Gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.de regeling: de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden;

b.gemeenten: de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker- Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer;

c.gemeente: één van de gemeenten;

d.wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

e.Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland;

f.Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden: de in artikel 2, eerste lid, bedoelde bedrijfsvoeringsorganisatie;

g.dienstverleningsovereenkomst: overeenkomst tussen het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en gemeente(n) waarbij de contractering van jeugdhulp door de gemeenten nader wordt ingekaderd;

h.uitvoeringsorganisatie: de organisatie die de taken als bedoeld in artikel 4 uitvoert;

i.uitvoeringsprogramma: een samenhangend en gestructureerd financieel overzicht van de door deelnemende gemeenten opgedragen uitvoeringstaken dat jaarlijks, na goedkeuring door de colleges van de gemeenten, wordt vastgesteld door het bestuur van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

Artikel 2. Bedrijfsvoeringsorganisatie

1Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd: Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

2De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Pijnacker-Nootdorp.

3De bedrijfsvoeringsorganisatie is een samenwerkingsverband van de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker- Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.

Artikel 3. Belangen

De regeling behartigt de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van gemeentelijke contractering in het kader van de Jeugdwet.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden

1Ter behartiging van de in artikel 3 genoemde belangen is het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden belast met uitvoering van de volgende taken in het kader van de Jeugdwet:

a.ondersteuning bij regionaal te contracteren jeugdhulp;

b.coördineren van regionale berichtgeving inzake de jeugdhulp;

c.leveren van een bijdrage aan de optimalisering van de opgedragen uitvoeringsprocessen;

d.contractbeheer en contractmanagement;

e.afwikkelen van het opgedragen declaratie- en betalingsverkeer;

f.leveren van een bijdrage en advies bij de verantwoordingscyclus waaronder het genereren van adequate managementinformatie en informatie voor de planning en controlcyclus;

g.het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren.

2In de dienstverleningsovereenkomst worden samenwerkingsafspraken vastgelegd met betrekking tot de financiering en af te nemen diensten van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

3De colleges:

a.dragen geen bevoegdheden over aan het bestuur;

b.kunnen bevoegdheden voor de uitvoering van taken aan het bestuur en de directeur in mandaat opdragen.

Artikel 5. Samenstelling

1Het bestuur bestaat uit drie leden inclusief de voorzitter.

2Burgemeester en wethouders:

a.van de gemeente Den Haag wijzen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan;

b.van de gemeenten Delft, Midden-Delfland, Rijswijk en Westland wijzen tezamen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan;

c.van de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Wassenaar en Zoetermeer wijzen tezamen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

3Het lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met een dienstverband bij het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden dan wel bij een van de gemeenten.

4De zittingsperiode van de leden van het bestuur eindigt gelijk met de zittingsperiode van de colleges van burgemeester en wethouders door wie zij zijn aangewezen.

5Telkens nadat een zittingsperiode is geëindigd, wijzen burgemeester en wethouders van de gemeenten zo spoedig mogelijk overeenkomstig het tweede lid één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

6De leden van het bestuur kunnen te allen tijde ontslag nemen.

7De leden van het bestuur die tussentijds ontslag nemen, geven daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van het bestuur en aan burgemeester en wethouders van de gemeente(n) die hen heeft aangewezen.

8Een lid van het bestuur dat het vertrouwen van het college van burgemeester en wethouders dat hem heeft aangewezen of mede heeft aangewezen niet meer bezit, kan door middel van een schriftelijke kennisgeving van dat college worden ontslagen.

9In een tussentijds ontstane vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien door de aanwijzing van een nieuw lid.

Artikel 6. Werkwijze

1Het bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts zo dikwijls als de voorzitter dat nodig oordeelt, of indien een lid daarom verzoekt.

2Vergaderingen kunnen alleen worden gehouden wanneer tenminste twee leden aanwezig zijn.

3Het bestuur stelt voor zijn werkwijze een reglement van orde vast dat ter kennisneming aan de colleges van burgemeester en wethouders wordt gezonden.

Artikel 7. Besluitvorming

1Besluiten worden genomen op basis van een gewogen stemverhouding.

2Het aantal stemmen dat een lid in de vergadering kan uitbrengen, wordt bepaald door het aantal inwoners van de gemeente(n) door wiens college(s) van burgemeester en wethouders het lid is aangewezen. Hierbij geldt de volgende stemverdeling:

a.een gemeente met minder dan 20.000 inwoners: 2 stemmen;

b.een gemeente met 20.000 tot 40.000 inwoners: 3 stemmen;

c.een gemeente met 40.000 tot 60.000 inwoners: 4 stemmen;

d.een gemeente met 60.000 tot 80.000 inwoners: 5 stemmen;

e.een gemeente met 80.000 tot 100.000 inwoners: 6 stemmen;

f.een gemeente met 100.000 tot 120.000 inwoners: 7 stemmen;

g.een gemeente met 120.000 tot 140.000 inwoners: 8 stemmen;

h.een gemeente met 140.000 tot 160.000 inwoners: 9 stemmen;

i.een gemeente met 160.000 tot 180.000 inwoners: 10 stemmen;

j.een gemeente met 180.000 tot 200.000 inwoners: 11 stemmen;

k.een gemeente met 200.000 tot 220.000 inwoners: 12 stemmen;

l.een gemeente met 220.000 tot 240.000 inwoners: 13 stemmen;

m.een gemeente met 240.000 tot 260.000 inwoners: 14 stemmen;

n.een gemeente met 260.000 tot 280.000 inwoners: 15 stemmen;

o.een gemeente met 280.000 tot 300.000 inwoners: 16 stemmen;

p.een gemeente met 300.000 tot 320.000 inwoners: 17 stemmen;

q.een gemeente met 320.000 tot 340.000 inwoners: 18 stemmen;

r.een gemeente met 340.000 tot 360.000 inwoners: 19 stemmen;

s.een gemeente met 360.000 tot 380.000 inwoners: 20 stemmen;

t.een gemeente met 380.000 tot 400.000 inwoners: 21 stemmen;

u.een gemeente met 400.000 tot 420.000 inwoners: 22 stemmen;

v.een gemeente met 420.000 tot 440.000 inwoners: 23 stemmen;

w.een gemeente met 440.000 tot 460.000 inwoners: 24 stemmen;

x.voorts voor iedere 20.000 inwoners één stem extra.

3Het stemgewicht van elke gemeente wordt jaarlijks bepaald op basis van het inwonertal op 1 januari van het voorafgaande jaar zoals dat is opgenomen in de bevolkingsstatistiek van het Centraal Bureau voor de Statistiek.

4Tenzij in deze regeling anders is bepaald, worden besluiten met gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen genomen waarbij geldt dat ten minste drie gemeenten een besluit moeten steunen.

5Tenzij het bestuur anders besluit worden door het bestuur geen andere besluiten voor het naar voren brengen van een zienswijze aan de raden voorgelegd dan de wettelijk verplichte besluiten en de besluiten die in deze regeling worden genoemd.

6Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen door het bestuur op de in de betreffende gemeenten gebruikelijke wijze betrokken worden bij besluiten die de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid aangaan. Het bestuur kan een andere procedure dan bedoeld in artikel 10, achtste lid, van de wet toepassen.

Artikel 8. Inlichtingen

1Het bestuur geeft aan de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten gevraagd dan wel ongevraagd alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid.

2Het bestuur verstrekt aan de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten alle inlichtingen die door één of meer leden van die raden of colleges worden verlangd.

3Een lid van het bestuur geeft aan het college of de colleges van burgemeester en wethouders die hem heeft of hebben aangewezen en de raad of de raden van die gemeente(n), op de in die gemeente(n) gebruikelijke wijze alle inlichtingen die door het college, de raad of een of meer leden daarvan, worden verlangd.

Artikel 9. Verantwoording

1Een lid van het bestuur kan door het college van burgemeester en wethouders of door één van de colleges die in gezamenlijkheid het lid hebben aangewezen op de in die gemeente of gemeenten gebruikelijke wijze ter verantwoording worden geroepen voor de wijze waarop dat lid de desbetreffende gemeente in dat bestuur heeft vertegenwoordigd.

2Het in het vorige lid bepaalde is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raad of raden.

3In het kader van een periodieke evaluatie van het functioneren van de gemeenschappelijke regeling legt het bestuur schriftelijk verantwoording af aan de deelnemende gemeenten.

4Het college van burgemeester en wethouders kan bij de behandeling van de in het derde lid bedoelde verantwoordingsrapportage in het overleg met de raad een vertegenwoordiger van het bestuur uitnodigen om hierop een toelichting te geven.

Artikel 10. Aanwijzing en vervanging

1Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter.

2Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een ander lid van het bestuur, door dat bestuur aan te wijzen.

Artikel 11. Taken en bevoegdheden

1De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur en draagt er zorg voor, dat de besluiten van het bestuur naar behoren worden uitgevoerd.

2De voorzitter vertegenwoordigt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden in en buiten rechte.

3De voorzitter kan de in het tweede lid bedoelde vertegenwoordiging, na overleg met het bestuur, opdragen aan een door de voorzitter aan te wijzen persoon.

4De stukken die van het bestuur uitgaan, worden door de voorzitter ondertekend.

5De voorzitter kan de ondertekening van stukken die van het bestuur uitgaan opdragen aan een ander lid van het bestuur.

Artikel 12. Uitvoeringsorganisatie

1Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de directeur van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

2Het bestuur stelt de bevoegdheden van de directeur vast, waaronder de voorwaarden voor het in dienst nemen van het personeel en het aangaan van overeenkomsten met derden in verband met de uitvoering van taken van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

3Bij het in dienst nemen van personeel dat namens een opdrachtgevende gemeente het contractmanagement verzorgt in relatie met gecontracteerde jeugdhulpaanbieders, maakt de directeur vooraf afspraken met de betrokken gemeenten over het profiel en selectieproces.

4De directeur is belast met de dagelijkse leiding van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en is voor de uitvoering van zijn taak verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

5Met uitzondering van de directietaken kan het bestuur besluiten om de taken van de uitvoeringsorganisatie door middel van een overeenkomst onder te brengen bij een overheidswerkgever voor zover deze valt binnen de werkingssfeer van de Ambtenarenwet 2017.

6Het besluit tot het aangaan van de in het vijfde lid bedoelde overeenkomst kan slechts bij unanimiteit worden genomen.

7Het bestuur stelt de arbeidsvoorwaardenregeling vast voor personeel in dienst van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.

Artikel 13. Taken, bevoegdheden en vervanging directeur

1De directeur

a.is secretaris van het bestuur;

b.is bij de vergaderingen van het bestuur aanwezig en heeft daarin een raadgevende stem.

2Bij afwezigheid, ziekte of ontstentenis van de directeur wordt de functie waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen plaatsvervanger.

3Het bestuur stelt in een directiestatuut nadere regels vast over de taken en bevoegdheden en de positie van de directeur als secretaris van het bestuur.

Artikel 14. Administratie en controle

1Het bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, evenals voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast waarmee wordt geborgd dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

2Het bestuur stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie waarmee wordt geborgd dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

3Het bestuur is slechts met toestemming van de colleges van burgemeester en wethouders bevoegd om:

a.leningen aan te gaan;

b.waardepapieren te kopen of verkopen;

c.rente en valutatransacties aan te gaan.

Artikel 15. Kadernota en begroting

1Het bestuur zendt, met in achtneming van het bepaalde in artikel 34b van de wet, jaarlijks de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden.

2Het bestuur stelt jaarlijks een ontwerpbegroting met toelichting op voor het volgende kalenderjaar.

3Het bestuur zendt de ontwerpbegroting en de toelichting daarop uiterlijk op 30 april toe aan de raden van de gemeenten.

4De raden van de gemeenten kunnen binnen twaalf weken na ontvangst van de ontwerpbegroting hun zienswijze over die begroting bij het bestuur naar voren brengen.

5Voordat de begroting wordt vastgesteld, zendt het bestuur de nota van beantwoording van de door de gemeenteraden ingediende zienswijzen, waarin naast een oordeel over de zienswijzen tevens de eventuele conclusies die het daaraan verbindt, zijn verwoord, toe aan de gemeenteraden.

6Het bestuur stelt de begroting vast in het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

7Het bestuur zendt de begroting, met inachtneming van artikel 34, tweede lid, van de wet, aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en aan Gedeputeerde Staten.

8Het bepaalde in dit artikel is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.

Artikel 16. Bijdragen van de gemeenten

1De in de begroting opgenomen uitgaven worden door de gemeenten gedragen overeenkomstig de in dienstverleningsovereenkomst en uitvoeringsprogramma’s vastgelegde verdeelafspraken.

2De uitgaven in verband met de uitvoering van door individuele gemeenten afzonderlijk opgedragen aanvullende taken worden gedragen door de opdrachtgevende gemeente op basis van tussen het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en deze gemeenten vastgelegde budgetafspraken.

3Eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het Servicebureau worden verdeeld naar evenredigheid van het aantal inwoners van ieder van de gemeenten per 1 januari van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.

4Wijziging van de in het derde lid beschreven verdeelsleutel in enig jaar is mogelijk met unanieme instemming van het bestuur.

5De gemeenten betalen bij wijze van voorschot jaarlijks voor 1 februari en 1 augustus telkens de helft van de door hen voor het lopende jaar verschuldigde bijdrage.

Artikel 17. Jaarrekening

1De directeur legt jaarlijks een ontwerp-jaarrekening met bijbehorend verslag betreffende het voorafgaande jaar, ter vaststelling voor aan het bestuur.

2Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

3Het bestuur zendt de jaarrekening, met inachtneming van artikel 34, vierde lid, van de wet, aan de gemeenten en aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 18. Archief

1Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden overeenkomstig een door het bestuur, met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling, die aan Gedeputeerde Staten wordt meegedeeld.

2De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente waar het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is gevestigd.

3De archivaris van de gemeente waar het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is gevestigd oefent toezicht uit op het onder het tweede lid genoemde beheer.

4Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de in deze regeling genoemde organen is aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente waar het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is gevestigd.

5Na opheffing van de gemeenschappelijke regeling worden de onder het tweede lid bedoelde archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente waar het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is gevestigd.

Artikel 19. Evaluatie

1Het bestuur draagt minimaal een keer in de vier jaar zorg voor een evaluatie van de regeling.

2De evaluatie heeft onder meer, doch niet uitsluitend, tot doel na te gaan:

a.of, en zo ja in welke mate de met deze regeling beoogde samenwerking is gerealiseerd;

b.of, en zo ja in welke mate de bij deze regeling opgedragen taken, in het licht van de beoogde samenwerking, aanpassing behoeven.

Artikel 20. Toetreding en uittreding

1Toetreding geschiedt per 1 januari van enig jaar en uittreding op 31 december van enig jaar.

2Voor toetreding is instemming benodigd van de reeds aan de GR deelnemende colleges.

3Een deelnemende gemeente kan zelfstandig besluiten tot uittreding door toezending aan het bestuur van de daartoe strekkende besluiten van de bestuursorganen die op grond van wettelijke bepalingen hiertoe bevoegd zijn.

4Het bestuur zendt het besluit tot uittreding van een gemeente ter kennisneming aan de colleges van de overige deelnemende gemeenten.

5Uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin het bestuur van het besluit tot uittreden in kennis is gesteld.

6Het financiële nadeel dat voor de andere deelnemende gemeenten ontstaat door het beëindigen van de deelname door de uittredende gemeente aan het uitvoeringsprogramma, wordt over een periode van drie jaar vanaf datum uittreding zichtbaar gemaakt en door de uittredende gemeente ter compensatie aan het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden vergoed.

7De berekening van het financiële nadeel geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten:

a.het aandeel van de uittredende gemeente in de overhead (de zogenaamde niet vermijdbare desintegratiekosten) gedurende drie jaar;

b.drie keer het aandeel van de uittredende gemeente in de jaarkosten fte ten behoeve van de vorming van een voorziening voor verplichtingen die volgen uit de afvloeiing van personeel, herplaatsingskosten (werk naar werkbegeleiding) en transitievergoedingen die rechtstreeks voortvloeien uit de beëindiging van taken als gevolg van voornoemde uittreding.

8Indien de uittredende gemeente haar fte-aandeel met ingang van de datum van uittreding overneemt wordt het financiële nadeel verminderd met drie keer haar aandeel in de jaarkosten fte.

9Naast de in het achtste lid beschreven mogelijkheden ter compensatie kan bij de berekening van het financiële nadeel rekening worden gehouden met andere voorstellen van de uittredende gemeente waarmee de kostenrisico’s voor de andere deelnemende gemeenten worden verlaagd.

10Het op basis van het zevende tot en met negende lid berekende financiële nadeel wordt door de uittredende gemeente aan de gemeenschappelijke regeling jaarlijks vergoed gedurende drie jaar of tegen contante waarde afgekocht middels een afkoopsom.

11Bij het ontbreken van overeenstemming over de hoogte van het berekende financiële nadeel als bedoeld in het tiende lid vragen het bestuur van de GR en het college van de uittredende gemeente gezamenlijk advies aan een onafhankelijke externe deskundige voor de vaststelling van het financiële nadeel als bedoeld in het zesde lid.

12Het advies van de in het elfde lid bedoelde deskundige is voor partijen bindend, onverminderd het bepaalde in artikel 28 van de wet en de kosten voor het inschakelen van de deskundige worden in gelijke mate over beide partijen verdeeld.

13Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en de uittredende gemeente gaan, met inachtneming van artikel 3, een overeenkomst aan voor de uitvoering van de taken die het Servicebureau, in het kader van het in het achtste lid bedoelde compenserende maatregelen, gedurende een periode van maximaal drie jaar na de datum van uittreding nog voor de uittredende gemeente blijft verrichten.

Artikel 21. Wijziging

1Zowel het bestuur als burgemeester en wethouders van tenminste vier van de gemeenten, kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

2De regeling kan worden gewijzigd bij een daartoe strekkend besluit van burgemeester en wethouders van alle gemeenten.

Artikel 22. Opheffing

1De regeling kan worden opgeheven bij een daartoe strekkend besluit van de colleges van burgemeester en wethouders van tenminste twee derde van de gemeenten.

2Het bestuur stelt, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten gehoord, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen.

Artikel 23. Geschillen

1Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de wet de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, legt het bestuur het geschil voor aan een daartoe in te stellen geschillencommissie.

2De geschillencommissie bestaat uit vertegenwoordigers aangewezen door elk van de bij het geschil betrokken partijen en een door deze vertegenwoordigers gezamenlijk aangewezen onafhankelijke voorzitter.

3De geschillencommissie brengt aan het bestuur advies uit over de wijze waarop het geschil kan worden opgelost.

Artikel 24. Inwerkingtreding en duur

1De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

2Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2024.

Artikel 25. Citeertitel

De regeling wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden of afgekort “GR Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden”.