Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018

3.2.1 Duurzaamheidseisen opnemen

We houden ons aan de geldende landelijke duurzaamheidseisen voor de productgroepen die te vinden zijn op de website van Pianoo.nl. De duurzaamheidseisen gelden zowel voor opdrachten boven als onder de Europese drempel. Maximale duurzaamheidsambities worden nagestreefd door hogere duurzaamheidseisen te stellen of duurzaamheid aanvullend in de gunningscriteria op te nemen.

Voor producten, waarbij het risico bestaat, dat deze onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand zijn gekomen, zullen altijd door de ILO afgegeven certificaten dienen te worden overlegd.

3.2.2 Focussen op Total Cost of Ownership (TCO)

Zowel bij gunning op de laagste prijs als bij gunning op de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) willen we niet sec naar de aanschafprijs kijken, maar bijvoorbeeld ook naar de ‘total cost of ownership’, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur. Dit betekent dat we naast de aanschafprijs alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan mee beschouwen, zoals: milieueigenschappen, levensduur, onderhoudskosten, gebruikskosten, afvalkosten, leveringstermijn en eventuele verkoopopbrengsten/restwaarden.

3.2.3 Werk maken van duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is een breed begrip en de invulling ervan is zeer opdracht specifiek. Een generieke invulling is niet te geven. Het vraagt om ambities, commitment en het uitproberen van verschillende mogelijkheden en vormen.

We gaan daarom bij de inkoop duurzaamheidselementen gebruiken in eisen en/of gunningscriteria. De duurzaamheidselementen bestaan uit:

1Energie

2(Schaarse) Materialen & (Stof)Stromen

3Mobiliteit

4Bodem

5Water en klimaat

6Natuur & Ruimte (inclusief overlast voor flora en fauna, dierenwelzijn)

7Gezonde leefomgeving (inclusief mensenrechten en arbeidsomstandigheden)

8Kosten & Waarden

Figuur 2: Duurzaam ontwikkelen - Ambitieweb

Deze duurzaamheidselementen helpen om met alle betrokkenen in één oogopslag duurzame ambities helder te maken en deze gedurende het hele traject vast te houden en zo ‘ambitie-erosie’ te voorkomen. Het zorgt ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en eenduidige termen hanteert.

We gaan de CO2-ladder toepassen bij (middel-)grote opdrachten (zijnde opdrachten langer dan zes maanden en/of met waarden vanaf € 500.000,-) in het fysiek domein. Het doel van de ladder is (1) bedrijven te stimuleren om de eigen CO2-uitstoot - en die van hun leveranciers - te kennen en (2) permanent te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om de uitstoot als gevolg van de eigen bedrijfsvoering en de eigen projecten terug te dringen. Binnen de bedrijfsvoering, in projecten én in de keten kan nog veel winst worden behaald in energiebesparing, het efficiënt gebruik van materialen en duurzame energie. De CO2-Prestatieladder is daarvoor het aangewezen instrument.

Figuur 3: CO2-Prestatieladder

3.2.4 Voorbehouden van opdrachten

Deelname aan inkoopopdrachten met een groot aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid kunnen we voorbehouden aan Sociale werkvoorzienings bedrijven (of bedrijven die als zodanig gekwalificeerd kunnen worden vanwege het te werk stellen van minimaal 35% werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt). De schoonmaak van de kantoorpanden is een voorbeeld van een dergelijke inkoopopdracht. Voor gunning toetsen we in hoeverre de kosten marktconform zijn.

3.2.5 Social return

De gemeente vindt het belangrijk om samen met opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. De gemeente past daartoe bij inkoop waar mogelijk maatregelen op het gebied van social return toe. Deze kunnen inhouden dat de opdrachtnemer na gunning bereid is banen, leerwerkplekken of stageplekken aan te bieden aan specifieke doelgroepen werkzoekenden. Uitgangspunt is dat de opdracht een voldoende lange looptijd heeft en een opdrachtsom vertegenwoordigt die inzet van social return ook praktisch mogelijk maakt. Als basis wordt uitgegaan van een percentage van de opdrachtwaarde. Uitgangspunt is 5% maar dit kan varieren naar gelang de arbeidsintensiviteit binnen de opdracht. Bij het toepassen van social return is het belangrijk dat het proportionaliteitsbeginsel in acht wordt genomen en dat de social returnactiviteiten opdracht gerelateerd zijn. In de regio hanteren de lokale overheden voor social return de zogenoemde bouwblokkenmethode (zie bijlage 2). De bouwblokkenaanpak is niet puur gericht op het plaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook op creatieve wijze en in dialoog met de opdrachtnemer te onderzoeken hoe hij social return het beste in zijn organisatie invult.

Per opdracht zal in samenspraak met de coördinator social return bekeken worden wat de meest geëigende maatregel is om aan social return invulling te geven.

Stapeling met afspraken uit andere convenanten of samenwerkingsovereenkomsten is disproportioneel en onwenselijk.

3.2.6 Passende maatregelen nemen bij niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden

Bij de inkoop van producten die vervaardigd worden in lage lonen landen zijn we alert op de mogelijke risico’s van schending van de internationale arbeidsvoorwaarden. We vragen om gekwalificeerde keteninitiatieven of een plan van aanpak om de risico’s op misstanden te reduceren. Bij aanbestedingen worden de principes van eerlijke handel gehanteerd.

In haar rol als opdrachtgever is de gemeente verantwoordelijk voor het betalen van minimaal het cao-loon door een opdrachtnemer aan diens werknemers. De gemeente wil daarom dat haar opdrachtnemers daarbij de arbeidswet- en regelgeving (Wet Ketenaansprakelijkheid) naleven. De gemeente wil dat werknemers een beloning krijgen conform wet- en regelgeving of cao en de gemeente wil schijnconstructies om dit te ontduiken, voorkomen. Daarom zal de gemeente haar opdrachtnemers contractueel verplichten om alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van de uitvoering van de opdracht op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast te leggen. Op verzoek toont de opdrachtnemer aan dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft. De gemeente verplicht haar opdrachtnemers om deze bedingen ook weer onverkort aan hun onderaannemer op te leggen. Als de opdrachtnemer onvoldoende aantoont dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft, zal de gemeente hier vervolgens melding van maken bij de relevante toezichthoudende instantie(s) zoals de Inspectie SZW. De opdrachtnemer verschaft desgevraagd aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.

3.2.7 Gebruik maken van de kracht van de stad

We willen de kracht van de stad gebruiken. Naast de mogelijkheden die we creëren door het maatschappelijk bouwblok in de social-returnmethode (zie par. 3.2.5) en door de mogelijkheid om opdrachten onder de Europese drempels (par. 4.2.4), één-op-één te gunnen aan een wijkinitiatief of sociaal ondernemer, zijn we alert op opdrachten die de stad beter zelf kan uitvoeren.

Burgerinitiatief en burgerparticipatie kan dat helpen aanzwengelen. Burgerinitiatief en burgerparticipatie bieden de mogelijkheid om samen met buurtbewoners, wijkondernemers en maatschappelijke groepen twee doelen te bereiken: meer verantwoordelijkheid en sturingsmacht in de samenleving leggen en een betere uitvoering van publieke taken.

4.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken

De voornoemde beginselen dienen we het best als we gebruik maken van uniforme -meestal landelijke- aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden.

De gemeente streeft ernaar uniforme documenten en middelen te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.

Voor de gemeente zijn onder andere niet limitatief van toepassing:

•Gewijzigde Aanbestedingswet 2012, inclusief AMvB, Gids Proportionaliteit 2016 en richtsnoeren

•Aanbestedingreglement Werken (ARW 2016)

•Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek)

•Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (STABU)

•TenderNed.nl

•Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Rijswijk

•de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012)

•de Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contractvormen voor de uitvoering van werken (UAV GC 2005)

•Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT).

•Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (ARVODI)

•Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV)

4.2.2 Weten wie overeenkomsten aangaan

We ondertekenen overeenkomsten van de gemeente uit naam van de burgemeester. In het mandaatbesluit zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan.

4.2.3 Aanbesteden conform de Aanbestedingswet

De gemeente besteedt aan conform de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels heeft de gemeente aanvullende eigen drempels vastgesteld in lijn met de Aanbestedingswet. In bijlage 1 is weergeven bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen zijn toegestaan binnen de gemeente voor zowel leveringen en diensten als voor werken. Bij vaak voorkomende onderhandse uitvragen (onder andere infra) zal bij de selectie van uit te nodigen ondernemers gebruik worden gemaakt van een shortlist/longlist waarbij de Past Performance een rol gaat spelen.

4.2.4 Weten bij welke omstandigheden we afwijken van onze drempelbedragen

Regels dienen de mens. De algemeen directeur of het College van B & W kan afwijken van de toegestane aanbestedingswijzen bij de gemeentelijke drempelbedragen (zie bijlage 1). Voor een verzoek tot afwijking dient vooraf schriftelijke toestemming worden aangevraagd. Dit is o.a. bij de volgende situaties:

•bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen;

•bij een lokaal initiatief of bewonersorganisatie, indien dit past bij de spelregels van ‘lokale initiatieven’;

•waar het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve, kennis-specifieke of technische redenen (onder andere een innovatie of pilot) slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

•bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico’s of technische moeilijkheden met zich meebrengt.

We kunnen en mogen noch van de Aanbestedingswet, noch van de Europese richtlijn afwijken.

4.2.5 Sociale en andere specifieke diensten

De Aanbestedingswet kent een speciale aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten. Deze diensten zijn beschreven in bijlage XIV van de Europese richtlijn 2014/24. De Gemeente hanteert deze speciale aanbestedingsprocedure voor dergelijke diensten ook bij opdrachten met een waarde lager dan het Europese drempelbedrag.

4.2.6 Uitzonderingen

Daar waar in de Aanbestedingswet voor opdrachten boven het Europese drempelbedrag uitzonderingen gelden, zijn deze in principe en naar evenredigheid ook van toepassing op opdrachten onder het Europese drempelbedrag.

4.2.7 Op alle overeenkomsten en opdrachtbrieven inkoopvoorwaarden toepassen

Bij offerteaanvragen en het sluiten van een overeenkomst van leveringen, diensten en werken stelt de gemeente de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden, (in principe de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente voor leveringen en diensten, respectievelijk UAV 2012 voor werken) en de GIBIT voor ICT-diensten en producten. Een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar inclusief de mogelijkheden tot verlenging. Alle overeenkomsten hebben of wel een einddatum of wel een verlengingsoptie.

4.2.8 Bij twijfel starten we een Bibob-onderzoek

Wij behouden ons het recht voor om op basis van de Wet Bibob een onderzoek in te stellen naar het gevaar dat een overeenkomst wordt misbruikt voor het plegen van strafbare feiten en/of het benutten van onrechtmatig verkregen voordeel. Leidend hierbij is de beleidsregel voor de toepassing van de Wet Bibob en de daarbij behorende vragenlijst.

5.2.1 Aanbesteden op basis van BPKV, tenzij…

Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, besteden we opdrachten aan volgens het principe van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Bij de BPKV-gunningsmethode laat de gemeente zien, dat niet alleen de prijs leidend is, maar dat nog andere aspecten belangrijk - zo niet belangrijker - zijn om een opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. BPKV biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) inschrijvingen vanuit de markt te verkrijgen. In gevallen waar we toch kiezen voor de laagste prijs, motiveren we de reden hiervan.

5.2.2 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) te stimuleren

De gemeente hanteert de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingsrecht bij alle inkopen. Dit betekent onder andere dat we zoveel mogelijk ondernemers kans bieden mee te doen. De gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit doet de gemeente door:

•opdrachten niet te groot te maken;

•opdrachten waar mogelijk op te delen in kleinere percelen;

•het verminderen van de lasten;

•het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

Bij uitvragen voor inhuur van tijdelijk personeel, bieden we alle mogelijke partijen - dus ook het (regionale) MKB en zzp’ers - de gelegenheid mee te dingen, door gebruik te maken van ons ‘dynamisch aankoop systeem (DAS)’.

5.2.3 Kansen bieden aan de regionale economie

‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. In gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigt de gemeente minstens één lokale ondernemer uit, mits deze aanwezig is. Indien dit niet mogelijk is nodigt de gemeente minstens één regionale (Metropoolregio) ondernemer uit.

5.2.4 Past performance

Binnen enkele productgroepen zullen we bij inkopen met een repeterend karakter, waar veelvuldig onderhandse aanvragen worden gedaan, de selectie van de uit te nodigen ondernemers baseren op hun ‘past performance’.

Past Performance is een evaluatiesysteem met de ambitie om zowel het opdrachtgeverschap als het opdrachtnemerschap verder te professionaliseren en daarmee:

•bij te dragen aan een betere relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers;

•faalkosten te verminderen bij opdrachtgever en opdrachtnemer;

•miscommunicatie te voorkomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over zowel het opdracht als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking;

•een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers te versterken;

•een proces van ranking van opdrachtnemers in te richten om een overzicht van goed presterende opdrachtnemers te krijgen;

•om te bepalen welke marktpartijen worden uitgenodigd voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen.

5.2.5 Innovatieve oplossingen aanmoedigen

Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Dit door te gunnen op BPKV, door de opdracht functioneel te omschrijven of door geïntegreerde contractvormen te maken, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht.

Daar waar mogelijk wordt de inkoopbehoefte functioneel gespecificeerd. Ook heeft de algemeen directeur en het College van B & W de bevoegdheid tot afwijken van het inkoopbeleid door innovatieve (pilot-)projecten met een waarde onder de Europese drempelbedragen, één-op-één te gunnen.

5.2.6 Digitaal inkopen

In principe laat de Gemeente alle aanbestedingsprocedures volledig digitaal verlopen via Tenderned.

5.2.7 Behoudend omgaan met prijzen van marktpartijen

Om redenen van doelmatigheid maakt de gemeente geen gebruik van openbare openingen bij aanbestedingen.

De gemeente handelt behoudend in het vrijgeven van prijzen richting deelnemende inschrijvers. Hiermee beschermen we de rechtmatige commerciële belangen van de ondernemers.

Echter bij een aanbesteding op laagste prijs en bij de beoordelingsmethodiek gunnen op waarde, maakt de gemeente alle prijzen aan de inschrijvers bekend.

6.2.1 Gelijksoortige inkopen bundelen

De gemeente wordt beschouwd als één entiteit. Daarom is zij erop gericht gelijksoortige inkoopbehoeften voor de hele organisatie, dat wil zeggen alle organisatieonderdelen, te bundelen.

Het uitgangspunt voor alle organisatieonderdelen bij nieuw af te sluiten raamovereenkomsten is: ‘meedoen, tenzij…’.

Bij de inkoop van een binnen de gemeente gebundelde opdracht, verliezen we de positie van het MKB niet uit het oog, bijvoorbeeld door het maken van percelen.

6.2.2 Inkoop decentraal én centraal coördineren

De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geeft invulling aan het door het college vastgestelde inkoopbeleid. De ambtelijke organisatie voert het inkoopbeleid uit, onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.

De inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd én centraal gecoördineerd.

Medewerkers van de gemeente worden gefaciliteerd om hun werk met een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid in te richten. De organisatieonderdelen hebben de materiekennis en zijn (budget-) verantwoordelijk. De decentrale inkoper of centrale inkoopadviseur (opgave Juridische Zaken) begeleidt het organisatieonderdeel bij het inkoopproces. Op deze manier benutten we de voordelen van de decentrale (budget-) verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel én benaderen we de markt op een uniforme manier.

Indien een vraagstuk mogelijk tot een inkooptraject leidt met een opdrachtwaarde boven € 20.000,- wordt dit bij de centrale inkoopadviseur(s) van opgave Juridische Zaken (JZ) aangemeld, zodat zij in staat zijn tijdig de afdelingen van advies te voorzien. Dit gebeurt door middel van een, door de opgavemanager ondertekend, startformulier aanbestedingen.

6.2.3 Integriteit borgen

Om de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, bestaat er een adequate functiescheiding tussen de inkooprollen. Inkoop onderkent onder andere de volgende inkooprollen:

1de persoon die een opdracht/bestelling plaatst

2de persoon die opdracht/bestelling goedkeurt/tekent

3degene die de factuur accordeert

4degene die de oplevering van de opdracht c.q. de ontvangst van de bestelling goedkeurt.

Deze rollenscheiding wordt zoveel mogelijk geborgd. Het goedkeuren van de bestelaanvraag c.q. het verstrekken van een opdracht geschiedt op basis van het vier-ogen-principe door een budgethouder of opdrachtverstrekker op basis van de mandateringsregeling én een collega of leidinggevende die meekijkt.

De gemeente heeft integer handelen door bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel. Zij houden zich aan de vastgestelde integriteitsregels (gedragscode integriteit). Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om integriteit.

We staan niet toe dat een medewerker een opdracht één-op-één gunt aan een bedrijf waarin hij of een medewerker van de gemeente een (financieel of ander) belang heeft. Deze regel geldt zowel voor medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht, maar de inkoop moet meervoudig onderhands of openbaar worden aanbesteed.

6.2.4 Integriteiteisen stellen aan opdrachtnemers

De gemeente doet alleen zaken met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Potentiële opdrachtnemers moeten hiervoor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument ondertekenen. Bij (voornemen tot) gunning kunnen we vragen om nadere bewijsstukken te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen bijvoorbeeld door het vragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden. Als daarvoor aanleiding bestaat, behoudt de gemeente zich het recht voor een Bibob-onderzoek naar de (potentiële) opdrachtnemer te laten uitvoeren.

6.2.5 Benutten en beheren inkoopcontracten

Ieder contract heeft recht op een passende vorm van contractmanagement, decentraal of gemeentebreed. Het managen van de afgesloten contracten vereist specialistische betrokkenheid. Het doel hiervan is optimale benutting van contracten te faciliteren en onze contractdoelstellingen te realiseren. We classificeren onze inkoopcontracten, waarna we de juiste vorm van de leveranciersrelatie

vaststellen, inrichten en onderhouden. Alle getekende overeenkomsten met een bepaalde looptijd en waarbij actie vanuit de gemeente wordt verwacht slaan we digitaal op en beheren we in ons contractbeheersysteem Wish.

6.2.6 I-advies

Voor het inkopen van ICT producten en/of diensten gelden afwijkende voorwaarden. Bij het inkopen van ICT producten en diensten dient ongeacht het bedrag altijd vooraf advies te worden gevraagd bij de informatie adviseurs via de mailbox I-advies@rijswijk.nl. Ook bij het inkopen van cloud toepassingen.

De informatie adviseurs begeleiden de aanvrager en zien erop toe dat de gemeentelijke inkoopvoorwaarden IT (GIBIT) bij de offerte aanvraag wordt meegestuurd. Ook beoordelen zij in overeenstemming met de privacy functionaris of het nodig is een werkersovereenkomst op te stellen. De verwerkersovereenkomst inclusief de benodigde bijlagen wordt direct bij de offerte-aanvraag opgestuurd. Het gebruik van de verwerkersovereenkomst van de leverancier is niet gewenst.

6.2.7 Klachten over onze inkopen lokaal afhandelen

De Aanbestedingswet 2012 geeft - als flankerend beleid - het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast is met de komst van de AW 2012 een Commissie van Aanbestedingsexperts opgericht, waar laagdrempelig een klacht kan worden gedeponeerd. Klachten of bezwaren over een inkoop kan de ondernemer kenbaar maken tijdens de informatieronde tijdens de aanbesteding. De gemeente behandelt deze vragen serieus. Is de ondernemer van mening dat hij onvoldoende antwoord heeft ontvangen, dan kan hij terecht bij het algemene e-mailadres https://www.rijswijk.nl/bestand/klachtafhandeling-inkoop-en-aanbesteding.

6.2.8 Verantwoording afleggen over de gemeentebrede inkoopfunctie

De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Hiervoor wordt tweemaal per jaar een spendanalyse uitgevoerd door de inkoopadviseurs. De accountant toetst of het inkoopbeleid is gevolgd en of op de juiste wijze is aanbesteed.