Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2011

Artikel 0.1 Begripsbepaling

Dit besluit verstaat onder:

a.ambtelijke organisatie: het directieteam en de organisatorische eenheden van de gemeente, met uitzondering van de griffie;

b.gemeentesecretaris/algemeen directeur: de ambtenaar zoals bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, die tevens belast is met de algemene eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie;

c.adjunct gemeentesecretaris/directeur: de ambtenaar, die onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur, mede belast is met taken van de gemeentesecretaris en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van de afdeling Sturing en Beleid;

d.directiesecretaris: de ambtenaar die belast is met de ondersteuning van de algemeen directeur en de directeur;

e.directieteam: de gemeentesecretaris, de adjunct gemeentesecretaris en de directiesecretaris tezamen;

f.afdeling: de organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie zoals die op grond van dit besluit is vastgesteld;

g.afdelingshoofd (hr): de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse zorg voor en ontwikkeling van de medewerkers van de afdeling;

h.afdelingshoofd(resultaat): de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van een afdeling;

i.hoofdproces: een verzameling van processen, die met elkaar verband houden;

j.proces: een aaneenschakeling van activiteiten die met elkaar verband houden en tot een vooraf vastgesteld resultaat moeten leiden;

k.productenraming: door het college vastgesteld totaaloverzicht van producten;

l.budgethouder: persoon die verantwoordelijk is voor de inkomsten en uitgaven binnen een vastgesteld budget;

m.budgetbeheerder: door de budgethouder gemandateerde persoon die het beheer voert over (een deel van) het budget van de budgethouder;

n.concerncontroller: de ambtenaar, als bedoeld in de door het college vastgestelde notitie Concerncontrol;

o.algemeen controller: de medewerker concerncontrol zoals bedoeld in de door het college vastgestelde notitie Concerncontrol;

p.team: elke eenheid binnen een afdeling, als zodanig door de algemeen directeur aangewezen;

q.teamcoördinator: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van een team binnen de daarvoor gestelde kaders.

r.strategische eenheid: de eenheid die verantwoordelijk is voor de strategische visieontwikkeling van de gemeente in de meest brede zin van het woord.

Artikel 1.1 Structuur

1De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in een directie, afdelingen en een strategische eenheid.

2De algemeen directeur bepaalt, na consultatie van het Breed Management Overleg, welke afdelingen er zijn.

Artikel 1.2 Processen

1De activiteiten in de ambtelijke organisatie worden gerelateerd aan een proces.

2De resultaten worden vastgesteld door het college. Elk resultaat wordt toegewezen aan één of meerdere processen.

3Een proces wordt ondergebracht in een hoofdproces.

4De algemeen directeur, stelt, na consultatie van het Breed Management Overleg, de indeling van de hoofdprocessen vast.

5Elk hoofdproces valt samen met een afdeling of de directie.

Artikel 1.3 Sturing

1Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de bedrijfsvoering van ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur.

2De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisa- tie en rechtstreeks verantwoordelijk voor de aansturing van de directeur, de directiesecretaris, de afdelingshoofden en de strategische eenheid.

3De directeur is onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur verantwoordelijk voor de aansturing van de afdelingshoofden (resultaat);

4Het afdelingshoofd (HR) draagt, met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor de capaciteit van de afdeling en de ontwikkeling en inzetbaarheid van de medewerkers van de afdeling.

5Het afdelingshoofd(resultaat) is verantwoordelijk voor de aansturing van de teamcoördinatoren.

6Het afdelingshoofd(resultaat) is verantwoordelijk voor de resultaten die behaald moeten worden binnen de afdeling en voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

· de tijdigheid, juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

· de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

7Het afdelingshoofd(resultaat) zorgt voor de afstemming en verbinding met andere afde- lingshoofden (resultaat).

Artikel 2.1 Ondersteuning college

De algemeen directeur ondersteunt de collegeleden in de uitoefening van hun functie door de benodigde informatie te verzamelen en gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de onderwerpen waarmee zij zich bezighouden.

Artikel 2.2 Ondersteuning raad/commissies

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de ambtelijke bijstand aan de raad en individuele raadsleden, zulks overeenkomstig het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003, gewijzigd d.d. 26 januari 2004.

Artikel 2.3 Bestuursopdrachten

1Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten aan de algemeen directeur geven.

2Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3De algemeen directeur draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 3.1 Budgethouder en budgetbeheerder

1Budgethouders worden aangewezen bij de procesraming.

2De budgethouder kan (delen van) het toegewezen budget laten beheren door budgetbeheerders.

3De budgetbeheerders kunnen (delen van) het budgetbeheer mandateren aan medewerkers.

4De aanwijzing als budgetbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie schriftelijk vastgelegd op een parafenlijst.

Artikel 3.2 Taken en bevoegdheden

1De budgethouder/-beheerder levert alle relevante gegevens en informatie ten behoeve van: het opstellen van de programmabegroting en procesraming, het voeren van de centrale administraties, het voeren van het centrale budgetsysteem, het opstellen van periodieke monitors en de jaarstukken, zodat gerichte verantwoordingsinformatie aan het college van burgemeester en wethouders en de raad kan plaatsvinden.

2Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de budgethouder gerechtigd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten die nodig zijn om de vastgelegde prestaties te kunnen verrichten waarvoor budget is toegewezen.

3De budgethouder draagt zorg voor een doorlopende budgetbewaking.

4De budgethouder rapporteert aan de algemeen directeur over de stand van zaken van de toegewezen budgetten.

5Met inachtneming van het inkoopbeleid, blijvend binnen de grenzen van het vastgestelde budget mag de budgethouder ter realisering van de vastgelegde prestaties verplichtingen aangaan.

6De budgethouder of –beheerder kan een verplichting vastleggen in de financiële administratie.

7De budgethouder neemt de bepalingen van de Financiële Verordening in acht.

8Een budgethouder realiseert zich welke politieke en bestuurlijke gevolgen zijn handelen kan hebben. In voorkomende gevallen overlegt de budgethouder met de algemeen directeur en de verantwoordelijke bestuurder(s).

Artikel 3.3 Budgetafwijkingen

1Budgetafwijkingen met een financiële dekking.

1.1. Een budgethouder mag zelfstandig schuiven met de geraamde uitgaven en inkomsten binnen het proces (inclusief wijziging van de procesraming).

1.2. Budgetverschuivingen tussen producten die binnen hetzelfde raadsprogramma vallen (inclusief wijziging van de procesraming), dienen door het college te worden besloten.

1.3. Budgetverschuivingen tussen raadsprogramma’s worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

2Budgetafwijkingen zonder directe financiële dekking (tegenvallers) of waarop geen directe financiële aanspraak is begroot (meevallers), worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

Artikel 4.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

1De concerncontroller is belast met de beheersing van de gemeentelijke activiteiten en de bevordering van de rechtmatigheid en doelmatigheid van het beleid en het beheer.

2De medewerker concerncontrol is belast met de uitvoering van de feitelijke werkzaamheden met betrekking tot concerncontrol.

3Het college legt in een notitie nadere richtlijnen vast inzake het functioneren, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de concerncontroller en de medewerker concerncontrol.

Artikel 5.1 Breed Management Overleg

1Het Breed Management Overleg wordt op tactisch niveau gevoerd door de algemeen directeur, de directeur, de afdelingshoofden (hr) en de afdelingshoofden (resultaat) met als doel de samenwerking onderling te bevorderen.

2Aspecten die aan de orde komen zijn o.a. gezamenlijke bespreking organisatiebrede zaken, behandeling van thema’s en uitwisseling van ervaringen.

3De algemeen directeur is voorzitter van bijeenkomsten van het breed management overleg.

Artikel 5.2 Overig overleg

1De algemeen directeur voert periodiek overleg met de afdelingshoofden(hr).

1Het afdelingshoofd (hr) is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van afdelingsoverleg.

2Het afdelingshoofd(resultaat) is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van overleg over de voortgang van het werk.

Artikel 5.3 Vervanging

1Bij verhindering vervangen de algemeen directeur en de directeur elkaar onderling.

2Bij verhindering van de algemeen directeur en de directeur worden zij vervangen door de directiesecretaris.

3Bij verhindering wordt het directieteam vervangen door de afdelingshoofden (resultaat).

4Bij verhindering vervangen de afdelingshoofden (resultaat) elkaar onderling.

5Bij verhindering vervangen de afdelingshoofden (hr) elkaar onderling.

Artikel 6.1 Overgangs- en slotbepalingen

1Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt.

2Het Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2009 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

Artikel 6.2 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2011”.