Organisatieregeling Gemeente Putten 2023

Artikel 1: Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

a.afdeling:

iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de afdelingsmanager heeft;

b.onderdeel Opgaven, Programma’s & Projecten:

een organisatieonderdeel dat binnen een heldere structuur het integrale werken binnen de gemeente bevordert en de samenwerking met partners versterkt;

c.onderdeel BLNP:

het onderdeel met vier teams die voor de vier gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten beschreven taken uitvoeren en die bestaan uit medewerkers van de vier gemeenten;

d.college:

college van burgemeester en wethouders;

e.gemeentesecretaris:

de functionaris, als genoemd in de Gemeentewet (secretaris), hoofd van de ambtelijke organisatie;

f.managementteam:

een team bestaande uit de gemeentesecretaris en de drie afdelingsmanagers dat de organisatie aanstuurt;

g.afdelingsmanager:

direct leidinggevende van een van de afdelingen zoals bedoeld onder a.;

h.middelenbeheer:

het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van het:

–personeelsbeleid;

–informatiebeleid;

–organisatiebeleid;

–financiële beleid;

–automatiserings- en administratiesbeleid;

–huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat;

–investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen en tevens het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

i.juridische rechtmatigheid:

het voldoen van besluiten en beheershandelingen aan, en de vastlegging daarvan in gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving, met uitzondering van financiële rechtmatigheidsaspecten;

j.financiële rechtmatigheid:

het voldoen aan wet- en regelgeving van handelingen met directe financiële consequenties, dus gekoppeld aan een geldstroom;

k.beleid:

het ontwikkelen van sectoraal beleid dat intern en extern integraal is afgestemd en dat een uitwerking is van de langetermijn(omgevings)visie van de gemeente. Dit beleid wordt, evenals de (omgevings)visie, regelmatig in een ‘plan-do-check-act-cyclus’ geactualiseerd (de beleidscyclus);

l.uitvoering:

alle vormen van uitvoering zoals publieke rechtshandelingen (bijvoorbeeld vergunningverlening, subsidieverstrekking, toekennen uitkeringen), privaatrechtelijke rechtshandelingen, feitelijke handelingen en handelingen op basis van beleidsregels die op deze uitvoering toezien.

Hoewel de regeling bij functionarissen uitgaat van de mannelijke persoonsvorm, zijn de bepalingen van overeenkomstige toepassing op vrouwelijke functionarissen.

HOOFDSTUK 1 DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2: Organisatie-eenheden

De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat, naast de gemeentesecretaris, uit de volgende onderdelen:

a.Managementteam (MT);

b.Onderdeel Opgaven, Programma’s & Projecten (OPP);

c.Afdeling Dienstverlening (DV);

d.Afdeling Ruimte (RU);

e.Afdeling Samenleving (SL);

f.Onderdeel BLNP.

Artikel 3: Managementteam

1Het MT bestaat uit vier leden, te weten de gemeentesecretaris, de afdelingsmanager Dienstverlening, de afdelingsmanager Ruimte en de afdelingsmanager Samenleving.

2Het MT stuurt de organisatie aan en is als collectief verantwoordelijk voor:

–prijs, planning, prestatie en personeel;

–opdrachtgeverschap regionale samenwerkingen;

–opdrachtgeverschap onderdeel Opgaven, Programma’s & Projecten;

–bedrijfsvoering;

–strategisch relatiebeheer;

–strategie en ontwikkeling.

3Het MT wijst uit haar midden opdrachtgevers aan voor de verschillende opgaven, programma’s, en projecten en voor de regionale samenwerkingsverbanden zoals BLNP.

4Opdrachtnemers zoals de teamhoofden BLNP, de bedrijfsleider Buitendienst en de manager OPP worden periodiek uitgenodigd voor het MT-overleg om naast het inhoudelijke contact met de opdrachtgever het MT bij te praten over de stand van zaken in het grotere geheel.

5Het MT wordt ondersteund door de managementondersteuner en de senior HRM adviseur of een vervanger vanuit HRM. Vanuit het team Bestuur & Management van de afdeling Dienstverlening wordt indien nodig secretariële ondersteuning geboden.

Artikel 4: Onderdeel Opgaven, Programma’s & Projecten

1Het onderdeel OPP wordt gevormd door de manager OPP samen met opgave- en programmaregisseurs, interne en externe projectleiders en andere medewerkers van de afdelingen voor zover zij participeren in een opgave, programma en/of project.

2De focus ligt op programmatisch en projectmatig werken, zowel binnen het onderdeel OPP als binnen de organisatie.

3De manager OPP fungeert als ambtelijk opdrachtnemer.

4Het onderdeel OPP is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–opgaven;

–programma’s;

–complexe en/of integrale projecten, waaronder grootschalige infrastructurele werken.

Artikel 5: Afdeling Dienstverlening

De teams van de afdeling Dienstverlening en hun hoofdtaken staan in dit artikel beschreven. De verordeningen die hier per team onder vallen staan in bijlage 1 bij deze regeling.

Team Basisregistraties

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het opstellen van lokale regelgeving op het volgende onderdeel:

–Belastingheffingen.

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Burgerzaken

•Basisregistratie Personen (BRP)

•Begraafplaatsadministratie

•Burgerlijke stand

•Verkiezingen

–Belastingen

•Basisregistratie Adressen & Gebouwen (BAG)

•Basisregistratie Grootschalig Topografie (BGT)

•Basisregistratie Ondergrond (BRO)

•Belastingheffingen

•Geo-informatievoorziening

•Waardering Onroerende Zaken (WOZ)

Team Bestuur & Management

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid, het opstellen van lokale regelgeving en de uitvoering en op de volgende onderdelen:

–Communicatie

–Burgerparticipatie

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Bestuurs- & Managementondersteuning

–Bestuurs- & Managementsecretariaat

–Ondersteuning bestuur, management en afdelingen

–Content op de website

–Toegankelijkheid website en formulieren

Team DIV & Control

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het opstellen van lokale regelgeving op de volgende onderdelen:

–Archief

–DIV

–Financiën

–Inkoop

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Archief

–Concerncontrol

–Contractbeheer

–Contractmanagement

–Financiële advisering (consulentschappen)

–Financiële producten budgetcyclus

–Inkoopkalender

–Inkoopsamenwerking

–Managementinfo

–Ondersteuning griffie/BBV

–Informatiemanagement en informatievoorziening

Team Serviceportaal

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Facilitaire zaken

•Bedrijfsrestaurant

•Begeleiden van o.a. huwelijken en vergaderingen

•Openen en afsluiten gemeentehuis

•Verwerken van verzoeken

–Ontvangstbalie

•Ontvangen van bezoekers

•Uitgifte van o.a. waardedocumenten

–Servicebalie

•Aanvragen van o.a. waardedocumenten

•Beheer van informatiestromen

•Inboeken van aanvragen

•Telefonie

Artikel 6: Afdeling Ruimte

De teams van de afdeling Ruimte en hun hoofdtaken staan in dit artikel beschreven. De verordeningen die hier per team onder vallen, staan in bijlage 1 bij deze regeling.

Team Beheer & Onderhoud

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het opstellen van lokale regelgeving op de volgende onderdelen:

–Gemeentelijke Gebouwen

–Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR)

–Openbare Verlichting

–Verkeer & Vervoer

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering of het faciliteren van de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Beheer basiskaarten

–Databeheer van o.a. wegen, groen, openbare verlichting, riolering

–Klimaatadaptatie

–Onderhoud, renovatie en nieuwaanleg gebouwen

–Onderhoud, renovatie en nieuwaanleg infrastructurele werken

–Onderhoud, renovatie en nieuwaanleg openbaar groen, speelvoorzieningen en begraafplaatsen

–Onderhoud, renovatie en nieuwaanleg riolering en afkoppeling regenwater

–Onderhoud, renovatie en nieuwaanleg verlichting

Team Beleid & Advies Ruimte

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid, het opstellen van lokale regelgeving en de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Afvalbeleid

–Duurzaamheid & Grootschalige Energieopwekking

–Economie & Werkgelegenheid (inclusief bedrijfscontacten)

–Klimaatadaptatie

–Milieu (lokaal en contact ODNV)

–Monumenten (inclusief regionale archeologie)

–Recreatie & Toerisme

–Ruimtelijke Ordening & Ontwikkeling

–Volkshuisvesting

Team Buitendienst

Het team Buitendienst is onderverdeeld in de subteams ‘Groen’ en ‘Grijs’. De teams zijn verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Afvalbrengstation

–Afvalinzameling

–Begraven

–Onderhoud van de openbare ruimte

–Ondersteuning bij evenementen

–Reiniging riolering, kolken, straten en pleinen

Team Juridische Zaken & Vergunningen

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid, het opstellen van lokale regelgeving en de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Advisering omtrent bouw(plannen)

–Advisering over bouwactiviteit, bestemmingsplan

–Ambtelijk contact en coördinatie ODNV en VNOG

–Handhaving bijzondere wetten

–Handhaving Omgevingsvergunningen, Wabo en Woningwet

–Handhaving recreatieterreinen

–Juridische controlling

–Kapvergunningen

–Overeenkomsten privaatrecht

–Urgentiecommissie

–Vergunningen bijzondere wetten (Evenementen, Drank- en Horecawet)

–Vergunningen Omgevingswet

–Vertegenwoordiging in rechten op het gebied van vergunningverlening en handhaving

–Wet open overheid (Woo)

Artikel 7: Afdeling Samenleving

De teams van de afdeling Samenleving en hun hoofdtaken staan in dit artikel beschreven. De verordeningen die hier per team onder vallen staan in bijlage 1 bij deze regeling.

Team Beleid & Advies Samenleving

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het opstellen van lokale regelgeving, verstrekken van subsidies en aangaan van contracten op de volgende onderdelen:

–Asiel / Ontheemden

–Bestaanszekerheid

–Cultuur

–Jeugdwet

–Kinderopvang

–Leerlingenvervoer

–Onderwijs

–Openbare gezondheid (inclusief GGD)

–Sport

–Veiligheid (inclusief VNOG en Veilig Thuis)

–Werk en Inkomen

–Wet gemeentelijke schuldhulpverlening

–Wet inburgering

–Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Team Brede Toegang

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Asiel / Ontheemden

–Bestaanszekerheid

–Jeugdwet

–Leerlingenvervoer

–Veiligheid

–Werk en Inkomen

–Wet gemeentelijke schuldhulpverlening

–Wet inburgering

–Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Team Toezicht

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering of het faciliteren van de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Crisisbeheersing

–Toezicht APV (openbare ruimte en vergunningen) en boa-taken

–Toezicht Alcoholwet, Winkeltijdenwet, Opiumwet

–Toezicht op BRP, Wet op de Lijkbezorging

–Toezicht Omgevingswet, markt en vakantieparken

–Toezicht Wmo, Jeugd, Participatiewet, Kinderopvang, Wet op het primair onderwijs, Gezondheidswet en de Leerplichtwet.

Team Uitvoering

Het team is verantwoordelijk voor het faciliteren van de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Asiel / Ontheemden

–Bestaanszekerheid

–Handhaving in het sociaal domein (inclusief kinderopvang)

–Jeugdwet

–Kinderopvang

–Leerlingenvervoer

–Werk en Inkomen

–Wet inburgering

–Wet gemeentelijke schuldhulpverlening

–Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Artikel 8: Onderdeel BLNP

De vier teams van het onderdeel BLNP bestaan uit medewerkers vanuit de taakvelden van de vier gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten. De vier teams BLNP en hun hoofdtaken staan in dit artikel beschreven. De verordeningen die hier per team met name onder vallen staan in bijlage 1 bij deze regeling.

Team Juridische Zaken

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het opstellen van lokale regelgeving op de volgende onderdelen:

–Juridische kwaliteitszorg (in samenwerking met de juridisch controller)

–Secretariaat Commissie Bezwaarschriften

Het team is verantwoordelijk voor de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Coördinatie klachtenbehandeling

–Coördinatie Wet open overheid (Woo)

–Juridische advisering

–Juridische kwaliteitszorg (in samenwerking met de juridisch controller)

–Privacy en AVG

–Secretariaat Commissie Bezwaarschriften

Team Human Resources Management

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid, het opstellen van lokale regelgeving en de uitvoering op de volgende onderdelen:

–HRM-advies

–HRM-beleid

–Personeels- en salarisadministratie

Team Financiën

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid, het opstellen van lokale regelgeving en de uitvoering op de volgende onderdelen:

–Administratie

–Financieel advies

–Financieel beleid

Team Informatie- en Communicatie Technologie

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid, het opstellen van lokale regelgeving en de uitvoering op de volgende onderdelen:

–ICT

–Informatieveiligheid

HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN, BEVOEGDHEDEN EN FUNCTIES

Artikel 9: Verhouding gemeentesecretaris tot burgemeester en wethouders

1De gemeentesecretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

2Hij adviseert het college van burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

3Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

4Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en van eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

5Hij ziet erop toe dat besluiten van het college van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd.

6Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

7Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

Artikel 10: Verhouding gemeentesecretaris tot de ambtelijke organisatie

1Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris in zijn rol als directeur het hoofd van de ambtelijke organisatie. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering berust bij de afdelingsmanagers, met inachtneming van de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

2De gemeentesecretaris legt over de aansturing van de afdelingsmanagers rechtstreeks verantwoording af aan het college.

3Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

4Hij toetst of op of over de aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken een beslissing kan worden genomen.

5Hij is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden en spreekt op basis van een volmacht namens het college met het Lokaal overleg met de vakbonden en wordt in deze overleggen ondersteund door de senior HRM-adviseur of een vervanger vanuit HRM.

Artikel 11: Afdelingsmanager

1De afdelingsmanager maakt deel uit van het managementteam (MT) en is daarin verantwoordelijk voor de collectieve MT-taken zoals genoemd in artikel 3.

2De afdelingsmanager heeft in zijn rol als opdrachtgever vanuit het MT de bevoegdheid om inhoudelijk te schakelen ten aanzien van de opdrachten en ook ten aanzien van de beschikbaar gestelde middelen en medewerkers. Voor de inzet van medewerkers is vooraf overeenstemming nodig met de afdelingsmanagers waar de medewerkers onder vallen.

3De afdelingsmanager is in zijn rol als opdrachtgever vanuit het MT verantwoordelijk voor de informatieverstrekking naar het MT.

4Hij is met het oog op zijn specifieke kwaliteiten inzetbaar binnen andere afdelingen (als onderdeel van zijn grotere MT-rol).

5Hij stuurt op de langetermijndoelen van het MT en de gehele organisatie en brengt hierin structuur aan.

6Hij is verantwoordelijk voor de componenten prijs, planning en prestatie van de dienstverlening van de eigen afdeling, alsmede de personele aspecten die toezien op degenen die binnen een afdeling werkzaam zijn. Daarmee is hij ook verantwoordelijk voor het middelen-beheer van de afdeling.

7Hij is binnen het MT verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de teams van de eigen afdeling.

8Hij geeft richting, houdt koers en fungeert als klankbord voor de teams.

9Hij legt rechtstreeks verantwoording af aan de gemeentesecretaris en volgt aanwijzingen van de gemeentesecretaris op.

10Hij pakt zijn rol in de vertaling van bestuurlijke ambities richting de ambtelijke organisatie.

11Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten.

12Hij is adviseur van het college en voert waar nodig regie op politiek gevoelige dossiers.

13Hij fungeert als boegbeeld, zowel intern als extern.

14Hij bewaakt de juridische en financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelings-plan.

15Hij heeft een rol in de crisisorganisatie.

16Hij stimuleert afdelingsoverstijgend, (boven)regionaal en integraal werken.

Artikel 12: Manager Opgaven, Programma’s & Projecten (OPP)

1De manager OPP is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de prijs, planning en prestatie die voor iedere opgave, programma en project zijn overeengekomen met de opdrachtgever vanuit het MT.

2Hij kan als ambtelijk opdrachtnemer de aansturing van een opgave, programma of project beleggen bij iemand die dit als verantwoordelijke begeleidt.

3Hij bespreekt met de opdrachtgever vanuit het MT de inhoud en de voortgang van de betreffende opgaven, programma's en projecten.

4Hij bespreekt met de opdrachtgever vanuit het MT de gewenste inzet vanuit de organisatie en externe inzet en vraagt extra capaciteit en overige middelen aan wanneer gezamenlijk vastgesteld wordt dat het programma, project of opgave niet binnen de vooraf gestelde kaders gerealiseerd kan worden.

5Hij is verantwoordelijk voor de personele aspecten ten aanzien van de externe medewerkers.

6Hij informeert en stemt af met de betrokken afdelingsmanager met betrekking tot de personele aspecten ten aanzien van de medewerkers van de afdelingen.

7Hij heeft contact met de bestuurlijk opdrachtgever over de inhoud en de voortgang van opgaven, programma’s en projecten.

Artikel 13: Teamhoofd BLNP

1De vier teamhoofden BLNP zijn als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de aansturing van de vier BLNP-teams.

2De teamhoofden BLNP vervangen elkaar bij afwezigheid.

3De teamhoofden BLNP rapporteren aan het gedelegeerd MT-lid over het jaarplan en de voortgang daarin.

4De teamhoofden BLNP rapporteren aan het gedelegeerd MT-lid over de inzet van de medewerkers in lokale en regionale werkzaamheden. Wanneer inzet bijgesteld moet worden overleggen de teamhoofden met het gedelegeerd MT-lid over de aanpassing.

Artikel 14: Bedrijfsleider Buitendienst

1De bedrijfsleider Buitendienst is verantwoordelijk voor de componenten prijs, planning en prestatie van de dienstverlening van de buitendienst, alsmede de personele aspecten die toezien op degenen die binnen de buitendienst werkzaam zijn. Daarmee is hij ook verantwoordelijk voor het middelenbeheer van de buitendienst.

2Hij is ten aanzien van deze componenten onderdeel van de MT-bespreking.

3Hij legt rechtstreeks verantwoording af aan de afdelingsmanager Ruimte en volgt aanwijzingen van de afdelingsmanager Ruimte op.

4Hij draagt zorg voor de totstandkoming van de integrale bedrijfsvoering van de buitendienst.

5Hij stuurt op de langetermijndoelen van de buitendienst en brengt hierin structuur aan.

6Hij is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de teams van de buitendienst.

7Hij geeft richting, zorgt voor overzicht en samenhang, houdt koers en fungeert als klankbord voor de teams.

8Hij vertaalt bestuurlijke ambities naar doelen en werkwijzen in de buitendienst.

9Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan de buitendienst toegewezen bestuursopdrachten.

10Hij toetst de opdrachten vanuit de eigen organisatie op uitvoerbaarheid en stemt daarover af met de interne opdrachtgevers.

11Hij formuleert doel- en taakstellingen, draagt bij aan het opstellen en uitvoeren van het afdelingsplan en hij draagt bij aan het opstellen en evalueren van het beheerplan.

12Hij analyseert situaties, verzamelt informatie en ontwikkelingen op landelijk, regionaal en lokaal gebied en anticipeert daarop.

13Hij draagt zorg voor de uitvoering van meerjarenonderhoudsprogramma’s, overeenkomstig het beleid en de begroting.

14Hij vertegenwoordigt de gemeente in overlegsituaties met derden zoals andere overheden en bedrijven om over beleidsdoelstellingen afstemming te verkrijgen.

Artikel 15: Teamcoach, teamcoördinator en uitvoerder Buitendienst

1Hij fungeert op een toegankelijke wijze als inhoudelijk aanspreekpunt voor de medewerkers die deel uitmaken van het team en zet daarbij proactief de eigen kennis en knowhow in om zo het team(lid) beter te laten functioneren.

2Hij ondersteunt de afdelingsmanager/bedrijfsleider Buitendienst bij de coördinatie en de realisatie van de planning van het team door hiervoor in het team en individueel tijdig aandacht te vragen.

3Hij signaleert en bespreekt in het team de kansen en bedreigingen met betrekking tot de inhoudelijk te verrichten werkzaamheden met het oog op de continuïteit daarvan en de mogelijkheden van evenredige werkbelasting.

4Hij is verantwoordelijk voor de begeleiding van (nieuwe) collega’s en junior medewerkers in het team, trainees en stagiaires en treedt daarbij op als mentor en coach.

5Hij heeft oog voor de onderlinge relatie tussen de collega’s binnen het team en de werkdruk en informeert de afdelingsmanager/bedrijfsleider Buitendienst zo nodig hierover.

6Hij levert een proactieve bijdrage aan de algehele samenwerking binnen het team, de interactie tussen het team en de afdelingsmanager/bedrijfsleider Buitendienst en levert een positieve bijdrage aan de sfeer binnen het team.

De teamcoach heeft daarnaast de volgende rol binnen de organisatie:

1Hij wijst de teamleden op de periodiek op te starten functionerings- en beoordelingsgesprekken en is hiervoor informant richting de afdelingsmanager.

De teamcoördinator heeft daarnaast de volgende rollen binnen de organisatie:

1Hij wijst de teamleden op de periodiek op te starten functionerings- en beoordelingsgesprekken en houdt samen met de afdelingsmanager de functionerings- en beoordelingsgesprekken.

2Hij is binnen het team verantwoordelijk voor de inzet en de kwaliteit van de geleverde prestatie op medewerkersniveau ten aanzien van de kwaliteit van het werk, tijdigheid, kosten, etc. Hierbij blijft de afdelingsmanager leidend ten aanzien van taken die tussendoor komen en ten aanzien van het functioneren van het team en de prestatie van de medewerker in het geheel over een langere periode terugkijkend (beoordeling) en vooruitkijkend (ontwikkeling).

De uitvoerder Buitendienst heeft daarnaast de volgende rol binnen de organisatie:

1Hij wijst de teamleden op de periodiek op te starten functionerings- en beoordelingsgesprekken en is hiervoor informant richting de bedrijfsleider Buitendienst.

Artikel 16. Medewerkers

De medewerker is taakvolwassen ten aanzien van de taken die uitgevoerd moeten worden. Integraal werken is hierbij de maatstaf. Dit betekent het volgende:

1Medewerkers zijn lid van een team en als team gezamenlijk verantwoordelijk voor het realiseren van het afdelingsplan.

2Integraal werken is de basis voor alle medewerkers, individueel en collectief.

3Integraal werken is de basis voor regulier werk, projectmatige werkzaamheden en opgavegericht werken, waarbij nadrukkelijk het samenspel gezocht wordt met bedrijven, instellingen en bewoners.

4Medewerkers organiseren zelf het eigen werk in de meest brede zin van het woord, waar nodig of gewenst met ondersteuning van het team (op inhoud) of de manager (prijs-planning-prestatie c.q. persoonlijke begeleiding en ontwikkeling).

5De medewerker is verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdige levering van het overeengekomen eigen werk en de daarvoor benodigde afstemming. Medewerkers zijn hierbij op inhoud het aanspreekpunt voor het geleverde werk, zowel vooraf, tijdens de uitvoering als daarna.

6De bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van de medewerkers worden hierop toegespitst.

7De medewerker draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de gemeentesecretaris voor het college worden voorbereid op:

–de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

–de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;

–de bestuurlijk-juridische en politiek vastgestelde kaders.

8Inzet van medewerkers vindt plaats op basis van het afdelingsplan, inclusief de daarin opgenomen reguliere werkzaamheden, opgaven, programma’s, projecten en toeleveringen.

De medewerkers die in dienst zijn van de gemeente Putten en in het onderdeel BLNP werkzaam zijn, vallen rechtspositioneel onder de bevoegdheid van de gemeentesecretaris, maar worden functioneel aangestuurd door de teamhoofden BLNP. Ten aanzien van systemen zoals het financiële systeem en het zaaksysteem en eventuele andere organisatorische routes die niet via het teamhoofd BLNP lopen, worden zij onder de gedelegeerd opdrachtgever vanuit het MT voor het onderdeel BLNP geplaatst.

Artikel 17: Rolneming bestuurders

1Afspraken over prijs, planning en prestatie worden met de afdelingsmanagers gemaakt.

2Met medewerkers worden de bestuurlijk belangrijk gevonden inhoudelijke aspecten gedeeld.

3Het aanbieden van een voorstel aan het college impliceert dat hierover voorafgaand overleg met de portefeuillehouder is geweest. Hierbij zijn de beleidsopvattingen van de bestuurder leidend voor het voorgestelde besluit.

Artikel 18: Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

1Het college wijst op voorstel van de gemeentesecretaris de loco-gemeentesecretarissen aan.

2De gemeentesecretaris stelt op basis van horizontale vervanging een schema op voor de vervanging van de afdelingsmanagers.

HOOFDSTUK 3 BEDRIJFSVOERING

Artikel 19: Uitgangspunten integraal werken

1De missie van de organisatie is om intern en extern in te zetten op partners in Putten. De organisatie komt samen met bedrijven, instellingen en bewoners tot antwoorden op (maatschappelijke) vraagstukken. Op deze manier wordt samenhang gecreëerd in complexe opgaven, gericht op beoogde maatschappelijke effecten.

2Integraliteit wordt vormgegeven vanuit een strategische agenda, waarin de Omgevingsvisie, het Meerjarenplan Samenleving en het Dienstverleningsconcept de belangrijkste pijlers zijn. De opgaven, programma’s en projecten worden hierop aangesloten.

Artikel 20: Afdelingsplannen

1Op basis van het coalitieakkoord, het collegeprogramma, de begroting en autonome ontwikkelingen maken de afdelingsmanagers voor hun afdeling een afdelingsplan, waarvan prijs, planning, prestatie en personeel van de afdeling deel uitmaken.

2In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties, inclusief een uitvoeringsplanning en in te zetten capaciteit van een afdeling, voor het eerstvolgende jaar beschreven.

3Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende kalenderjaar vastgesteld door het college. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

Artikel 21: Projectmatig werken

Het uitgangspunt van projectmatig werken is integraal werken. De taken en verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld:

Het managementteam:

1treedt op als ambtelijk opdrachtgever;

2delegeert bevoegdheden, binnen de vastgestelde kaders van het projectplan.

De manager Opgaven, Programma’s & Projecten:

1is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de prijs, planning en prestatie die voor iedere opgave, programma en project zijn overeengekomen met de ambtelijk opdrachtgever;

2kan als ambtelijk opdrachtnemer de aansturing van een opgave, programma of project beleggen bij iemand die dit als verantwoordelijke begeleidt;

3legt dwarsverbanden tussen de opgaven, programma's en projecten en zorgt voor synergie.

De opgave- en programmaregisseur of projecteider:

1stuurt een opgave, programma of project aan;

2is verantwoordelijk voor prijs, planning en prestatie van de opgave, het programma of het project;

3heeft zorg voor de personele kant in de opgave, het programma of het project, met name op de te leveren inbreng van de deelnemers aan het project. Dat kan te maken hebben met de benodigde kwaliteit, maar ook met motivatie.

De projectleden:

1zijn als team te beschouwen;

2brengen hun kennis en expertise samen op verschillende onderdelen en momenten in om zodoende het project tot uitvoering te brengen;

3hebben naast hun inbreng in het project doorgaans andere (reguliere) taken.

Artikel 22: Procesmatig werken

Procesmanagement is een middel voor de organisatie om zowel bestaande als nieuwe processen efficiënter in te richten.

Artikel 23: Thuiswerken

Afhankelijk van het type functie is thuiswerken mogelijk, met dien verstande dat ten minste de helft van het aantal contracturen op kantoor wordt gewerkt.

HOOFDSTUK 4 RECHTMATIGHEID

Artikel 24: Juridische en financiële rechtmatigheid

De juridisch controller en de financieel controller (concerncontroller) zijn belast met de juridische en financiële rechtmatigheid en richten zich in hun ondersteunende rol op de gemeentesecretaris. Zij richten zich alleen in situaties waar er geen andere weg is om grote risico’s voor de gemeente te voorkomen rechtstreeks tot het college en acteren verder niet namens de gemeentesecretaris en de afdelingsmanagers.

Artikel 25: Juridische controltaken

De juridische controltaken omvatten:

1het bevorderen en (mede) uitvoeren van juridische kwaliteitszorg ten behoeve van de gemeente Putten;

2het op verzoek van de gemeentesecretaris toetsen van voorstellen aan de bestuursorganen en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

3het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de gemeentesecretaris;

4het voor de gemeentesecretaris opstellen van richtlijnen ten behoeve van de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan de bestuursorganen en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

5het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving en het hierover rapporteren aan de gemeentesecretaris;

6de behandeling van bezwaar- en beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften, voor zover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen;

7het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures voor zover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen;

8het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen, voor zover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen;

9het informeren van de gemeentesecretaris omtrent zijn bevindingen over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving.

Artikel 26: Juridische rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris de zorg voor:

1de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd.

2de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan de verschillende bestuursorganen en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Artikel 27: Financiële controltaken

De financieel controller (concerncontroller) is verantwoordelijk voor een optimale bedrijfsvoering en heeft een sleutelrol naar bestuur en management. Tot deze rol behoren ook advisering en strategische verkenningen ten aanzien van (externe) ontwikkelingen die van belang zijn voor de besturing van de organisatie. De financiële controltaken omvatten:

1het zijn van sparringpartner voor college en raad ten aanzien van financiële vraagstukken;

2het berekenen van de algemene uitkering uit het gemeentefonds en daarover bestuurlijk adviseren;

3het bewaken van de zware financiële dossiers die op meerdere domeinen betrekking hebben;

4het vormgeven van het risicomanagement en het adviseren hierover;

5het coördineren van de accountantscontrole voor diverse afdelingen;

6advies geven over de uitvoering van de begrotings- en rekeningvoorschriften (BBV);

7de doelmatigheid en rechtmatigheid beoordelen van de financiële administratie.

Artikel 28: Financiële rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingsmanager draagt er onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris de zorg voor:

1dat de rechtshandelingen voldoen aan wet- en regelgeving met directe financiële consequenties, dus gekoppeld aan een geldstroom.

HOOFDSTUK 5 VASTSTELLING EN INGANGSDATUM

Artikel 29: Slotbepalingen

1Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 september 2023.

2Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling Gemeente Putten 2023’.

Artikel II:

De huidige Organisatieregeling gemeente Putten in te trekken ingaande 1 september 2023.

Putten, 15 augustus 2023