Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Purmerend

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Deze instructie verstaat onder:

a.het college : het college van burgemeester en wethouders;

b.secretaris : de (loco-)gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur

Artikel 2. Algemene ondersteuning

1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester.

2De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de door het college of de door de burgemeester, ingestelde commissies, waaronder de bezwaarschriftencommissie, en ziet erop toe dat bedoelde commissies hun taak op behoorlijke wijze kunnen vervullen. In dit kader fungeert de secretaris als eerste aanspreekpunt voor de voorzitters van bedoelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning college

1De secretaris draagt zorg voor:

a.een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;

b.de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van het college;

c.een gedegen en tijdige advisering aan het college;

d.een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college;

e.het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

2Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester.

3De secretaris oefent bovengenoemde taken waar nodig uit in samenwerking en overleg met het directieteam.

Artikel 4. Ondersteuning burgemeester

1De secretaris staat de burgemeester terzijde.

2Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.

4Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

5De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij het bevorderen van de bestuurlijke integriteit van de gemeente.

Artikel 5. Ambtelijke organisatie

1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de directie en de concerncontroller van de ambtelijke organisatie.

2De secretaris is voorzitter van dit overleg.

3De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directie, voorstellen aan het college ter zake.

4De secretaris draagt er zorg voor dat de directeuren tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun domein zijn verbonden.

5De secretaris kan in overleg met de directie procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

6De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

7Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college tot het geven van aanwijzingen aan directeuren om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

8Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeuren, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

a.een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

b.de coördinatie van de (beleids)inhoudelijke advisering aan het college;

c.het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

d.een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

e.de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatieonderdelen;

f.het functioneren van het directieteam en de ambtelijke organisatie;

g.de (juridische en financiële) rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke (ontwikkelings-)beleid, beheer en realisatie;

h.de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid;

i.de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 6. Ondernemingsraad

De secretaris is bestuurder de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. In dit kader ziet de secretaris erop toe dat besluitvorming welke onderhevig is aan een wettelijk advies- of instemmingsrecht van de ondernemingsraad, tijdig en correct wordt geïnitieerd.

Artikel 7. Ondersteuning gemeenteraad en gemeenteraadscommissies

1De ondersteuning van de gemeenteraad en gemeenteraadscommissies is een taak van de griffier. Om de taken tussen de organisatie en de griffie op elkaar af te stemmen vindt er een regulier overleg plaats tussen de voorzitter van de gemeenteraad/het college, de secretaris en de griffier.

2De secretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie.

Artikel 8. Verhindering en vervanging

1Indien de secretaris 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.

2Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

3De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 9. Overige bepalingen

De burgemeester houdt namens het college jaarlijks een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek met de secretaris.

Artikel 10. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college.

2De Instructie voor de secretaris van de gemeente Purmerend van datum 28 juni 1985 vervalt.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking er van.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Purmerend 2024.