenement uit meerdere activiteiten? Benoem dan per activiteit de bovenstaande profielen.

3: Programmering:

Hier beschrijft u:

-Welke activiteiten op welk momentplaatsvinden;

-Welke artiesten op welk moment tijdens het evenement optreden (indien van toepassing);

-Welke aandachtspunten voort kunnen vloeien uit het programma en welke maatregelen genomen worden om de risico’s die hiermee samenhangen te beperken.

Met de vergunningverlener wordt afgesproken wanneer er een definitief programma moet zijn aangeleverd (deze kan van invloed zijn op het risicoprofiel). U kunt een concept programma als bijlage meesturen.

4: Evenementenlocatie:

De inrichting van de evenementenlocatie kan van invloed zijn op het verloop van het evenement. Bekijk goed welke kansen maar ook welke beperkingen uw evenementenlocatie met zich meebrengen.

Hier beschrijft u:

-Waar het evenement plaatsvindt.

Benoem niet alleen de geografische locatie, maar neem ook de ondergrond van het terrein en de directe omgeving mee in uw beschrijving;

-Hoe het evenemententerrein is ingericht.

Denk hierbij aan podia, meubilair, tenten, (nood)uitgangen, evenals de breedtes van de uitgangen en vluchtwegen (zie ook punt 9 brandveiligheid).

Voeg een plattegrond van de evenementlocatie en een overzichtstekening van de inrichting op een duidelijk leesbare schaal bij.

5Risicoanalyse

Nu de basisinformatie van het evenement in kaart is gebracht, kunt u de risico’s gaan inventariseren. De risico’s hangen nauw samen met de hierboven beschreven profielen. Kijk bij de risico inventarisatie naar de kans dat het risico zich voor kan doen en naar de gevolgen (impact) hiervan.

Hier beschrijft u:

-Kort welke risico’s u als organisatie naar aanleiding van de profielbeschrijvingen reëel vindt (stel hierin prioriteiten);

-Welke preventieve maatregelen u treft om de geconstateerde risico’s en de gevolgen daarvan te beperken.

Vooroverleg met organisatie, gemeente en hulpverleningsdiensten

Bij risicovolle evenementen zal de gemeente u als organisator uitnodigen voor een vooroverleg. Tijdens dit overleg waarbij ook de hulpverleningsdiensten aanschuiven, staat de risicoanalyse ook op de agenda. Uw eigen inventarisatie vormt de basis en zal worden aangevuld door de expertise van de hulpverleningsdiensten en overige externe partners

De risico inventarisatie is een onderdeel van de risicoanalyse. Door het uitwerken van de hieronder genoemde punten en de scenario’s wordt de risicoanalyse volledig ingevuld.

6: Beveiliging:

Hier beschrijft u:

-Welke vorm van beveiliging wordt ingezet;

-Wie hiervoor wordt ingezet en met welk doel;

-Hoeveel beveiliging voor, tijdens en na het evenement wordt ingezet.

Beveiligingsplan

Wanneer u gebruik maakt van een particuliere beveiligingsorganisatie, vraagt de gemeente vaak om het aanleveren van een beveiligingsplan. Hierin wordt o.a. beschreven wat de taakinstructie van de beveiliging is, welke afspraken er met de politie zijn gemaakt, hoe de communicatie plaatsvindt, welke kleding de beveiliging draagt, etc. Vraag hiervoor uw beveiligingspartner om input. Professionele beveiligingsbedrijven zijn ervaren in het aanleveren van een beveiligingsplan.

7: Publieksveiligheid

Een goed bezocht evenement is natuurlijk erg fijn, maar het kan ook té druk worden. Bezoekers hebben hierdoor een minder prettige evenementen ‘beleving’. Daarnaast kan het gevolgen voor uw commerciële activiteiten hebben of zelfs tot gevaarlijke situaties zoals verdrukking leiden. Bovendien moeten alle bezoekers bij calamiteiten het evenemententerrein ook binnen korte tijd veilig kunnen verlaten.

Het in veilige banen leiden van publieksstromen noemen we binnen evenementenveiligheid Crowd management. Het is belangrijk om in de voorbereiding van uw evenement al mogelijke knelpunten zichtbaar te maken en passende maatregelen te benoemen.

Hier beschrijft u:

-Hoeveel bezoekers u (ongeveer) verwacht;

-Wanneer u pieken in publieksdichtheid verwacht (kijk voor een inschatting hiervoor bijvoorbeeld naar ervaringen van vorige edities);

-Op welke plaats(en) u een hoge publieksdichtheid verwacht;

-Welke maatregelen u treft om de bovengenoemde knelpunten weg te nemen.

Crowd management maatregelen

Denk hierbij bijvoorbeeld aan maatregelen als een duidelijke bewegwijzering, routing en looproutes op het terrein, plaatsen van barriers, voldoende toiletten en kassa’s, beveiliging en inzet van Social Media. Ook het aanpassen van de programmering kan bijdragen aan een gefaseerde in- of uitstroom van bezoekers.

8: Scenario’s:

Ondanks alle goede voorbereidingen en preventieve maatregelen kunnen zich helaas toch calamiteiten voordoen. Een goede voorbereiding is dan essentieel.

Onder het kopje scenario’s willen we u vragen na te denken over uw voorbereiding door de meest realistische scenario’s uit te werken. Dit zijn scenario’s die zich zeer waarschijnlijk kunnen voordoen. Kijk daarna ook kort naar de zogenaamde worst case scenario’s, dit zijn scenario’s waarbij het onwaarschijnlijk is dat zij plaatsvinden, maar waarvan de impact als het gebeurt wel groot is.

Besteed bij ieder scenario aandacht aan de volgende vijf punten:

1Welke maatregelen neemt u als organisator om het incident zoveel mogelijk te stabiliseren?

2Wie speelt daarbij een rol (beveiliging, EHBO, organisatieverantwoordelijke, etc.)?

3Wanneer, hoe en door wie worden de hulpverleningsdiensten opgeroepen?

4Wie maakt de plaats van het incidenttoegankelijk?

5Hoe worden de hulpverleningsdiensten opgevangen en gegidst naar het incident?

Bedenk dat ieder evenement zijn eigen kenmerken heeft en speel hier bij de uitwerking van de scenario’s op in. Het uitwerken van scenario’s vraagt om maatwerk. De hieronder aangegeven vragen zijn bedoeld als hulpmiddel.

Mogelijke scenario’s zijn:

Ontruiming

○ Bij welke scenario’s wordt er besloten tot gehele of juist gedeeltelijke ontruiming?

○ Wie neemt binnen de organisatie de eindbeslissing tot ontruiming?

In elk geval kan dit altijd op gezag van de nood- en hulpverleningsdiensten gebeuren.

○ Wie heeft binnen de organisatie de leiding over de ontruiming?

○ Hoeveel tijd kost het om (geheel of gedeeltelijk) te ontruimen?

○ Hoe wordt het terrein ontruimd en welke middelen worden hierbij ingezet? Denk bijvoorbeeld aan het compartimenteren van het terrein, d.w.z. het terrein in vakken verdelen.

○ Wie is er binnen de organisatie nog meer bij de ontruiming betrokken en welke taken hebben deze betrokkenen?

○ Waar worden bezoekers, deelnemers en personeel bij een calamiteit heen gebracht (opvanglocatie)?

○ Hoe en doorwie worden de mensen naarde opvanglocaties begeleid?

○ Hoe verloopt de communicatie internen met de hulpdiensten? Welke hulpmiddelen worden hiervoor ingezet?

Extreem weer

We merken dat het weer de afgelopen jaren steeds meer invloed op het verloop van het evenement heeft.Bij risicovolle buitenevenementen is het niet meervoldoende om bijvoorbeeld alleen buienradar te volgen. Ontruimen kost tijd, dat betekent dat u als organisatie tijdigbeslissingen en maatregelen moetnemen.

○ Hoe en doorwie wordt vooren tijdens hetevenement het weergemonitord?

○ Wieneemt binnen de organisatie de beslissing om bij extreem weer het evenement af te lasten of uit te stellen?

○ Bijwelke vooraf vastgestelde waarden worden maatregelen genomen? Denk aan hoge/lage temperatuur, neerslag, wind, etc.

○ Welke maatregelen wordener (per weertype) getroffen?

Denk bijvoorbeeld aan het uitreiken van waterflesjes, vooraf informeren van bezoekers over te treffen voorzorgsmaatregelen, schuilmogelijkheden bijonweer, ontruiming terrein, bereikbaarheid van terrein bij veel regenval en communicatie met bezoekers.

○ Hoe en wanneer worden de hulpdiensten betrokken in de besluitvorming bij de uit te voeren maatregelen?

Ongeval

○ Hoe verloopt de communicatie tussende EHBO posten de organisatie?

○ Welke opdracht heeftde EHBO ter plaatse en welke ondersteuning krijgen zij?

○ Op welk momentworden de hulpverleningsdiensten in kennis gesteld?

○ Wie binnen de organisatie heeftde contacten met de hulpverleningsdiensten?

Vechtpartij

○ Hoe verloopt de communicatie tussende beveiligers?

○ Hoe wordt geprobeerd de vechtpartij te beëindigen dan wel te de-escaleren?

○ Hoe wordt na een vechtpartij hulp verleend aanmogelijke slachtoffers?

○ Op welke, vooraf afgesproken plaats, worden aangehouden personen overgedragen aan de politie?

○ Op welk momentworden de hulpverleningsdiensten in kennis gesteld?

Onrust in het publiek

Als gevolg van brand, ontploffing, vechtpartij, instorting of andere oorzaken kan er onrust in het publiek ontstaan. Mensen willen vluchten en komen als groep in beweging. Indien er geen of

onvoldoende ruimteis om veilig weg te kunnen komen,kan dit ernstige gevolgen hebben. Er ontstaan bijvoorbeeld ordeverstoringen of mensen kunnen verdrukt raken.

○ Hoesignaleert u als organisatie in een vroegtijdig stadium dat er onrust in het publiek ontstaat?

○ Hoeverloopt de communicatie tussen u alsorganisator, beveiliging en hulpverleningsdiensten?

○ Welke maatregelen worden genomenin het gevalvan verdrukking, onwelwording en/of ordeverstoring?

○ Hoe worden de slachtoffers overgebracht naar de EHBO?

○ Wie heeft bijdit scenario binnende organisatie de leiding en is hetaanspreekpunt?

Brand

○ Hoe verloopt de communicatie tussenbeveiliging en organisatie?

○ Wie binnen uw organisatie informeert de brandweer via 112?

○ Hoe en waarwordt de brandweer opgevangen?

○ Hoe zorgt de beveiliging en/ofuw organisatie ervoordat het publiekbij brand op afstand wordt gehouden zodatde brandweer ongehinderd kan blussen?

9: Brandveiligheid:

Hier beschrijft u:

-Welke materialen u gaat gebruiken, denk bijvoorbeeld aan tenten en/of podia.

Tenten moeten aan verschillende kwaliteitseisen voldoen. Bij uw leverancier kunt u hiervoor de benodigde certificaten en constructietekeningen opvragen. Voeg deze informatie als bijlage toe aan het Veiligheidsplan.

-Welke brandblusapparaten en/of brandmeldsystemen u bij de eerste signalering van de brand inzet;

-In hoeverre het evenemententerrein bereikbaar is voor de brandweer;

-Waar en hoeveel nooduitgangen uw terrein en/of tent heeft. Geef bovendien aan hoe breed de nooduitgangen zijn;

-Op welke wijze de vluchtroutes worden aangeduid.

Het spreekt voor zich dat er geen obstakels over brandkranen moeten worden geplaatst en dat bluswatervoorzieningen voor de brandweer goed bereikbaar moeten zijn.

Verkeersplan

Bij een groter evenement kan de gemeente u als organisator om een afzonderlijk verkeersplan vragen.

10: Medische zorg en hygiëne:

Hier beschrijft u:

-Hoeveel gediplomeerde EHBO’ers c.q. andere hulpverleners u tijdens het evenement inzet;

-In hoeverre de EHBO-post op het evenemententerrein bereikbaar is voor ambulances;

-Welke en hoeveel sanitaire voorzieningen u wilt gaan inzetten.

Denk aan verhouding mannen/vrouwen toiletten, eventuele douches/wasgelegenheden en toegang tot stromend water;

-Welke maatregelen u treft om gehoorschade te voorkomen (indien van toepassing).

Alcohol <18 jaar

Bekend is het feit dat u aan jongeren onder de 18 jaar geen alcohol mag schenken. Op een afgebakend evenemententerrein kunt u, bijvoorbeeld door de inzet van gekleurde polsbandjes, de

<18-jarige van de 18+ doelgroep scheiden. Kondig alvast op uw site en via Social Media aan dat u hier als organisatie strikt toezicht op houdt en bij twijfel naar het ID-bewijs vraagt. Geef ook aan wat de consequenties zijn indien jongeren zich hier niet aan houden.

Het gebruik van glaswerk kan risico op verwonding met zich meebrengen. Gebruik dus zoveel mogelijk plastic glazen.

Alcohol en drugs

Hier beschrijft u:

-Op welke wijze het horecapersoneel toeziet op een verantwoord alcohol gebruik;

-(indien van toepassing) Welke maatregelen u als organisator treft om bezit, openlijk gebruik en handel in drugs tegen te gaan.

11:Verkeer en vervoer:

Bewoners, omliggende bedrijven en overige verkeersgebruikers willen zo min mogelijk hinder ondervinden van het evenement. Ook moeten de hulpverleningsdiensten hun zorgtaken kunnen blijven doen.

Hier beschrijft u:

-Welke verkeer regulerende maatregelen wordeningezet;

-De calamiteitenroute(s) voor de hulpverleningsdiensten en hoe deze worden vrijgehouden van obstakels;

-Via welke weg de aan- en afvoer van het publiek geregeld is;

-Waar tijdens het evenement geparkeerd kan worden (auto’s en fietsen) en welke voorzieningen u hiervoor zelf treft dan wel eventueel nodig heeft van de gemeente;

-De inzet van (gecertificeerde) verkeersregelaars. Denk hierbij aan aantal, waar worden zij ingezet en door wie worden zij aangestuurd;

-De bebording die wordt ingezet.

12: Milieu:

Hier beschrijft u:

-Welke maatregelen u als organisator treft om geluidoverlast voor omwonenden zoveel mogelijk te voorkomen;

-Hoe de afvalvoorziening- en verwerking is geregeld;

-Wie het terrein en omliggende omgeving schoon maakt en wanneer dit gebeurt;

-Wie en hoe de kwaliteit van (drink- of zwem)water gecontroleerd wordt (indien van toepassing);

-Hoe de afvoer van het afvalwater is geregeld.

Verkeersplan opstellen

Verkeersmaatregelen: gaat u tijdens uw evenement wegen afsluiten, verkeersregelaars inzetten of heeft uw evenement een hoog bezoekersaantal? Dan zult u een verkeersplan en verkeerstekening bij uw aanvraag evenementenvergunning moeten toevoegen. Onder het kopje verkeersplan en verkeerstekening staat wat er in deze documenten moet staan.

Verkeersplan en verkeerstekening

Evenementen kunnen door hun omvang en inhoud veel invloed hebben op het verkeer. Daarom moet bij evenementen een verkeersplan worden opgesteld, met daarbij ook een verkeerstekening. Dit heeft tot doel om de bezoekers/deelnemersstromen te regelen en de overlast voor bedrijven, bewoners en de overige weggebruikers zo veel mogelijk te beperken.

De volgende onderdelen moeten worden ingeleverd bij het afsluiten van wegen en parkeervoorzieningen i.v.m. een evenement

A. Verkeersplan

B. Verkeerstekening

AD A. Verkeersplan

In het verkeersplan moeten de volgende aspecten worden uitgewerkt/beschreven:

•Bezoekers/deelnemers evenement

•Geef aan op welke wijze bezoekers/deelnemers naar het evenement komen (auto, fiets, openbaar vervoer, te voet). Maak hiervan ook een verdeling in percentages;

•Geef aan of het gebruik van bepaalde vervoersmiddelen wordt gestimuleerd en op welke manier;

•Geef de aan- en afvoerroutes aan voor bezoekers/deelnemers/organisatie (bevoorrading).

Het is wenselijk om voertuigen van fietsers en voetgangers te scheiden zodat menging van deze verkeersstromen voorkomen wordt (bevorderen veiligheid).

Afsluitingen en omleiding

•Geef aan of er gebruik gemaakt wordt van de rijbaan en/of parkeerruimte;

•Geef aan welke weg(en) en/of parkeerruimte moeten worden afgesloten voor verkeer en op welke data en tijdstippen (houd rekening met op- en afbouwen);

•Geef aan hoe de omleidingsroute voor het (doorgaand) verkeer loopt (als wegen worden afgesloten).

Overige verkeersmaatregelen

Geef aan op welke wegen overige verkeersmaatregelen moeten worden genomen, denk aan:

•Parkeer- en stopverbod;

•Éénrichtingsverkeer;

•Snelheidsbeperking;

•Bewegwijzering.

•Geef aan of en op welke wegen de inzet van verkeersregelaars noodzakelijk is (inclusief data en tijden). De organisatie zorgt voor voldoende verkeersregelaars. De politie bepaalt uiteindelijk in overleg de plaatsen en het aantal verkeersregelaars. Verkeersregelaars moeten, voordat zij kunnen worden aangesteld door de burgemeester, een instructie volgen. De organisatie zorgt ervoor dat hun verkeersregelaars de instructie hebben gevolgd. De organisatie zorgt ervoor dat de juiste wettelijk verplichte kleding voor verkeersregelaars gedragen wordt. De organisatie verzekert alle verkeersregelaars tegen risicoaansprakelijkheid. Meer informatie is te vinden op: https://www.verkeersregelaarsexamen.nl

Parkeren

•Geef aan welke parkeergelegenheden voor auto’s beschikbaar zijn en hoeveel;

•Geef de locaties en aantallen aan van de fietsparkeergelegenheden.

Calamiteitenroutes en bereikbaarheid hulpdiensten

•Geef aan wat de calamiteitenroutes zijn van de brandweer, ambulance en politie. Gedurende uw evenement moet u bij straatafsluitingen steeds een vrije doorgang te garanderen, vrij van obstakels over een breedte van 3,5 meter.

•Verkeersvoorlichting

-Geef aan hoe deelnemers, bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht worden over stremmingen, parkeerfaciliteiten en andere verkeersmaatregelen; (bijvoorbeeld met vooraankondigingsborden)

-Geef aan welke informatie wordt gecommuniceerd en van welke communicatiemiddelen gebruik wordt gemaakt.

Plaatsen/verwijderen borden:

•wanneer worden de borden geplaatst en verwijderd?

•wie gaat de borden plaatsen?

•worden er ook borden geplaatst langs een provinciale weg of Rijksweg? Wanneer dit het geval is, is er ontheffing aangevraagd bij de provincie en/of Rijkswaterstaat?

•zijn er ook afzettingen van provinciale wegen of Rijkswegen nodig? Heeft de provincie/Rijkswaterstaat toestemming verleend?

Voor diverse verkeersborden en afsluitingen moeten verkeersbesluiten genomen worden, dus de verkeersplannen moeten op tijd ingeleverd worden om aan de termijnen te voldoen. Denk hierbij aan een termijn van tenminste drie maanden.

AD B. Verkeerstekening

Deze moet op een duidelijke ondergrond met duidelijk zichtbaar de straatnamen opgemaakt te worden.