Handboek vervanging Gemeente Reimerswaal 2026

2.2.1 Artikel 2

Dit artikel bepaalt dat bij een besluit om vervanging van archiefbescheiden rekening wordt gehouden met:

•de taak van het overheidsorgaan;

•de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

•de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en;

•het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

2.2.2 Artikel 6

De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in bovenstaande melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.

Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld over, van, voor de vervanging, bedoeld in bovenstaande.

Deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en hebben formeel gezien alleen betrekking op de van vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook voor vernietig in aanmerking komende archiefbescheiden.

2.2.3 Artikel 8

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde of vervangen archiefbescheiden bevat en ook aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging of vervanging is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, als zij niet waren vernietigd of vervangen.

2.3.1 Artikel 17

De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:

•de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

•wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;

•de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;

•de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten;

•de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

2.3.2 Artikel 19

•de zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.

•de zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

2.3.3 Artikel 26b

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

•de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

•de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

•voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

•de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

•de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

•het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

•de kwaliteitsprocedures.

5.2.1 Leesbaarheid

Wanneer een document van dusdanige kwaliteit is (met lichte pen handgeschreven document), dat na het scannen de tekst niet tot nauwelijks leesbaar is, zal de volgende procedure worden gehanteerd:

•van het originele exemplaar wordt een kopie gemaakt op de multifunctionals, waarbij de intensiteit van het document donkerder wordt ingesteld;

•dit donker gekopieerde document wordt gescand en in JOIN geregistreerd;

•het gekopieerde document wordt, nadat de scan is gecontroleerd en goedgekeurd, vernietigd. Het origineel blijft het document met de lage kwaliteit.

5.2.2 Verschillende papierformaten in één rapport

Wanneer er een document analoog binnenkomt en dit niet digitaal opvraagbaar is, zal het in zijn totaliteit gescand moeten worden. Wanneer bij het scan-gereed maken van het rapport blijkt dat de papierformaten niet scanbaar zijn in de reguliere scanapparatuur, wordt het complete rapport gescand op de plotter. De plotter is de scanner waar ook de A0 tekeningen gescand worden.

5.2.3 Uitgaande en intern opgemaakte documenten

Alle uitgaande en intern opgemaakte documenten die bij de administratie en/of Informatiebeheer worden aangeboden, worden gescand en geregistreerd. Dit zijn documenten die, na de digitale creatie, uitgeprint zijn en voorzien zijn van een analoge handtekening.

5.3.1 Gegevensverlies - vormverandering

Wanneer een gescande pagina geen toegevoegde waarde heeft, wordt deze verwijderd om zo de leesbaarheid van de documenten efficiënt te houden. Enkele voorbeelden:

•lege pagina; wanneer een document bestaat uit een beschreven pagina en een compleet lege achterzijde, wordt deze lege achterzijde automatisch aangeduid om te verwijderden. Deze lege pagina bevat geen informatie;

•pagina nummering; wanneer het een lege pagina betreft, echter is er wel een paginanummering van toepassing, dan wordt de lege pagina niet verwijderd;

•bedrukte achterkanten van briefpapier. Er zijn organisaties die op de achterzijde van hun briefpapier vaste bedrukkingen hebben. Deze achterzijde wordt, bij een document bestaande uit meerdere pagina's, enkel van het eerste exemplaar niet verwijderd, maar van de overige pagina's wel verwijderd. Het betreft hier brieven van o.a. advocaten, waarbij op de achterzijde hun kantoren met adresgegevens staan vermeld.

5.3.2 Bijzondere documenten scannen

Dit betreffen:

•te ondertekenen contracten;

•aktes afkomstig van notarissen;

•aktes voor burgerzaken (zoals trouw-, geboorteaktes). Door de gemeente opgemaakte aktes (gemeentelijke aktes) moeten bij wet worden bewaard in originele vorm.

5.3.3 Kwaliteitscontrole

Na het scannen wordt door de medewerker Informatiebeheer een kwaliteitscontrole gedaan alvorens er wordt geregistreerd. Daarbij kunnen de volgende correctietechnieken worden uitgevoerd:

•er is een pagina "omgekeerd" gescand, deze kan via de functionaliteit roteren weer recht gezet worden;

•er is een pagina zonder tekst niet als dusdanig herkend. Deze wordt handmatig verwijderd.

5.4.1 Ontvangen Documenten

De ontvangen papieren documenten worden gedigitaliseerd en deze documenten zijn qua inhoud en structuur exacte kopieën van het origineel.

5.4.2 Intern opgemaakte documenten

Intern opgemaakte documenten die na creatie uitgeprint zijn, worden nadat het document is voorzien van een analoge handtekening, gescand op dezelfde wijze als de ontvangen documenten. Aan deze documentregistratie in JOIN wordt een nieuw bestand (in PDF) toegevoegd. Vervolgens wordt het document verstuurd via PostNL.

Met PostNL is een overeenkomst in 2022 gesloten m.b.t. het ophalen en afleveren van de aan de gemeente gestuurde post. Dagelijks wordt de post tussen 8.00 uur en 8.30 uur gebracht. Uitgaande post wordt 3 x per week (dins-, donder- en vrijdag) tussen 14.00 uur en 15.00 uur opgehaald.

7.4.1 Veranderprocedure

Het formele beheer van het handboek en daarmee het initiatief tot wijziging/aanvulling van het handboek ligt bij het afdelingshoofd van de primair verantwoordelijk afdeling Dienstverlening. In het beheer van het handboek ligt ook de verantwoordelijkheid besloten om bij eventuele aanvullingen en/of wijzigingen de organisatie hierover te informeren en op het belang van de kwaliteit en duurzaamheid van het digitaal documentenbeheer te wijzen.

Jaarlijks wordt dit handboek door Informatiebeheer doorlopen om te controleren of er nog op dezelfde wijze als vastgelegd gewerkt wordt. Alle procedurele wijzigingen, zoals genoemd in 5.8, worden gewijzigd in het handboek. Na de wijzigingen moet het handboek opnieuw worden vastgesteld door het college van B&W en moet het worden gepubliceerd. Het eerder gepubliceerde vastgestelde handboek moet dan worden ingetrokken.