Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Putten,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 mei 2019 nr. 1053201 en gewijzigd bij besluit van burgemeester en wethouders van 17 september 2019 nr. 1075770 (bijlage 1) (1e wijziging) en 2 maart 2021 nr. 1258458 (bijlage 1) (2e wijziging);
gelet op de Wet Basisregistratie Personen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en op de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Putten 2014;
besluit:
vast te stellen het Privacyreglement Basisregistratie Personen Putten 2019.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit reglement verstaat onder:
a.BRP:
de basisregistratie personen;
b.de wet:
de Wet Basisregistratie personen (BRP);
c.besluit:
het Besluit basisregistratie personen;
d.de basisregistratie:
de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet;
e.verordening:
de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Putten 2014;
f.een bestuursorgaan:
bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;
g.overheidsorgaan:
een orgaan van een rechtspersoon die krachtens het publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;
h.een orgaan van de gemeente:
een overheidsorgaan, waar het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Putten de verantwoording voor draagt;
i.beheerder:
de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;
j.een derde:
elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed;
k.de ingeschrevene:
degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen;
l.de ingezetene:
de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Putten;
m.de persoonslijst:
het geheel van gegevens, bedoeld in artikel 2.7, eerste lid en artikel 2.69, eerste lid van de wet, over één persoon in de basisregistratie;
n.een authentiek gegeven:
een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt (als zodanig aangeduid in bijlage 1 van het Besluit BRP);
o.terugmelding:
de verplichte melding van bestuursorganen aan de beheerder van de BRP bij gerede twijfel aan de juistheid van de in de BRP opgenomen authentieke gegevens;
p.CMG/CML:
staat voor Basis Registratie Systeem Civision Makelaar Gegevens en verzorgt zowel de fysieke opslag van onder andere BRP-gegevens als de distributie van deze gegevens aan gebruikersapplicaties van bestuursorganen;
q.gebruikersprofiel:
een afgeschermd gedeelte van de BRP applicatie, gebaseerd op de specifieke taak/functie van de betreffende medewerker;
r.autorisatieprofiel:
specifieke toekenning van een bepaalde set BRP-gegevens aan gebruikers, noodzakelijk voor het uitvoeren van een publiekrechtelijke taak, of een door het gemeentebestuur opgedragen taak, met een publiekrechtelijk karakter.
Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen
1De beheerder van de gemeentelijke basisregistratie is de manager van de afdeling of diens vervanger.
2De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan de:
a.(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
b.(rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie;
c.verstrekkingen, zoals bedoeld in de artikelen 6, 7 en 8.
Artikel 3 Verplicht gebruik authentiek gegeven en terugmeldplicht
1Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan bestuursorganen, die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat zij aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.
2Een bestuursorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder.
Hoofdstuk 2 Verstrekkingen aan organen van de gemeente
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 1, lid 2 onder a van de verordening BRP kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt. Aan CMG/CML worden gegevens verstrekt ten behoeve organen van de gemeente, genoemd in bijlage 1, voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens.
Aan CMG/CML worden gegevens verstrekt ten behoeve van de bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht, genoemd in bijlage 1, voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens.
Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen
Op grond van artikel 1, lid 2 onder b van de verordening BRP hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie:
a.de beheerder;
b.de in bijlage 2 genoemde medewerkers, door de beheerder aangewezen, voor de daarbij aangegeven taken en de daarbij vermelde gegevens;
c.de in bijlage 2 genoemde organen van de gemeente, door de beheerder aangewezen, voor de daarbij aangegeven taken en de daarbij vermelde autorisatieprofielen.
Artikel 6 Periodieke verstrekkingen
Op grond van artikel 1, lid 2, onder c van de verordening BRP, kunnen gegevens uit de basisregistratie periodiek worden verstrekt. Aan de in bijlage 3 genoemde organen van de gemeente worden gegevens verstrekt voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens.
Artikel 7 Telefonische verstrekking
Op grond van artikel 1, lid 2, onder d van de verordening BRP kunnen aan overheidsorganen en derden, als bedoeld in artikel 3.5 en 3.6 van de wet, telefonisch en slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen worden verstrekt.
Hoofdstuk 3 Verstrekkingen aan derden
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Op grond van artikel 2 van de verordening BRP kunnen aan de in Bijlage 4 aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Ook mogen persoonsgegevens worden verstrekt nadat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
Artikel 9 Privacy bescherming van de BRP gegevens
1De verkregen gegevens uit de basisregistratie mogen uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
2De richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging, bescherming en gebruik van deze gegevens moeten opgevolgd worden.
Artikel 10 Beveiliging
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Beveiligingsplan basisregistratie personen.
Artikel 11 Slotbepalingen
1Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement Basisregistratie Personen Putten 2019.
2Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Putten, 2 maart 2021
Bijlage 1
BIJLAGE 1
Verbandenmet andere gemeentelijke registraties
De basisregistratie personen van de gemeente Putten is gekoppeld aan het Basisregistratie Systeem Civision Makelaar Gegevens (CMG)
De volgende organisatieonderdelen van de gemeente hebben toegang tot de basisadministratie via CMG:
Organisatieonderdeel
Wettelijk kader/taak
Gegevensset
Afdeling Dienstverlening
Gemeentelijke belastingen en heffingen
Wet waardering onroerende zaken
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Huwelijksgegevens
Gegevens overlijden
Inschrijvingsgegevens
Adresgegevens
Kindgegevens
Afdeling Dienstverlening
Begraafplaatsadministratie
Verzoeken website middels Digid
Persoonsgegevens
Huwelijksgegevens
Kindgegevens
Inschrijvingsgegevens
Adresgegevens
Afdeling Dienstverlening
Publiekrechtelijke taken
Persoonsgegevens
Geslachtsnaam partner
Adresgegevens
Afdeling Samenleving
WMO
WWB
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Huwelijksgegevens
Inschrijvingsgegevens
Adresgegevens
Kindgegevens
Gegevens overlijden
Afdeling Samenleving
Uitvoering Jeugdwet
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Gegevens gezag
Huwelijksgegevens
Kindgegevens
Adresgegevens
Gegevens overlijden
Afdeling Samenleving
Uitvoering van de wet op het primair onderwijs
Persoonsgegevens met A-nummer
Oudergegevens
Gegevens nationaliteit
Gegevens gezag
Huwelijksgegevens
Adresgegevens
Indicatie geheim
Gegevens overlijden
Gegevens verblijfstitel
Afdeling Ruimte
Registreren vergunningen voor Bouwen en Milieu
Werkzaamheden i.v.m. handhavingszaken
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Gegevens overlijden
Adresgegevens
Bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht
(Domein Sociaal)
Uitvoering taken met betrekking tot Leerplicht
Persoonsgegevens met A-nummer
Oudergegevens
Gegevens nationaliteit
Gegevens gezag
Huwelijksgegevens
Adresgegevens
Indicatie geheim
Gegevens overlijden
Gegevens verblijfstitel
De verantwoordelijke (=het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle genoemde organen hebben alleen toegang tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de aan hen opgedragen taak.
Bijlage 2
Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen hebben toegang tot de gegevens in de basisadministratie.
De toegang wordt als volgt geregeld:
Door inzage/raadpleging via Basis Registratie Systeem Civision Makelaar Gegevens (CMG/CML)
of:
Rechtstreekse inzage/raadpleging door het softwarepakket Cipers/GidaB
Organisatieonderdeel
Wettelijk kader/taak
Gegevensset
Alle afdelingen voor zover nodig voor de taken genoemd in de naast liggende kolom
Gemeentelijke belastingen
Afvalstoffenheffing
WOZ
Gemeentelijke opsporingsambtenaren BOA
Uitkeringen werk en bijstand
Winkeltijden
Drank- en horecabedrijf
Kansspelen
Huisvesting
Omgevingsvergunning
(WABO)
Algemene plaatselijke verordening (APV)
WMO
Gehandicaptenparkeerkaart
Bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen
Grafrechten
Rampenbestrijding
Gevonden voorwerpen
Volmacht verlening Kieswet
Toestemming reisdocument
Naturalisatie
Sociale werkvoorziening
Dispensatie niet openbare archiefstukken
Actueel houden documentair informatiesysteem
Naamswijziging
Pensioenen raadsleden en wethouders
Wachtgelden
Gemeentepersoneel
BRP
Burgerlijke Stand
Burgerservicenummer en verder alle gegevens die relevant zijn voor de uitvoering van de desbetreffende taak.
Bewaking daarvan vindt plaats door toekenning van een autorisatie op voor de taak toegestaan niveau
De navolgende organisatieonderdelen hebben toegang tot de basisregistratie personen voor uitsluitend de binnengemeentelijke personen:
Organisatieonderdeel
Wettelijk kader/taak
Gegevensset
Afdeling Dienstverlening, cluster Burgerzaken via Cipers/GIDAB
Wet justitiële documentatie
Paspoortwet
Wegenverkeerswet
Wet op de Lijkbezorging
Begraafplaatsadministratie
Alle gegevens van de persoonslijst en verwijsgegevens
Afdeling Staf via CMG
Bijhouden personeelsadministratie
Gegevens voor huwelijksjubilea
Persoonsgegevens
Huwelijksgegevens
Adresgegevens
Afdeling Samenleving via CMG
Wet Inburgering
Persoonsgegevens
Huwelijksgegevens
Verwijsgegevens
Gezinssamenstelling
Verblijfstitelgegevens
Kindgegevens
Nationaliteitsgegevens
Oudergegevens
Adresgegevens
Afdeling Ruimte via CMG
Handhavingsprocedures
Bouwvergunningsprocedures
Bezwaarprocedures
Opmaken contracten grondaankoop
Persoonsgegevens
Huwelijksgegevens
Verwijsgegevens
Adresgegevens
Afdeling Dienstverlening via CMG
Debiteuren en crediteuren administratie
Persoonsgegevens
Verwijsgegevens
Adresgegevens
Afdeling Dienstverlening via CMG
Actueel houden documentair informatiesysteem
Persoonsgegevens
Huwelijksgegevens
Gezinssamenstelling
Adresgegevens
De verantwoordelijke (=het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Bijlage 3
Periodieke verstrekkingen
Aan de volgende organisatieonderdelen van de gemeente worden systematisch gegevens verstrekt.
Organisatieonderdeel
Waarvoor
Gegevensset
Burgemeester
Voor het uitoefenen van zijn taak
Persoonsgegevens
Overlijdensgegevens
Huwelijksgegevens
Afdeling Samenleving
Uitvoering WMO
Persoonsgegevens bij overlijden
Afdeling Dienstverlening
Uitvoering van heffingen en deurwaarderstaken
Persoonsgegevens bij:
Geboorten
Binnenverhuizingen
Vestigingen
Overlijden
Emigratie
Vertrek
Afdeling Ruimte
Uitoefenen taak als begraafplaatsbeheerder
Persoonsgegevens bij:
Overlijden
Bijlage 4
Lijst van derden waaraan gegevens worden verstrekt op basis van artikel 3.9 Wet BRP
Verstrekken aan wie
Waarvoor
Welke gegevens
Begraafplaatsen (niet gemeentelijke), crematoria
Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren
Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP
Instellingen/organisaties ten behoeve van:
Algemene en Geestelijke Gezondheidszorg
Bevorderen lezen/bestrijden analfabetisme
Gehandicaptenzorg
Jeugdwelzijnswerk
Kinderopvang
Maatschappelijke dienstverlening
Onderwijs
Ouderenzorg
Reclassering
Verslaafdenzorg
Werkvoorziening
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken
Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP
Culturele organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken
Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP
Gezinsleden
Inschrijving op adres
Naam ingeschrevenen op adres
Pensioenfondsen
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken
Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP
Woningstichting Putten
Voor de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing
Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP
Mutatiegegevens (maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP) worden verstrekt aan:
Wie
Waarvoor
Welke gegevens
Stichting Welzijn Putten
Welzijnswerk onder inwoners van Putten van 75 jaar en ouder
Mutatiegegevens van overlijden, vestiging, binnenverhuizing, vertrek en emigratie
Ziekenhuis St. Jansdal en Meander Ziekenhuis
Voor de bijhouding van patiëntengegevens
Mutatiegegevens van overlijden
Verstrekking vindt alleen plaats voor zover dat noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.