Reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de raadscommissies van Renswoude 2016

Artikel 1 Instelling commissies

1De indeling van de raadscommissies, die de besluitvorming van de raad voorbereiden, en de portefeuilleverdeling van het college worden door de raad na elke raadsverkiezing vastgesteld. Veelal gebeurt dit door of tegelijkertijd met de vaststelling van een coalitie-akkoord of raadsprogramma.

2Een zaak die het werkterrein van meer dan één commissie raakt, kan aan het oordeel van meer dan één commissie onderworpen worden.

Artikel 2 Samenstelling

1Een commissie bestaat uit:

a.een voorzitter, door de raad uit zijn midden aan te wijzen en

b.leden, van iedere in de raad vertegenwoordigende politieke groepering twee personen, waarvan, bij raadsfracties die uit meer dan 1 raadslid bestaan, minimaal één persoon lid van de raad is.

c.de voorzitter is geen lid van de commissie.

d.een lid kan zich bij verhindering of ontstentenis laten vervangen door een plaatsvervangend lid.

e.de voorzitter wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen door een door de raad te benoemen ondervoorzitter of, bij verhindering of ontstentenis van ook deze ondervoorzitter, door één van de andere commissievoorzitters of één van de andere ondervoorzitters.

2De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

3Alle leden en plaatsvervangende leden dienen inwoner van de gemeente Renswoude te zijn.

4De voorzitter van een commissie is technisch voorzitter en onthoudt zich in de vergadering van een inhoudelijk standpunt.

5De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergadering;

b.het handhaven van de orde;

c.het doen naleven van deze verordening;

d.hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 3 Zittingsduur

1De zittingsduur van de leden van de commissie is gelijk aan die van de leden van de raad.

2De leden en plaatsvervangende leden van de commissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij berichten dit aan de voorzitter van de raad.

3Aan een lid en een plaatsvervangend lid van de commissie kan bovendien ontslag worden verleend op voorstel van de raadsfractie die hem of haar voor benoeming heeft voorgedragen.

4De raad kan de voorzitter ontslaan.

Artikel 4 Voorbereiding

1Elke commissie vergadert zo dikwijls als dit door de voorzitter wordt nodig geoordeeld of door ten minste twee leden schriftelijk en met opgave van redenen aan de voorzitter wordt gevraagd. In het laatste geval wordt zij gehouden binnen twee weken, nadat het verlangen daartoe ter kennis van de voorzitter is gebracht.

2De secretaris van de commissie zorgt dat elk lid van de commissie, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste één week voor het houden van de vergadering wordt uitgenodigd door middel van plaatsing van de vergaderstukken op de website van de gemeente. De te behandelen zaken worden op de door de agendacommissie vastgestelde agenda vermeld.

3De secretaris van de commissie zorgt dat, gelijktijdig met de publicatie van de vergaderstukken, datum, tijdstip en plaats van de vergaderingen openbaar worden gemaakt.

Artikel 5 Besloten vergaderingen

1Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor een openbare vergadering.

2De deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal aanwezige leden of het college daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren wordt vergaderd.

3De overige leden van de gemeenteraad kunnen een besloten vergadering als toehoorder bijwonen.

4Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijke besluitenlijst opgemaakt, die niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders beslist. De besluitenlijst wordt vertrouwelijk voor alle leden van de commissie ter inzage gelegd bij de griffier. De leden van de raad die geen deel uitmaken van de commissie kunnen de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd eveneens inzien bij de griffier.

5De leden zijn verplicht tot geheimhouding, indien de voorzitter of de commissie deze verplichting oplegt.

6Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 55, eerste lid, van de Gemeentewet of, omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde, geheimhouding zal gelden. De commissie of de raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

7Indien de commissie of de raad op grond van artikel 55, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Artikel 6 Quorum

1De commissie vergadert niet, indien niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende (plv.) leden tegenwoordig is.

2Indien het vereiste aantal leden niet is opgekomen, wordt door de voorzitter zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd waarin, ongeacht het aantal opgekomen leden, in ieder geval de agendapunten van de onder eerste lid bedoelde vergadering worden behandeld.

3De burgemeester of de betrokken wethouder is bij de vergadering aanwezig en neemt deel aan de beraadslaging. De gemeentesecretaris is – zo nodig – eveneens aanwezig. De burgemeester, de wethouder of de gemeentesecretaris kan zich daarbij laten ondersteunen.

Artikel 7 Voorbereiding advies en overleg

1De commissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met (een lid van) het college of de burgemeester over die onderwerpen die tot het werkterrein van de commissies behoren. Daartoe brengen zij gevraagd of ongevraagd advies uit aan de raad.

2Een lid dat een rechtstreeks of middellijk persoonlijk belang heeft bij een zaak of waarbij hij als gemachtigde is betrokken, onthoudt zich bij de beraadslaging en totstandkoming van een advies van een openbare mening daarover.

3Zo nodig kan een advies van een commissie tot stand komen, zonder in vergadering bijeen te komen, door middel van telefonisch, schriftelijk of op een andere wijze gepleegd overleg.

4Het bepaalde in artikel 6, eerste lid en het bepaalde in het vorige lid van dit artikel zijn daarbij op analoge wijze van toepassing. Indien ten minste één lid bezwaar maakt tegen deze vorm van totstandkoming van een advies, wordt de advisering verdaagd tot de eerstvolgende vergadering.

5Het advies wordt uitgebracht via het voorstel aan de raad en/of door middel van de besluitenlijst van de desbetreffende commissievergadering.

Artikel 8 Spreekrecht

1De voorzitter stelt toehoorders in de gelegenheid om hetzij onmiddellijk voorafgaande aan de eerste termijn van de beraadslaging, hetzij voorafgaande aan de besluitvorming over een aan de orde zijnd agendapunt vragen te stellen, opmerkingen te maken of mee te praten. De voorzitter kan hiervoor een tijdslimiet instellen.

2Toehoorders, die van de onder lid 1 bedoelde mogelijkheid gebruik wensen te maken, dienen dit voor de aanvang van de vergadering aan de voorzitter kenbaar te maken.

3De voorzitter stelt toehoorders desgewenst in de gelegenheid om bij het begin van een vergadering over een niet aan de orde zijnde onderwerp, gedurende een tijdsduur van maximaal vijf minuten per inspreker, opmerkingen te maken. Artikel 8, lid 2 is van toepassing.

4De voorzitter kan een toehoorder de gelegenheid geven om kort te reageren op een opmerking of vraag vanuit de commissie.

5Het woord kan niet gevoerd worden over:

a.een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

b.benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c.een gedraging, waarover een klacht ex. Artikel 9:1 van de Algemene wet bestuurrecht kan of kon worden ingediend.

Artikel 9 Deelname aan de beraadslaging door anderen

1De commissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter, de burgemeester of een wethouder of een lid van de commissie genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 10 Ordehandhaving, voorzitter

1De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2Hij is bevoegd toehoorders die de orde verstoren te gelasten de vergaderruimte te verlaten.

3Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, dan wordt hij door de voorzitter tot orde geroepen. Indien het betrokken lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

4Hij kan de commissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedrag de geregelde gang van zaken nadelig beïnvloedt de verdere aanwezigheid in de vergadering met onmiddellijke ingang te ontzeggen. Bij herhaling kan deze maatregel zich tot maximaal drie vergaderingen uitstrekken.

5De voorzitter fungeert als technisch voorzitter en concludeert na de beraadslaging over een onderwerp of dit als hamerstuk danwel als debatstuk naar de raad kan worden doorgezonden.

Artikel 11 Aanstelling

De griffier wijst in overleg met de gemeentesecretaris een secretaris en zo nodig een plaatsvervangend secretaris van de commissie aan.

Artikel 12 Verslaglegging

1Commissievergaderingen worden live op internet uitgezonden en het audioverslag wordt daags na de vergadering op de website van de gemeente beschikbaar gesteld.

2De secretaris zorgt dat van zowel openbare vergaderingen als besloten vergaderingen besluitenlijsten worden gemaakt. De besluitenlijsten worden, met inachtneming van het gestelde in artikel 5, vierde lid, aan de leden van de raad, het college van burgemeester en wethouders, alsmede aan de personen als bedoeld in de artikelen 6 en 13, voor zover deze personen de desbetreffende vergadering hebben bijgewoond, toegezonden. In de eerstvolgende vergadering worden de besluitenlijsten door de commissie vastgesteld, waarna ze worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

3De besluitenlijst bevat:

a.de namen van de leden die aanwezig waren en de namen van de leden die afwezig waren en voorts de namen van de personen als bedoeld in de artikelen 6, derde lid en 13;

b.het advies van de commissie;

c.zo nodig een korte toelichting, toezeggingen en afspraken, alsmede een uitdrukkelijk onder de aandacht gebrachte suggestie over het aan de orde zijnde onderwerp.

4.Wanneer de besluitenlijst aanleiding geeft tot wijzigingen, raadpleegt de voorzitter de aanwezige leden van de commissie. Indien de gegrondheid ervan wordt erkend, wordt de verlangende wijziging aangebracht door deze op te nemen in de eerstvolgende besluitenlijst.

Artikel 13 Bijstand adviseurs

Wanneer de voorzitter en/of de meerderheid van de leden van de commissie dit noodzakelijk achten, kan de commissie zich laten bijstaan door zowel interne als externe adviseurs. Indien dit kosten met zich meebrengt is voorafgaande machtiging van het college van burgemeester en wethouders nodig.

Artikel 14 Geschillen omtrent uitleg en toepassing

Bij geschillen omtrent uitleg en toepassing van deze verordening beslist de raad op voorstel van de voorzitter van de commissie.

Artikel 15 Aanhaling en inwerkingtreding

1Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het reglement door de raad is vastgesteld.

2Op dat tijdstip vervalt het reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies van de gemeente Renswoude, vastgesteld bij raadsbesluit van 20 mei 2014.

3Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissies van Renswoude 2016.