Verordening raadscommissie gemeente Pekela 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

•commissiegriffier: de griffier of diens plaatsvervanger;

•commissielid: lid of plaatsvervangend lid van de raadscommissie;

•commissievoorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

•fractie: de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, zoals omschreven in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Pekela;

•griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

•inforaad: bijeenkomst van de raad gericht op het ontvangen van beeldvormende informatie ter voorbereiding op behandeling in de raadsvergaderingen.

Artikel 2. Instelling en taak van de raadscommissie

1De raad stelt een raadscommissie in.

2De raadscommissie (verder: commissie) vergadert ter voorbereiding van een besluitvormende vergadering van de raad. Zij voert onderling een opiniërend debat over voorstellen die in een besluitvormende vergadering worden geagendeerd. Zij brengt een advies uit aan de raad of een voorstel aan de raad als bespreekstuk dan wel hamerstuk in de raadsvergadering wordt behandeld

3Buiten het kader van de voorbereiding van een besluitvormende vergadering kan de commissie over onderwerpen vergaderen die de raad aangaan wanneer daartoe aanleiding bestaat. De commissie kan over deze onderwerpen een advies uitbrengen aan de raad.

4De commissie voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 3. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

1Per fractie mag het aantal personen dat aan de beraadslagingen deelneemt, niet meer bedragen dan het aantal gekozen raadsleden van die fractie.

2De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

3Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. Het niet-raadslid dient tijdens de laatste gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de betreffende politieke partij, waar de fractie uit voortgekomen is, te zijn geplaatst. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

4De raad benoemt op voordracht van de fracties voor de raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie.

5Het aantal te benoemen niet-raadsleden tot lid dan wel plaatsvervangend lid van de commissie, bedraagt per fractie maximaal hetzelfde aantal dat de fractie aan raadsleden telt.

6De raad benoemt de commissievoorzitter en zijn vervanger(s).

Artikel 4. Zittingsduur en vacatures

1De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 3, derde lid, gestelde eisen.

3De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

4De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

5Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

6Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

7Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 5. De ondersteuning van de commissie

1De commissiegriffier dan wel zijn vervanger is aanwezig in de vergaderingen.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een, door de griffier aangewezen, op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

3Zowel de commissiegriffier, en zijn vervanger kunnen op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 6. Oproep en voorlopige agenda

1De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 8 van de Gemeentewet bedoelde stukken.

2Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 7, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 7. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

1In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een digitale oproep, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de commissievergadering, een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

2Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

3Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

1Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden in het digitale raadsinformatiesysteem en op de website van de gemeente geplaatst. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken in het digitale raadsinformatiesysteem en op de website worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2Als omtrent stukken op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennisgeving gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en langs elektronische weg via de website van de gemeente en de social media-kanalen van de gemeente.

Artikel 10. Presentielijst

1De commissiegriffier dan wel zijn vervanger draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier dan wel zijn vervanger door ondertekening vastgesteld.

Artikel 11. Vergadertijd, opening van de vergadering en quorum

1De vergaderingen vinden in de regel eens per twee weken plaats op een dinsdag.

2Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

3Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

4Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Verslag

1De commissiegriffier dan wel zijn vervanger draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

2Een verslag bevat in ieder geval:

a.de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, dan wel zijn vervanger , de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben.

3Een conceptverslag worden gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

4Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en de commissiegriffier, dan wel zijn vervanger.

5De verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

1Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

3In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

1Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

3Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16. Spreekrecht burgers over geagendeerde onderwerpen

1Na het vaststellen van de agenda kunnen burgers in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn alsmede over onderwerpen die niet via de raadscommissie worden geagendeerd maar (rechtstreeks) in een daaropvolgende raadsvergadering zijn geagendeerd.

2Het woord kan niet gevoerd worden:

a.over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

b.over personen, persoonlijke aangelegenheden of gedragingen van personen.

3Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit 48 uren voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier dan wel diens vervanger onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

4De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend en voorafgaande aan de eerste termijn. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6Per inspreker wordt in principe een maximum spreektijd van vijf minuten gehanteerd.

7De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

1De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

3Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

1Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

2Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

3De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 87 van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 22. Toehoorders en pers

1Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 24. Algemeen

1Voorafgaande aan de vergaderingen van de raadscommissie als bedoeld in deze verordening worden inforaden gehouden.

2De inforaden zijn bedoeld om, ter voorbereiding van besluiten in de raad, de raads- en commissieleden in een vroeg stadium door het college te laten informeren over nog te behandelen beleidsvoorstellen, projecten et cetera.

3In een inforaad kunnen technische en toelichtende vragen worden gesteld die door en/of namens het college worden beantwoord. In de inforaad worden geen besluiten genomen.

Artikel 25. Samenstelling en voorzitter

1Zowel raadsleden als niet-raadsleden, als bedoeld in deze verordening, kunnen deelnemen aan de inforaad.

2Per fractie mag het aantal personen dat aan de beraadslagingen deelneemt, niet meer bedragen dan het aantal gekozen raadsleden van die fractie.

3De plaatsvervangende voorzitters van de raad zijn bij toerbeurt voorzitter van de inforaad.

Artikel 26. Bijeenkomsten inforaad

1De voorzitter van de inforaad zendt tenminste 7 dagen voor een inforaad de raads- en commissieleden een agenda met de eventueel daarbij behorende stukken. De in de inforaad te geven presentaties worden na de bijeenkomst aan de raads- en commissieleden verstrekt.

2De bijeenkomsten worden ter openbare kennisgeving gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en langs elektronische weg via de website van de gemeente en de social media-kanalen van de gemeente.

3De inforaden zijn openbaar.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024 maar in ieder geval nadat deze is bekendgemaakt.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie gemeente Pekela 2024.