Budgethoudersregeling 2020 gemeente Rheden

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.Budget: onder budget wordt verstaan de middelen die via de programmabegroting en investeringsprogramma zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelen, resultaat- en prestatieafspraken. Het betreft zowel middelen voor een exploitatiebudget (ook grondexploitatie) als een investeringsbudget. Ten aanzien van de exploitatie is sprake van een indeling van budgetten op drie niveaus:

•programma, zowel lasten als baten zoals deze via de programmabegroting door de raad worden vastgesteld;

•taakveld, een programma bestaat uit meerdere taakvelden conform de voorgeschreven indeling van het BBV;

•deelproduct, een taakveld bestaat uit meerdere deelproducten. In combinatie met diverse kostensoorten vormt het deelproduct het laagste niveau waarop budgetten worden vastgelegd. Het is tevens het niveau waarop de feitelijke boekingen en facturen worden geregistreerd.

b.Stelposten: in uitzonderingsgevallen kan een stelpost worden ingesteld. Het gaat in dat geval dan om een budget of een taakstelling (bij bezuinigingen) waar nog een nadere invulling aan moet worden gegeven.

c.Verplichting: vloeit voort uit een overeenkomst tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente, de aanneming van werken voor en/of door de gemeente, of is de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

d.Programma-eigenaar: de programma-eigenaar is ambtelijk aanspreekbaar op de resultaten en bijbehorende budgetten van 1 programma uit de programmabegroting. Een programma bestaat uit meerdere taakvelden die weer zijn onderverdeeld in deelproducten.

e.Budgethouder (taakveldeigenaar): de budgethouder is de functionaris die verantwoordelijk is voor het behalen van een afgesproken prestatie horende bij één of meerdere taakvelden en is tevens houder van het bijbehorende budget. De budgethouder functioneert in het kader van het vier-ogen-principe als tweede beoordelaar van de factuur en geeft, bij een positieve beoordeling, akkoord voor de betaling van de factuur.

f.Budgetbeheerder (tevens codeur): de budgetbeheerder is de functionaris die verantwoordelijk is voor het behalen van een afgesproken prestatie horende bij één of meerdere deelproducten en het hierbij horende budget. In de regel geeft de budgetbeheerder in praktische zin opdrachten, c.q. gaat een verplichting aan, controleert de prestatielevering en codeert de uitgave/factuur ten behoeve van de boeking in de financiële administratie.

g.Assistent projectleider: de assistent projectleider is de functionaris die ondersteuning biedt bij de uitvoering van één of meerdere investeringen c.q. grondexploitaties. De assistent projectleider heeft dezelfde verantwoordelijkheden en bevoegdheden als de budgetbeheerder.

h.Projectleider: de projectleider is de functionaris die verantwoordelijk is voor het behalen van een afgesproken prestatie horende bij één of meerdere investeringen c.q. grondexploitaties. De projectleider heeft dezelfde verantwoordelijkheden en bevoegdheden als de budgethouder.

i.Vier ogen principe: het vier-ogen-principe is een controlemethode waarbij twee verschillende partijen ieder afzonderlijk en zelfstandig de benodigde gegevens verifiëren om te voorkomen dat één persoon de regeling naar eigen interpretatie kan toepassen.

j.Bedragen: genoemde bedragen in deze Budgethoudersregeling zijn bedragen exclusief BTW.

Artikel 2 Aanwijzing budgethouders en -beheerders

1Op basis van de mandaatregeling is de gemeentesecretaris o.a. gerechtigd om overeenkomsten te tekenen. Hiermee kunnen gemeentesecretaris en aangewezen budgethouders over het toegewezen budget beschikken en tevens de benodigde rechtshandelingen verrichten die nodig zijn voor het behalen van de afgesproken prestatie.

2Programma-eigenaren, budgethouders en budgetbeheerders worden, in eerste aanleg, door de gemeentesecretaris aangewezen (zie bijlage 1). Budgethouders kunnen delen van het toegewezen budget doormandateren aan andere medewerkers. Deze worden hiermee budgetbeheerder. De budgethouder behoudt de integrale en volledige verantwoordelijkheid voor de gemandateerde delen van het budget en de daarmee samenhangende doelen en activiteiten. Voor enkelvoudige investeringen die aan 1 taakveld zijn toe te wijzen geldt dezelfde procedure.

3Voor meer complexe investeringen (gerelateerd aan meerdere taakvelden) of grondexploitaties wordt een projectopdracht opgesteld waarin tevens wordt vastgelegd wie als bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever fungeert en wie als (assistent) projectleider wordt aangewezen.

4De aanwijzing als budgethouder en/of budgetbeheerder, alsmede een wijziging daarop, wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd.

Artikel 3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

1De budgethouder levert alle relevante gegevens en informatie ten behoeve van:

a.het opstellen van de (meerjaren)programmabegroting (inclusief taakvelden);

b.het voeren van een juiste en volledige financiële (en verplichtingen) administratie;

c.het opstellen van tussentijdse rapportages en jaarrekening/jaarverslag.

Hierdoor kan gerichte uitvoeringsinformatie aan het college van burgemeester en wethouders worden verstrekt.

2De budgethouder en -beheerder is gerechtigd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten die nodig zijn om de vastgelegde prestaties te kunnen verrichten en de producten te kunnen leveren waarvoor budget is toegewezen.

3De budgethouder legt, wanneer daar vanwege de landelijke regels voor inkoop en aanbesteding aanleiding voor is, bij het aangaan van verplichtingen in een afzonderlijk dossier vast op welke wijze de precontractuele fase en de contractuele fase van het inkoopproces zijn uitgevoerd. Daarbij wordt ook de motivering van de keuzen, die gemaakt zijn in het inkoopproces, vastgelegd. Los van de aanbestedingswetgeving dient de budgethouder bij het aangaan van verplichtingen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente in acht te nemen.

4Binnen de grenzen van de mandaatregeling, de Financiële verordening, de vastgestelde begroting en beschikbaar gestelde kredieten behoeven geraamde uitgaven en investeringen alsmede het aangaan van verplichtingen (zie ook artikel 8):

a.tot € 5.000,00: zelfstandige bevoegdheid van de budgetbeheerder;

b.vanaf € 5.000,00 tevens de instemming van de budgethouder.

5De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden, verbonden aan het haar of hem toevertrouwde exploitatie- en investeringsbudget, dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer alsook de juistheid en volledigheid van de informatie te waarborgen.

6De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor periodieke rapportages over de stand van zaken van de toegewezen exploitatie- en investeringsbudgetten. Dit betreft onder meer:

-over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten;

-afwijkingen in te leveren prestaties, outputgegevens, kengetallen, kwaliteitseisen, dekkingspercentages;

-afwijkingen van de interne en externe vigerende regelgeving.

7Om uitvoeringstechnische redenen kan het college het budgetbeheer van specifieke kostensoorten neerleggen bij een aan te wijzen budgethouder.

Artikel 4 Budgetafwijking en -compensatie

Bij budgetafwijking en -compensatie gelden de volgende regels.

1Bij dreigende budgetafwijking kan de budgethouder voorstellen doen voor:

a.wijziging van de te leveren prestatie. Hierover neemt het college van burgemeester en wethouders een besluit. Bij een substantiële wijziging wordt de raad een voorstel gedaan;

b.budgetcompensatie tussen programma’s. Hiertoe doet het college van burgemeester en wethouders de raad een voorstel;

c.budgetcompensatie tussen taakvelden van hetzelfde programma. Hierover neemt het college van burgemeester en wethouders het besluit;

d.budgetcompensatie tussen deelproducten van hetzelfde taakveld onder bepaalde voorwaarden (zie artikel 5). Hierover neemt de budgethouder het besluit.

2Bij het zoeken naar compensatie voor een tekort op een exploitatiebudget geldt de onderstaande volgorde:

a.binnen hetzelfde deelproduct;

b.binnen hetzelfde taakveld;

c.binnen hetzelfde programma;

d.door verschuivingen tussen programma’s;

e.ten laste van de post Onvoorzien (zie artikel 6).

3De volgende lasten kunnen niet bij budgetcompensatie betrokken zijn:

-kapitaallasten;

-dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen.

4Omzetting of het inzetten van een ‘materieel’ budget in budget voor formatie of inhuur, behoeft altijd de toestemming van de directie.

5De onderdelen a, b en c van lid 1 worden, wanneer dit noodzakelijk is voor een adequaat budgetbeheer, vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging, waarmee de budgetten in de administratie worden aangepast.

6Het karakter van de post waarmee wordt gecompenseerd, is gelijk aan die van het te compenseren budget (incidenteel of structureel).

Artikel 5 Onvoorziene uitgaven en stelposten

1Een beroep op de post Onvoorzien wordt getoetst aan de volgende vier cumulatieve voorwaarden:

a.de betreffende uitgaaf is incidenteel;

b.de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar;

c.de betreffende uitgaaf is niet uitstelbaar;

d.de betreffende uitgaaf is onvoorzien.

2De post voor onvoorziene uitgaven worden beheerd door financiën en kan alleen door het college van burgemeester en wethouders worden aangewend.

3De beschikkingsbevoegdheid tot het instellen van eventuele stelposten ligt in principe bij de raad op voorstel van het college van burgemeester en wethouders. Wanneer de raad hierover al een besluit heeft genomen ligt de beschikkingsbevoegdheid bij het college.

4Op de post onvoorzien en stelposten kunnen geen baten en lasten worden verantwoord.

Artikel 6 Budgetrestanten

1De na afloop van een boekjaar resterende budgetten vallen in principe in het rekeningresultaat.

2Een opname op de balans onder de post ‘nog te betalen/nog te ontvangen’ ten laste van het exploitatiebudget is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

a.er is sprake van een financiële verplichting die betrekking heeft op het betreffende dienstjaar, maar in het volgende dienstjaar tot facturering zal leiden;

b.de factuur moet overeenkomen met de daadwerkelijke levering (prestatiebeginsel);

c.er is een schriftelijke onderbouwing van de financiële verplichting.

3Indien incidentele exploitatiebudgetten in het jaar van beschikbaarstelling niet zijn besteed en daarmee de doelstelling nog niet is gerealiseerd mogen deze in een bestemmingsreserve worden gestort ter hoogte van maximaal het niet bestede bedrag. De gereserveerde middelen worden toegevoegd aan de begroting van het volgende jaar. Uiterlijk twee jaar na ontstaan van de bestemmingsreserve vervalt de bestemmingsreserve. Het college kan voor wat betreft de maximale termijn van twee jaar gemotiveerd afwijken.

4Structureel budget dat in enig jaar niet besteed is maar waarvan het noodzakelijk is dat de bijbehorende activiteit alsnog wordt uitgevoerd, kan bij uitzondering in het volgende begrotingsjaar worden besteed mits dit past in het afgesproken beleid met de raad. De budgethouder doet hiervoor een aanvraag die door Financiën wordt beoordeeld en door het college wordt geaccordeerd. Deze budgetten worden door het college specifiek tot uitdrukking gebracht bij de bestemming van het rekeningresultaat van het betreffende jaar waarop het budget betrekking heeft.

Artikel 7 Investeringsbudgetten

1Bij elke aanvraag voor opname van een investeringsbudget in het meerjarige Investeringsprogramma, levert de budgethouder een gedetailleerde onderbouwing aan waarin de relatie met de te leveren prestaties wordt gelegd (nut en noodzaak, de aard van de investering, de benodigde middelen, exploitatielasten, jaar van investering, verhouding werk voor derden/eigen beheer, relatie met ‘wat willen wij bereiken’ c.q. beoogde effecten in de programmabegroting). Het college stelt de investeringen via de begroting voor aan de raad die, door het vaststellen van de begroting, de bij de investering behorende kredieten voteert.

2Bij de opstelling van het investeringsbudget wordt rekening gehouden met de dan geldende begrotingsrichtlijnen. Verwachte afwijkende prijsstijgingen worden afzonderlijk aangegeven.

3Binnen de grenzen van de mandaatregeling, de Financiële verordening, de vastgestelde begroting en beschikbaar gestelde kredieten gelden de volgende bevoegdheden:

a.tot € 5.000,00: zelfstandige bevoegdheid van de budgetbeheerder;

b.vanaf € 5.000,00 tevens de instemming van de budgethouder.

4Als blijkt dat het goedgekeurde investeringsbudget ontoereikend is, gaat de budgethouder geen verplichtingen aan voordat de raad een aanvullend krediet heeft gevoteerd.

5Bij de jaarrekening meldt de budgethouder welke investeringen zijn gedaan en afgesloten.

6De budgethouder stelt binnen drie maanden na afronding van een investering een nacalculatie op en brengt dit ter kennis van het bevoegde orgaan (respectievelijk gemeentesecretaris en/of programma-eigenaar, college of raad).

In deze nacalculatie komt aan de orde:

-de aanbestedingsresultaten;

-het verschil tussen voor- en nacalculatie en de verklaring daarvan;

-de vraag of het resultaat voldoet aan het vooraf geformuleerde programma van eisen.

7De nacalculatie wordt in het dossier van de betreffende investering gevoegd (zie artikel 3.3).

8Investeringsbudgetten en restanten daarvan worden afgeraamd indien deze aan het eind van het opvolgende begrotingsjaar niet zijn besteed. Hiervan kan worden afgeweken als de budgethouder door middel van een gedetailleerde onderbouwing kan aantonen dat de prestaties geheel of gedeeltelijk nog zullen worden geleverd.

Artikel 8 Budgetten grondexploitaties

1De raad is het bevoegde orgaan voor het openen, vaststellen en afsluiten van grondexploitaties. De projectleider verstrekt die informatie die nodig is voor het opstellen van de meerjarenplan grondexploitaties (MPG), paragraaf Grondbeleid in de Programmabegroting en de jaarlijkse en tussentijdse rapportages.

2De hierboven aangegeven regels voor budgetten gelden eveneens voor budgetten van grondexploitatie(s), met dit verschil dat bij budgetafwijkingen als volgt wordt gehandeld:

a.(budget)verschuivingen tussen de boekjaren van een project onder de voorwaarde dat het meerjarig exploitatieresultaat en het afgesproken programma/resultaat niet wijzigen:

•het college verwerkt dit in het eerstvolgende MPG;

b.(budget)verschuivingen die tot gevolg hebben dat het meerjarig exploitatieresultaat of het afgesproken programma/resultaat van een grondcomplex wel wijzigen

•het college doet hiervoor zo spoedig mogelijk een voorstel aan de raad maar op zijn laatst in de eerstvolgende MPG;

c.het college consulteert de raad vooraf bij verkopen buiten de vastgestelde grondexploitatie > € 0,5 miljoen.

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de directie.

Artikel 10 Inwerkingtreding

De verordening treedt inwerking 1 dag na het besluit van burgemeester en wethouders.

Artikel 11 Intrekking Budget en Budgethoudersregeling 2015

De 'Budget en Budgethoudersregeling 2015, vastgesteld door het college d.d. 31-08-2015, wordt ingetrokken op de datum dat de nieuwe 'Budgethoudersregeling 2020 gemeente Rheden’ in werking treedt.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling 2020 gemeente Rheden’.