Nota Activabeleid Ridderkerk 2025 -2028

3.2.1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo agio en disagio

Het BBV biedt de mogelijkheid om de kosten van meerjarige geldleningen, gedurende de looptijd van de lening, af te schrijven. Het BBV beveelt echter aan deze kosten niet af te schrijven, maar direct als last in de exploitatie te nemen. Wij volgen dit advies en activeren deze lasten alleen, na een raadsbesluit, bij uitzondering.

3.2.2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

Artikel 60 van het BBV geeft aan onder welke voorwaarde de kosten van onderzoek en ontwikkeling geactiveerd mogen worden:

a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

c.het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Volgens deze voorwaarden is er al sprake van een redelijk omlijnd en technisch uitvoerbaar plan tot investering en dat deze investering zelf ook activeerbaar is. Voor het overige laat dit artikel de spelregels redelijk open. Wel is duidelijk dat activering niet is toegestaan als nog niet duidelijk is wat er gerealiseerd gaat worden. Ook de voorbereiding van vervangingsinvesteringen behoort niet tot deze categorie; deze lasten moeten worden geactiveerd als onderdeel van het materieel vast actief.

Als de investering tot stand komt, worden de kosten van onderzoek en ontwikkeling, zoals voorgeschreven in het BBV, in maximaal vijf jaren afgeschreven. Wordt besloten de investering niet uit te voeren, dan worden de reeds geactiveerde uitgaven afgeboekt en ten laste van de exploitatie van het lopende begrotingsjaar gebracht. Voor deze uitgaven dient dan dekking te worden gezocht.

Het onderscheid tussen kosten van onderzoek en ontwikkeling en kosten van voorbereiding van een investering is niet nader omschreven. Als scheidslijn stelt Deloitte Accountants voor het moment van besteksgereed maken en aanbesteden. Alles wat daarvoor ligt zien wij als kosten van onderzoek en ontwikkeling en mogen worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa. Alles daarna, en daarmee na een positieve investeringsbeslissing, wordt gezien als voorbereidingskosten die rechtstreeks aan de vervaardiging van het actief kunnen worden toegerekend en moeten als onderdeel van de vervaardigingsprijs worden geactiveerd onder de materiële vaste activa.

3.2.3 Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Bijdragen in activa in eigendom van derden kunnen volgens artikel 61 van het BBV worden geactiveerd, indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

a.er sprake is van een investering door een derde;

b.de investering bijdraagt aan de publieke taak;

c.de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

d.de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Het activeren van deze bedragen draagt niet altijd bij aan een correct inzicht in de vermogenspositie van de gemeente. De gemeente Ridderkerk activeert daarom alleen, na een raadsbesluit, bij uitzondering.

Het BBV schrijft voor dat de afschrijvingstermijn maximaal gelijk wordt gesteld aan de afschrijvingsduur die door de betreffende derde wordt gehanteerd voor dit activum. In geval de termijn waarop de gemeente een dergelijke investering zelf zou afschrijven korter is, kiezen we voor de afschrijvingsduur zoals genoemd in bijlage C.

3.3.1 Investeringen met een economisch nut

Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Met andere woorden: de investering kan worden verkocht en er is een markt voor. Voorbeelden hiervan zijn bedrijfswagens, inventarissen of gebouwen.

Ook software behoort tot deze categorie, waarbij wel een uitzondering wordt gemaakt voor cloudtoepassingen (Software as a Service, ofwel SaaS). De gemeente sluit daarbij een overeenkomst of abonnement met de dienstverlener en schaft de software zelf niet aan. De gemeente beschikt dan niet over het juridisch of economisch eigendom. De kosten van deze overeenkomst mogen daarom niet worden geactiveerd, maar moeten worden opgenomen als exploitatielast. Dat geldt ook voor de bijbehorende implementatielasten. Er is immers geen sprake van een verkrijgingsprijs, waardoor deze lasten niet kunnen worden gekwalificeerd als bijkomende kosten.

3.3.2 Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven

Deze investeringen zijn feitelijk identiek aan bovenstaande categorie met de toevoeging dat een (publiekrechtelijke) bestemmingsheffing kan worden geheven ter bestrijding van de kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan investeringen ten behoeve van de afvalinzameling, een begraafplaats of ten behoeve van de weekmarkt.

De categorie is in het leven geroepen om de kostentoerekening aan gemeentelijke taken waarvoor een gebonden heffing kan worden gevraagd, zoals de afvalstoffenheffing, inzichtelijk te houden. Onjuiste onderbouwing van deze kostentoerekening kan juridische consequenties hebben.

De bedoelde heffing betreft ook rechten die op grond van artikel 229 lid 1a en 1b van de Gemeentewet geheven kunnen worden. Dit zijn rechten die maximaal kostendekkend mogen zijn, alleen besteed mogen worden aan het doel waarvoor de rechten zijn geheven en die ook een spaarbedrag voor vervanging van de betrokken activa mogen bevatten.

3.3.3 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Voor deze investeringen geldt dat er geen markt voor is en ze dus niet of nauwelijks verhandelbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn wegen, fietspaden, rotondes, pleinen, speelvoorzieningen, bruggen of openbaar groen.

In artikel 59 lid 1 van het BBV is bepaald dat alle investeringen worden geactiveerd. Dit artikel is op deze wijze pas vanaf 2017 van toepassing. Voor investeringen met een maatschappelijk nut van voor 2017 gelden de 'oude’ regels. De Commissie BBV schrijft voor dat in het verloopoverzicht in de toelichting op de balans aangeven dient te worden welk bedrag volgens de nieuwe systematiek is verantwoord en welk deel volgens de oude systematiek.

3.3.4 Erfpacht

In lid 2 van artikel 35 BBV is opgenomen dat (afzonderlijk) wordt aangegeven welke materiële vaste activa in erfpacht zijn uitgegeven. Dit moet tot uitdrukking worden gebracht en toegelicht in de balans. Deze materiële vaste activa staan niet meer volledig ter beschikking van de gemeente; door de vestiging van een zakelijk recht zijn deze (grotendeels) vervreemd.

De Commissie BBV constateert dat in toenemende mate ook met betrekking tot gebouwen (opstallen) zakelijke rechten (zoals erfpacht) worden gevestigd. Ook in deze gevallen is artikel 35 lid 2 van toepassing.

3.3.5 Bruto-netto activeren

In artikel 62 BBV is beschreven op welke wijze de bedragen van de investeringen moeten worden geactiveerd.

Alle investeringen worden op basis van het volledige investeringsbedrag (exclusief compensabele of verrekenbare btw) geactiveerd (bruto-methode). Daarop worden de bijdragen van derden die in directe relatie tot dit vaste actief staan op het investeringsbedrag in mindering gebracht (nettomethode). Een door de raad ingestelde afschrijvingsreserve kan niet in mindering worden gebracht op de investering, maar wordt gebruikt ter dekking van de jaarlijkse, met de investering verband houdende afschrijvingslasten.

De wettelijke mogelijkheid bestaat om via de riool- of afvalstoffenheffing bedragen op te nemen voor toekomstige vervangingsinvesteringen. Deze bedragen moeten op grond van artikel 44 lid 1d BBV aan een voorziening worden toegevoegd. Op deze bedragen rust een verplichting en zij staan niet ter vrije beschikking van de raad. In het jaar dat de daadwerkelijke vervangingsinvestering plaatsvindt, wordt de investering geactiveerd en de vervangingsbijdrage uit de voorziening direct in mindering gebracht op de vervangingsinvestering (artikel 62 lid 3 BBV).

3.3.6 Totaalbenadering of componentenbenadering

Het BBV geeft gemeenten de mogelijkheid om bij het activeren van complexe, samengestelde investeringen te kiezen voor de totaalbenadering of de componentenbenadering.

Bij een investering in vastgoed bestaat het activum uit meerdere onderdelen, zoals de grond, het gebouw, de inventaris en de inrichting. Elk onderdeel heeft een eigen economische of technische levensduur. Als gekozen wordt voor de totaalbenadering wordt het actief als één geheel geactiveerd op de balans en geldt één afschrijvingstermijn. Grond vormt hierop een uitzondering. Omdat hierop niet mag worden afgeschreven, wordt grond buiten de totaalbenadering gelaten en apart geactiveerd

Activeren volgens de totaalbenadering leidt ertoe dat sommige onderdelen langer worden afgeschreven dan de geschatte levensduur. De onderdelen die een kortere gebruiksduur hebben dan de vooraf bepaalde gebruiksduur van het gehele actief, en dus eerder vervangen moeten worden, vallen onder het groot onderhoud. Via het vormen van een onderhoudsvoorziening kunnen de kosten van toekomstig groot onderhoud gelijkmatig gespreid worden in de tijd.

In Ridderkerk kiezen we voor de componentenbenadering, tenzij anders aangegeven in de bijgevoegde tabel met afschrijvingstermijnen. De componentenbenadering houdt in dat de verschillende samenstellende delen afzonderlijk worden geactiveerd en afgeschreven conform de levensduur van het betreffende activum. Deze methode leidt er wel toe dat het aantal activa in de administratie toeneemt. Om deze toename beheersbaar te houden, kiezen we ervoor om de opsplitsing in componenten te bepalen aan de hand van de tabel met afschrijvingstermijnen die als bijlage bij deze nota is opgenomen.

De Commissie BBV heeft in de notitie Materiële vaste activa bepaald dat een gemeente die de componentenbenadering voor een bepaalde categorie kapitaalgoederen wil (gaan) gebruiken dit consequent voor deze categorie moet toepassen en de keuze (en ingangsdatum) vastlegt in de financiële verordening. In de vigerende financiële verordening van de gemeente Ridderkerk verwijzen we naar deze nota Activabeleid.

5.3.1 Lineair

Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief ieder jaar met hetzelfde bedrag en dalen de toegerekende rentelasten door de afnemende boekwaarde. De totale kapitaallasten (afschrijving en toegerekende rente) nemen hierdoor dus jaarlijks af.

5.3.2 Annuïtair

Bij de annuïtaire afschrijvingsmethode blijven de kapitaallasten jaarlijks gelijk (annuïteit). Deze annuïteit bestaat uit rente en afschrijving. Doordat de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, nemen de rentekosten per jaar af en de afschrijvingskosten per jaar toe. Bij deze methode zijn de afschrijvingen aan het begin laag en aan het einde hoog.

De gemeente Ridderkerk past standaard de lineaire methode toe. Bij uitzondering kan, middels een expliciet raadsbesluit, gekozen worden voor toepassing van de annuïtaire methode.

5.5.1 Uitzonderingen

Voor enkele typen activa noemt het BBV wel een verplichte afschrijvingstermijn, waarvan niet mag worden afgeweken. Het betreft hier:

1Grond

Grond is niet aan slijtage onderhevig en wordt daarom niet afgeschreven. Dit geldt ook voor grond die in erfpacht is uitgegeven.

Op grond onder een weg wordt wel afgeschreven. In dit geval wordt de grond gezien als onderdeel van de weg en niet als zelfstandig object. De investering die gepaard gaat met de aanleg van de weg wordt, inclusief de aankoopkosten van de grond, over de levensduur van de weg afgeschreven.

2Immateriële vaste activa

In lid 4 tot en met 6 van artikel 64 BBV zijn de bepalingen rondom het afschrijven op de verschillende soorten immateriële vaste activa opgenomen.

Lid 4: De afschrijvingstermijn op kosten van het sluiten van geldleningen is maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

Lid 5: Op kosten van onderzoek en ontwikkeling bedraagt de afschrijvingstermijn ten hoogste vijf jaar.

Lid 6: Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden is de afschrïjvingsduur maximaal gelijk aan de afschrijvingsduur van de activa die door de betreffende derden wordt gehanteerd

3Financiële vaste activa

Op financiële vaste activa wordt, gezien hun aard, niet afgeschreven. Wel kan de waarde wijzigen doordat bijvoorbeeld op de leningen wordt afgelost.

5.9.1 Stelselwijziging

Een stelselwijziging betreft een wijziging van de gekozen waardering- en/of activeringsgrondslagen. Het wijzigen van het aanvangsmoment van afschrijven is een voorbeeld van een stelselwijziging.

5.9.2 Schattingswijziging

Afschrijving op de vaste activa vindt jaarlijks plaats op basis van een vooraf bepaalde gebruiksduur en afschrijvingsmethode, zoals opgenomen in bijlage C. Als, bij nader inzien, blijkt dat de verwachte gebruiksduur afwijkt van de feitelijke gebruiksduur, kan de afschrijvingstermijn of –methode worden aangepast. Het wijzigen van de toekomstig verwachte gebruiksduur, en daarmee de afschrijvingstermijn, of het wijzigen van de afschrijvingsmethode (lineair of annuïtair) is een schattingswijziging.

Beide wijzigingen moeten door de raad worden vastgesteld en moeten (op grond van het stelselmatigheidsbeginsel) worden onderbouwd. Omdat de financiële gevolgen van de wijziging in de begroting moet worden verwerkt, dient het besluit tot een stelsel- of schattingswijziging voor het einde van het betreffende begrotingsjaar door de raad te zijn genomen.

Wettelijk verplichte stelselwijziging dienen in de begroting verwerkt te worden. Er is dan geen sprake van een (raads)keuze, maar een dwingende reden. Een dergelijke stelselwijziging leidt in de regel ook tot aanpassing van de financiële verordening en/of de nota Activabeleid.

6.3.1 Klein onderhoud

De kosten van klein onderhoud worden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht. Het gaat hierbij om alledaagse reparaties om het actief in goede en werkende staat te houden, zoals een onderhoudsbeurt van een CV-installatie of het vervangen van een kapotte ruit.

6.3.2 Groot onderhoud

De Commissie BBV hanteert de volgende definitie van groot onderhoud: “Uitvoering van correctieve maatregelen, als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen. Groot onderhoud dient zich in de regel aan, is daarom vaak gepland, is veelal ingrijpend van aard en betreft een groot of belangrijk deel van het object”.

Lasten van groot onderhoud kunnen in het jaar van ontstaan ten laste van een vooraf gevormde voorziening worden gebracht (artikel 44 lid 1c BBV). Deze voorziening wordt door de raad gevormd om de lasten van groot onderhoud over meerdere begrotingsjaren te egaliseren. Voorwaarde is wel dat er sprake is van een recent beheerplan (niet ouder dan vijf jaar) en dat de voorziening systematisch gevoed wordt, zodanig dat de voorziening over de gehele looptijd voldoende is voor de bekostiging van de onderhoudslasten.

6.3.3 Achterstallig onderhoud

In het BBV wordt voor achterstallig onderhoud een uitzondering gemaakt. We spreken van achterstallig onderhoud als het onderhoud niet op tijd is uitgevoerd, waardoor een onderhoudsrichtlijn is overschreden en niet (meer) wordt voldaan aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau.

Achterstallig onderhoud kan leiden tot schade en/of onveilige situaties, en daarmee tot hogere herstelkosten. In dat geval is er een zodanig slechte onderhoudstoestand dat de waarde, het gebruik en/of de levensduur van het investeringsgoed wordt aangetast (kapitaalvernietiging).

Wanneer er sprake is van achterstallig onderhoud moet dit zo spoedig mogelijk (maar wel binnen een redelijke termijn) hersteld worden. Dit herstel wordt aangemerkt als een verplichting waarvan de omvang, door middel van een inventarisatie en een financiële vertaling van het achterstallig onderhoud, redelijkerwijs in te schatten is. Op basis van artikel 44 lid 1a BBV wordt daartoe een voorziening gevormd. Het achterstallig onderhoud wordt vervolgens ten laste van deze voorziening gebracht.