Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

a.de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b.besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

c.verordening: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen 2010 vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 14 december 2010;

d.basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Rheden als bedoeld in artikel 2 van de wet;

e.basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Rheden;

f.college: het college van burgemeester en wethouders;

g.GBA: gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

h.GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

i.verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit; het college is de verantwoordelijke;

j.autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

k.beheerder: de gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die namens het college is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

l.ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie is opgenomen;

m.geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Rheden en over wie het college persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;

n.afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1e lid van de Algemene wet bestuursrecht;

o.binnengemeentelijk afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

p.derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde;

q.vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet;

r.authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

s.aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen

1Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is de manager van de afdeling Dienstverlening.

2De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

a.(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

b.(rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie door middel van andere geautomatiseerde toepassingen;

c.verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen.

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisregistratie personen en de GBA-V

1Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisregistratie personen hebben:

a.de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het team Burgerzaken;

b.voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

2De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

3Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

4Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

1Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie aan de in bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

2De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens van ingezetene worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

De verantwoordelijke kan incidenteel schriftelijk beslissen om aan andere instanties dan genoemd in bijlage 4, over te gaan tot verstrekking van gegevens van doelgroepen, indien de privacy niet onredelijk wordt beschaamd èn dit bijdraagt tot het algemeen maatschappelijk belang.

De uitvoering van de verstrekkingen kan in eigen beheer geschieden om de privacy van de betreffende ingezetenen niet te schaden.

Artikel 9 Terugmeldplicht

1Een binnengemeentelijke afnemer die twijfel heeft over de juistheid van een gegeven (zowel authentiek als niet authentiek) dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan direct mededeling aan de beheerder.

2De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

3De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit.

Artikel 10 Protocolplicht

De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.

Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

1Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder.

2De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

3De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 12 Recht op correctie

1Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

2De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

3De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 13 Verwijdering van gegevens

Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.

Artikel 14 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 15 Vernietiging

Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 16

Het Privacyreglement GBA 2008 van 22 december 2008 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie.

Artikel 18

Deze regeling kan worden aangehaald als: Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011.

Vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 16 december 2011.