Instructie voor de griffier van de gemeente Raalte 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze instructie verstaat onder:

a.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte;

b.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

c.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;

d.agendacommissie: de door de raad ingestelde commissie ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad en de door de raad ingestelde commissies.

e.werkgeverscommissie: de door de raad ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffier werkzame medewerkers is gedelegeerd.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de raad, de door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is ten aanzien van de raad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

4De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de raad en raadscommissies.

6De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de raad.

8De griffier is vertrouwenspersoon en klankbord voor de raads- en commissieleden.

Artikel 3 Agendering en bestuurlijke besluitvorming

1De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

2De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

3De griffier adviseert de agendacommissie over de vraag of aangeboden voorstellen geagendeerd kunnen worden en de wijze van behandelen en let daarbij op de volgende elementen:

•de naleving van het format voor raadsvoorstellen en -besluiten;

•de volledigheid van het voorstel en de argumentatie;

•de taken, rollen en bevoegdheden van de raad;

•het voldoen aan wet- en regelgeving;

•de relatie met eerder genomen raadsbesluiten.

4De griffier ziet toe op de naleving van besluitvormingsprocedures uit wet- en regelgeving en de naleving van het Reglement van orde van de raad.

5De griffier ziet toe op de tijdigheid van informatieverstrekking door het college.

6De griffier ziet toe op de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, het nakomen van afspraken en toezeggingen en de tijdige beantwoording van (schriftelijke) vragen door het college.

7De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

8De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

9De griffier is verantwoordelijk voor goede en tijdige (digitale) verslaglegging van vergaderingen van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

Artikel 4 Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

3De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

5De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6De griffier vertegenwoordigt de raad in in- en externe overlegsituaties.

7De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de raad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 Hoeder van de lokale democratie

1De griffier draagt actief bij aan:

a.de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

b.het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

c.(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

d.inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2De griffier ondersteunt de raad en de voorzitter van de raad in het bevorderen van integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en de medewerkers van de griffie.

3De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 6 Leidinggeven en management

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

2De griffier geeft functioneel leidingen aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

4De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

5De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

6De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

7De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

8De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

9De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de raad en raadscommissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 8 Verhindering

Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is diens ambt te vervullen, anders dan regulier verlof, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

Artikel 9 Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie.

2De Instructie voor de griffier van de gemeente Raalte, vastgesteld op 27 september 2012 vervalt.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking.

4Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Raalte 2025’.