Nota reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen 2025

Algemene reserve

Een gemeente heeft altijd een algemene reserve nodig. Deze reserve dient als buffer voor financiële tegenvallers, onvoorziene risico’s en eventuele tekorten van een jaarrekening. De algemene reserve wordt onder andere gevoed door gerealiseerde positieve jaarresultaten.

De algemene reserve is het belangrijkste onderdeel van het gemeentelijke weerstandsvermogen. Dit is de financiële ruimte die er beschikbaar is om eventuele calamiteiten of risico’s op te kunnen vangen.

Twee keer per jaar actualiseren we de omvang van het weerstandsvermogen en de omvang van de risico’s. Dat gebeurt in de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” van de begroting en van de jaarrekening.

Bestemmingsreserves

Naast de algemene reserve kan de gemeenteraad bestemmingsreserves instellen. Er zijn drie soorten:

•doelreserves;

•egalisatiereserves én,

•reserves die gebruikt worden om de kapitaallasten van een investering te dekken.

Doelreserve

Een doelreserve is bedoeld voor een specifiek doel, zoals kosten voor onderzoek en/of voorbereiding voor een investering die mogelijk in de toekomst gedaan wordt.

Egalisatiereserve

Met een egalisatiereserve kunnen kosten en of baten die jaarlijks in hoogte fluctueren gelijkmatiger over de begrotingsjaren verdeeld worden. Voorbeelden hiervan zijn legesopbrengsten of open einde regelingen.

Reserve voor de dekking van (een gedeelte van de) afschrijvingslasten

Dit is een reserve waaruit de afschrijvingslasten van een specifieke investering (van het afgesproken deel) gedekt worden. De onttrekkingen uit deze reserve worden als structureel aangemerkt. Voorwaarden is dat de looptijd van de reserve gelijk is aan de termijn van de afschrijvingsperiode.

Afspraken over reserves in Rijswijk

a.We zijn terughoudend met het instellen van bestemmingsreserves.

b.Het vormen van een reserve dient een duidelijk doel.

c.Het instellen en opheffen van reserves én het toevoegen of onttrekken van middelen aan de reserves gebeurt op basis van een raadsbesluit.

d.Bij het instellen van een reserve bevat het raadsvoorstel minimaal de volgende informatie:

1de naam van de reserve;

2het doel waarvoor de reserve gevormd wordt;

3of het een egalisatiereserve betreft;

4de onderbouwde omvang van de in te stellen reserve;

5de looptijd;

6een bestedingsplan voor de jaren waarin de reserve tot besteding komt; 7. de reden waarom er gekozen wordt voor een reserve.

e.Er worden geen reserves ingesteld met een omvang die kleiner is dan € 100.000.

f.Aan reserves wordt geen rente toegevoegd.

g.Een reserve mag niet negatief

3Tenzij het de algemene reserve betreft. Dit is een hele uitzonderlijke situatie die in praktijk nauwelijks voorkomt.

zijn.

h.Jaarlijks beoordelen we de reserves bij het opstellen van de begroting op noodzaak en omvang.

i.Een bestemmingsreserve waarbij binnen de afgesproken aanvangsperiode (zie punt d.5) geen start is gemaakt, wordt opgeheven.

j.Na het besluit van opheffen van een reserve zijn de restende middelen onderdeel van het rekeningresultaat.

k.Indien het nodig is om de begroting sluitend te maken kan een deel van de algemene reserve dat niet nodig is voor de benodigde weerstandscapaciteit ingezet worden voor dekking van structurele lasten.

l.De solvabiliteits- en weerstandsratio worden bepaald in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting.

Deze afspraken hebben als doel alleen reserves te houden die een realistisch en specifiek doel hebben dat haalbaar is. De hoeveelheid en omvang van reserves bepaalt namelijk het eigen vermogen en daarmee de solvabiliteitratio. Tevens wordt de algemene reserve en reserves die dienen als buffer gebruikt voor bepaling van het de benodigde weerstandscapaciteit getoond in de verplichte paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” van de jaarrekening en de begroting. In het hoofdstuk weerstandsvermogen en risicomanagement wordt daar verder op ingegaan.

Wettelijk verplichte voorziening

Het instellen van een voorziening is verplicht als er sprake is een van onderstaande situaties:

a.De omvang van verplichtingen of verliezen is op de balansdatum nog onzeker, maar wel redelijkerwijs in te schatten.

Voorbeelden hiervan zijn juridische claims waarover de rechter nog uitspraak moet doen of een voorziening voor pensioenen van wethouders.

b.De omvang van bestaande risico’s ter zake bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen zijn redelijkerwijs in te schatten op de balansdatum.

Als de omvang van een risico is in te schatten, moet dit geld worden opgenomen in een voorziening. Als de omvang niet in te schatten is, dan is het risico-onderdeel van de gemeentelijke risico-inventarisatie.

c.Kosten te maken in een volgend begrotingsjaar, waarvan de oorzaak ligt in het lopende jaar of het jaar daarvoor en waarvoor de voorziening dient ter gelijkmatige spreiding van de lasten over meerdere begrotingsjaren;

d.Er is sprake van toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35,eerste lid, onder b van de BBV

4Artikel 35,eerste lid, onder b: Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

. Voorbeeld hiervan is de rioolheffing.

e.Van derden verkregen middelen waarvoor een specifiek bestedingsdoel geldt.

Vrije keuze voorziening

Wanneer er sprake is van activiteiten waar de kosten onregelmatig gespreid zijn over de begrotingsjaren kan de gemeenteraad kiezen om hier een voorzienig voor in te stellen. Dit komt vaak voor bij het groot onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen. De raad kan in deze gevallen ook besluiten om de kosten in de meerjarenraming op te nemen (exploitatie) of om de kosten te egaliseren met behulp van een reserve.

Als de keuze van de raad valt op een egalisatievoorziening dan kan deze alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een actueel beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Om een beheerplan actueel te houden moet uiterlijk in juli voorafgaand aan het jaar dat de planning van het beheerplan eindigt, een nieuw plan door de raad worden vastgesteld. Hierdoor kunnen de financiële effecten van dat plan tijdig worden meegenomen in de begroting van het nieuwe jaar. In het beheerplan wordt tevens vermeld welke wijze van indexatie wordt gehanteerd.

Mutaties ten gunste van onderhoudsvoorzieningen hebben een structureel karakter. Mutaties in bestemmingsreserves onderhoud zijn incidenteel.

Afspraken over voorzieningen in Rijswijk

a.De wetgever bepaalt in een aantal specifieke gevallen dat het college een voorziening in moet stellen (zie Financiële Verordening Rijswijk en Besluit Begroting en Verantwoording (BBV))

b.Het instellen van een onderhoudsvoorziening gebeurt op basis van een raadsbesluit.

c.In het raadsvoorstel voor het instellen van een voorziening wordt het volgende opgenomen:

1de naam van de voorziening;

2het doel waarvoor de voorziening wordt gevormd;

3de planning en onderbouwing van de stortingen en bestedingen;

4de looptijd;

5de reden waarom er wordt gekozen voor een voorziening.

d.De omvang van de voorziening is gelijk aan de onderliggende verplichtingen.

e.De voeding van/toevoeging aan een voorziening vindt plaats vanuit het betreffende taakveld in de exploitatie.

f.De werkelijke uitgaven die gemaakt worden voor het doel waar de voorziening gevormd is, worden rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht.

g.Als een voorziening te hoog is doordat verplichtingen vrijvallen of risico’s afnemen dan valt dat gedeelte van de voorziening vrij ten gunste van het betreffende taakveld in de exploitatie.

h.Als een voorziening die gevormd is uit bijdragen van derden te hoog is, dan moet het overschot ingezet worden om de tarieven naar beneden bij te stellen of om het terug te betalen aan de verstrekker.

i.Een voorziening vervalt als de verplichting of het risico, waarvoor de voorziening gevormd werd, niet meer bestaat.

j.Na het vervallen of besluit tot opheffen van een voorziening worden de resterende middelen geboekt op het betreffende taakveld in de exploitatie.

Om een goede en strakke sturing mogelijk te maken worden hieronder de volgende afspraken voorgesteld, afspraken over weerstandsvermogen in Rijswijk

a.De beschikbare weerstand wordt gevormd door de algemene reserve en eventuele bestemmingsreserves;

b.De applicatie NARIS wordt per minimaal tweemaal jaarlijks vóór vaststelling begroting en jaarrekening gecontroleerd op juistheid, volledigheid en actualiteit door businesscontrollers en budgethouders;

c.De streefwaarde voor de weerstandsratio is minimaal: 0,8;

d.De streefwaarde voor de solvabiliteitsratio is minimaal: 20%;

I. In de jaarlijkse slotwijziging worden de begrote reservemutaties geactualiseerd om de rechtmatigheid van de reservemutaties die uiteindelijk in de jaarrekening worden verantwoord zoveel mogelijk te waarborgen.

Met betrekking tot de afspraken onder punten c. en d. hangt het van de inhoudelijke reactie van de Provincie af welke consequenties volgen uit ratio’s die lager uitvallen. Zoals hierboven al aangegeven zijn dit geen harde normen van de Provincie maar signaleren zij wel dat de financiële positie van een gemeente niet goed is. Dat heeft gevolgen voor de druk van de totale lasten op een exploitatie en het noodzakelijke weerstandsvermogen. Hierbij spelen de vragen:

–Is de exploitatie meerjarig sluitend te houden onder de druk van alle lasten. In eenvoudige taal: behaalt de gemeente bij het opstellen van de jaarrekening telkens een positief saldo zodat het eigen vermogen in de komende jaren op peil blijft?

–Is het vereiste weerstandsvermogen groot genoeg in relatie tot de beheersing van de gekwantificeerde risico’s?