Participatie bij ruimtelijke initiatieven Gemeente Renkum

In onderstaand schema staan de verschillende participatieniveaus (participatieladder) en voorbeelden van instrumenten.

Bewoners, ondernemers, etc.

De gemeente/ initiatiefnemer

Voorbeeld van instrumenten*

Zelf organiseren

Organiseren en voeren zelf projecten uit

Doet niets, ondersteunt of faciliteert, in overleg en al naar gelang mogelijkheden en behoeften van alle betrokkenen

Burgerinitiatief

Meebeslissen

Zijn medeverantwoordelijk voor de beslissingen

Laat (deel) beslissingen over aan bewoners, binnen vooraf door de gemeente gestelde kaders.

Wijk- of dorpsbudget, referendum, enquête, online workshop, consensus conferentie, scenariomethode

Coproductie

Werken intensief met de gemeente mee aan plannen of beleid

Bepaalt de kaders en werkt vervolgens intensief met bewoners samen. Besluitvorming over gemeentelijke inzet van middelen en bevoegdheden is voorbehouden aan het gemeentebestuur

Werkateliers, (online) workshop, expertisepanel, adviesraad, dorps- en wijkraad, scenariomethode, experts invliegen, werkgroepen, excursies, presentaties

Adviseren

Genereren ideeën en oplossingen voor een goed advies binnen een beleidsthema

Vraagt op door gemeente afgebakende thema’s advies aan bewoners. Weegt adviezen van alle belanghebbenden en maakt afwegingskaders inzichtelijk. Besluitvorming is voorbehouden aan gemeentebestuur.

Klankbordgroep

Ronde tafelgesprekken

Crowdsourcing, burgerforum, adviesraad. Bewonerspanel, café, inspraakbijeenkomst, (online) workshop, enquête, dorps- en wijkraad, burgerjury

Raadplegen

Geven hun mening of kennis over een beleidsonderwerp

Vraagt de mening van bewoners over een onderwerp, bijvoorbeeld de keuze tussen twee oplossingen. Besluitvorming is voorbehouden aan het gemeentebestuur. Het bestuur houdt daarbij rekening met de ingebrachte meningen.

Bewonerspanel, expertgroep adviesraad, videozuil, focusgroep, café, versnellingskamers,

crowdsourcing, mindmapping, bewonerspanel, informatiebijeenkomst, inspraakbijeenkomst, schouw

Informeren

Nader kennis van de informatie

Informeert bewoners over proces en inhoud van haar plannen

Inloopbijeenkomst

Huis aan huisblad

Digitaal platform

* voorbeelden als een ‘dorpsbudget’ of ‘referendum’ zijn raadsbevoegdheden.

Bijlage 2: Model stakeholders- en omgevingsanalyse

Om een goed beeld te krijgen van alle betrokkenen (actoren) en hun rollen, belangen en betrokkenheid is het raadzaam onderstaand schema in te vullen. Acties en participatievormen moeten aansluiten bij de actor, rol, belang en betrokkenheid.

Rol

•Beslissers: actoren die beslissingen nemen over het beleid, kunnen de stekker uit het beleid/het project trekken.

•Beïnvloeders: actoren die invloed uitoefenen (formeel of informeel) op het beleid (kan negatief en positief zijn).

•Uitvoerder/toeleverancier: actoren die een rol spelen bij de uitvoering van het beleid of kennis kunnen leveren (helpen het beleid/project te realiseren).

•Gebruikers: actoren die de gevolgen ervaren van het project/de gebruikers van het beleid.

Betrokkenheid

•Meebepalers: hakken uiteindelijk de knopen door voor het beleid.

•Meewerkers: actoren die daadwerkelijk mee zullen werken aan (de uitvoering van) het beleid.

•Meedenkers: actoren waar de beleidsmaker/het beleidsteam bepaalde inhoudelijke inbreng van willen hebben.

•Meeweters: hebben geen actieve rol bij het beleid, maar moeten wel op de hoogte gehouden worden.

Actor

Rol

Belang (hoog / matig / laag)

Betrokkenheid

Bijlage 3: Afwegingskader participatie bij ruimtelijke initiatieven

Bijlage 4: Participatiechecklist

Beïnvloeding, participatiedoel en stakeholders

•Is er voldoende budget, capaciteit en tijd voor een participatietraject?

•Is er ruimte voor belanghebbenden om invloed uit te oefenen?

•Is er ruimte om het plan aan te passen op basis van de input van de belanghebbenden?

•Past het gekozen participatieniveau bij de impact die het project gaat hebben?

•Draagt het gekozen participatieniveau bij aan het doel van het participatieproces?

•Past de geformuleerde vraag bij het bepaalde beïnvloedingsniveau? (zie bijlage 3)

•Gaan de gestelde kaders de input opleveren waar je naar vraagt?

•Kan alle input die binnen deze kaders vallen, in theorie, meegenomen worden?

•Wie neem je mee als potentiële deelnemers?

•Is er een omgevings- en stakeholdersanalyse gemaakt zodat rollen, invloed en betrokkenheid inzichtelijk zijn? (zie bijlage 2)

•Past het geplande participatietraject bij het participatiedoel?

•Gaat het bevoegd gezag akkoord met het participatietraject?

Werkvormen en resultaten verankeren

•Past/Passen de werkvorm(en) bij de gekozen beïnvloedingsruimte?

•Past/Passen de werkvorm(en) bij de procesfase?

•Past/Passen de werkvorm(en) binnen het gestelde budget en tijdsplan?

•Past/Passen de werkvorm(en) bij de deelnemers?

•Past/Passen de werkvorm(en) bij het gestelde participatiedoel?

•Kies je voor online of fysieke bijeenkomsten en waarom?

•Zijn de deelnemers op een passende manier uitgenodigd?

•Zijn wethouder(s) en eventueel raadsleden ook uitgenodigd?

•Vindt er tussentijdse terugkoppeling plaats met de deelnemers?

•Optioneel: wordt er tussentijds geëvalueerd?

•Zijn de resultaten verankerd in een verslag die wordt toegevoegd aan de stukken die ter besluitvorming worden voorgelegd aan de Raad?

Informatiedeling

Is er een overzicht met alle informatie die deelnemers moeten ontvangen m.b.t.:

•het besluitvormingsproces van de gemeente?

•vakinhoudelijke kennis?

•praktische informatie?

•de rolverdeling?

•participatie in de gemeente Renkum?

•situatieschets/ beïnvloedingsruimte/ kaders?

Evalueren

•Is het participatieplan en -traject geëvalueerd?

•Gaan de leerpunten in de toekomst meegenomen worden?

Bijlage 5: Evaluatiechecklist

Beleid

Er is een participatieplan en participatieverslag geschreven met daarin besproken:

•Situatie

•Doel participatie

•Beïnvloedingsruimte

•Participatievraag

•Kaders

•Doelgroep

•Werkvorm

•Uitnodiging deelnemers

•Uitvoering participatie

•Er is voldaan aan het doel van de participatie.

•De gestelde vraag aan de participanten is beantwoord.

•Er is een participatieverslag geschreven met daarin besproken:

•Het gekozen beïnvloedingsniveau, de motivatie erachter en de opgestelde kaders

•De belanghebbenden die wel/niet betrokken zijn en waarom

•De omschrijving van het doorlopen participatietraject (inclusief het uitnodigen)

•De eventuele afwijkingen van het originele participatieplan en uitleg waarom

•Bijlage: het vooraf vastgestelde participatieplan

•De uitwerking van de opgehaalde input

•De uitwerking van wat er met deze input gedaan is

•De motivering achter de manier waarop de input verwerkt is

Spelregels

•Was er spraken van een open houding?

•Van de deelnemers?

•Van de ambtelijke organisatie?

•Van het college?

•(Van de raadsleden?)

•Was de initiatiefnemer oprecht geïnteresseerd in de uitkomst?

•Zijn de deelnemers zo vroeg mogelijk betrokken?

•Is er een diverse en representatieve groep belanghebbenden betrokken geweest?

•Zijn onderstaande punten vooraf met de participanten besproken?

•Vastgestelde kaders

•Beïnvloedingsruimte

•Rolverdeling

•Verloop en planning traject

•Uitleg van besluitvormingsproces

•Hebben deelnemers alle benodigde informatie ontvangen?

•Is er regelmatig een terugkoppeling gegeven?

•Is de uitkomst verwerkt zoals afgesproken?

•Zijn de uitkomsten van het traject teruggekoppeld aan de deelnemers?

•Zijn afwijkingen van de uitkomst van het traject gemotiveerd?

•Wordt het traject geëvalueerd?

Vragen aan deelnemers – korte evaluatie (participatievorm):

•Tip

•Top

•Eventuele opmerking

Vragen aan deelnemers – korte evaluatie (traject):

•Ik voel mij gehoord door de initiatiefnemer.

•Er is daadwerkelijk rekening gehouden met mijn input.

•Ik werd inhoudelijk goed geïnformeerd.

•Ik ervaarde het participatietraject als transparant.

•Ik ervaarde het participatietraject als inclusief.

•Eventuele opmerking

Vragen aan deelnemers – uitgebreide evaluatie:

•Ik voel mij gehoord door de initiatiefnemer.

•Ik ervaarde het participatietraject als transparant.

•Ik ervaarde het participatietraject als inclusief.

•De initiatiefnemer stelde zich open op.

•De initiatiefnemer was oprecht geïnteresseerd in mijn mening en ideeën.

•Inwoners werden op tijd betrokken in dit proces.

•Ik ben op de hoogte gesteld van:

•De vastgestelde kaders

•Onze beïnvloedingsruimte

•De rolverdeling

•Het verloop en de planning van het traject

•Hoe het besluitvormingsproces werkt

•Ik was goed genoeg geïnformeerd om deel te kunnen nemen.

•Ik heb vaak genoeg terugkoppeling gekregen van de stand van zaken.

•Ik ben op de hoogte gebracht van de uitkomsten van het traject.

•De uitkomsten van het traject is naar behoren verwerkt, zelfs als ik het niet eens ben met het resultaat.

•Ik snap waarom bepaalde uitkomsten wel/niet meegenomen zijn in het uiteindelijke resultaat.

•Eventuele opmerking