Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijssen-Holten besluit:
1Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 Rijssen-Holten vaststellen en bekendmaken.
2Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 Rijssen-Holten in te trekken op de dag van inwerkingtreding van het nieuwe beleid.
Inleiding
Dit is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid dat door de in bijlage 2 genoemde organisaties is vastgesteld en wordt gehanteerd. Het geeft de kaders en spelregels weer voor inkopen van leveringen, diensten en werken van deze organisaties. Dit inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Het inkoopbeleid is, naast de Europese en nationale aanbestedingswetgeving, van toepassing op alle inkopen van de organisaties zowel ten behoeve van de inkoop voor eigen bedrijfsvoering als de verwezenlijking van de beleidsdoelen van de betreffende organisaties.
De besturen van de deelnemende organisaties zien inkoop als één van de instrumenten om hun doelstellingen te realiseren. Belangrijke speerpunten in het beleid zijn: doel- en rechtmatig inkopen, stimuleren van de regionale economie, bevorderen arbeidsparticipatie, stimuleren van innovatie en duurzaamheid.
De deelnemende organisaties spannen zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop van de deelnemende organisaties plaatsvindt. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, zijn de organisaties continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen.
alinea
Daarnaast gaan de organisaties bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:
•Juridisch: hoe gaan de organisaties om met de relevante regelgeving (hfdstk 3)?
•Ethisch/ideëel: hoe gaan de organisaties om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces (hfdstk 4)?
•Economisch: hoe gaan de organisaties om met de markt en ondernemers (hfdstk 5)?
•Organisatorisch: hoe kopen de organisaties in (hfdstk 6)
Bijlage 1: schema’s keuze aanbestedingsprocedure Gids Proportionaliteit juli 2016
Toelichting schema:
•Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel. Wel kunnen de uitzonderingen, zoals deze in de Aanbestedingswet zijn gedefinieerd, worden gebruikt.
•Uitgangspunt is dat er gekozen wordt voor een procedure die valt in het groene gebied van het schema.
•Indien men kiest voor een procedure in het oranje gebied van het schema dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd besluit te worden genomen door de daartoe gemandateerde en vastgelegd in het aanbestedingsdossier.
•Indien men kiest voor een procedure in het rode gebied dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd besluit te worden genomen door de daartoe gemandateerde en dient dit te worden opgenomen in het aanbestedingsdossier.
•Het schema geldt niet voor sociale en andere specifieke diensten zoals genoemd in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU tot de drempelwaarde van € 750.000.
Bijlage 2: overzicht deelnemende organisaties
Gemeente Borne
Gemeente Dinkelland
Gemeente Enschede
Gemeente Haaksbergen
Gemeente Hellendoorn
Gemeente Hof van Twente
Gemeente Losser
Gemeente Oldenzaal
Gemeente Rijssen-Holten
Gemeente Tubbergen
Gemeente Twenterand
Gemeente Wierden
Noaberkracht Dinkelland Tubbergen
Regio Twente
Veiligheidsregio Twente
Bijlage 3: Het inkoopproces
inkoopfunctie
inkoopfunctie
aanbesteding Vrij naar Lysons & Parmacon, 2008
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1
Voortraject
1Bepalen van inkoopbehoefte
2Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)
3Raming en bepalen van het financiële budget
4Keuze Offerteaanvraag
2
Specificeren
1Opstellen van eisen en wensen
2Omschrijven van de opdracht
3Opstellen Offerteaanvraag
3
Selecteren
1Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers
2Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed
3Offertes evalueren
4Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
5Gunning aan winnende Ondernemer
4
Contracteren
1Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant
2Registreren getekende overeenkomst
3Informeren afgewezen Ondernemers
5
Bestellen
1Uitvoeren van de opdracht
2Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
1Bewaken termijnen
2Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken.
3Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
1Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
2Evalueren overeenkomst met Contractant