Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Rekenkamer Peel en Maas 2023

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.verordening rekenkamer: de Verordening rekenkamer Peel en Maas 2022;

b.rekenkamer: de rekenkamer Peel en Maas;

c.voorzitter: voorzitter van de rekenkamer;

d.vicevoorzitter: vervanger van de voorzitter van de rekenkamer;

e.ambtelijk secretaris: secretaris van de rekenkamer, zijnde de plaatsvervangend griffier van de gemeente Peel en Maas;

f.gemeenteraad: de gemeenteraad van de gemeente Peel en Maas;

g.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas.

Artikel 2. De voorzitter en vicevoorzitter

1De voorzitter fungeert als eerste aanspreekpunt van de rekenkamer.

2Overeenkomstig artikel 3 vierde lid van de verordening rekenkamer benoemt de raad de voorzitter en de vicevoorzitter uit de leden van de rekenkamer. Voor zolang de benoeming van de vicevoorzitter door de gemeenteraad niet heeft plaatsgevonden wordt het volgende gehanteerd:

Emiel Broere is 1e vicevoorzitter Rekenkamer Peel en Maas

Martijn Stas is 2e vicevoorzitter Rekenkamer Peel en Maas

Artikel 3. Oproep en agenda

1Onder vergaderingen wordt verstaan:

a.Reguliere vergaderingen van de rekenkamer;

b.Overleggen met (afvaardigingen) van politiek, bestuur of directie (bijv. met raad, raads(commissies), fracties, politieke vertegenwoordiging, griffier, secretaris/directie, college);

c.Onderzoeksgerelateerde overleggen of interviews;

d.Trainings- en netwerkbijeenkomsten, waarbij deelname aan een training of netwerkbijeenkomst vooraf kenbaar wordt gemaakt aan de rekenkamerleden en onderlinge afstemming heeft plaats gevonden.

2De reguliere vergaderingen van de rekenkamer vinden gemiddeld éénmaal per maand plaats en minimaal 10 maal per jaar. Voor het overige wordt vergaderd als daarom door één of meerdere leden wordt gevraagd. De vergaderingen kunnen fysiek of digitaal worden gehouden. De vergaderingen zullen zoveel mogelijk gecombineerd plaatsvinden (en worden dan, v.w.b. de vergoeding, als één vergadering gezien). Bij het indienen van de declaraties worden de andere rekenkamerleden in de CC meegenomen.

3Ten minste een week voorafgaand aan een vergadering ontvangen de leden een schriftelijke oproep dan wel een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

4De uitnodiging bevat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken.

5Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten om uiterlijk achtenveertig uur voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

6Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda, al dan niet gewijzigd, vast.

Artikel 4. Aanwezigheid en afwezigheid leden

Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval voor aanvang van de vergadering, aan de voorzitter weten.

Artikel 5. Verslaglegging

1De secretaris maakt een beknopt verslag van de vergadering en stelt een actiepuntenlijst op.

2De verslagen zijn niet openbaar en worden niet aan derden beschikbaar gesteld, tenzij de rekenkamer anders beslist.

3De rekenkamer bepaalt in haar vergaderingen of en zo ja welke informatie, in welke vorm, openbaar wordt gemaakt.

Artikel 6. Wijze van overleg en stemmingen

1De rekenkamer vergadert overeenkomstig artikel 6 van de verordening rekenkamer als regel in beslotenheid. De rekenkamer kan besluiten derden in de vergadering toe te laten en aan de beraadslagingen deel te nemen.

2De leden van de rekenkamer streven er naar om over formuleringen, conclusies en aanbevelingen consensus te bereiken.

3Ingeval geen consensus kan worden bereikt vindt besluitvorming plaats middels stemming. Bij staken van de stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

4Leden van de rekenkamer kunnen een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maar treedt in zijn conclusies als eenheid naar buiten.

Artikel 7. Onderzoeksprotocol

De rekenkamer stelt overeenkomstig artikel 7 van de verordening rekenkamer een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is bij de uitvoering van onderzoeken. Aan de criteria In het onderzoeksprotocol, zoals de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject, wordt bijvoorbeeld aandacht besteed.

Artikel 8. Communicatie

1De onderzoeksrapporten worden aangeboden aan de betrokkenen als bedoeld in artikel 10, eerste lid van de verordening rekenkamer. Overige belangstellenden kunnen rapporten kosteloos via internet downloaden.

2Het reglement van orde, onderzoeksprotocol en onderzoeksprogramma worden actief ter kennisneming aangeboden aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

3Alle relevante openbare informatie van de rekenkamer wordt toegankelijk gemaakt via de website https://peelenmaas.bestuurlijkeinformatie.nl onder tabblad Overzichten en dan Rekenkamer.

4Alle officiële correspondentie van de rekenkamer verloopt via het emailadres rekenkamer@peelenmaas.nl.

5De stukken die van de rekenkamer uitgaan worden door de voorzitter ondertekend.

Artikel 9. Onvoorzien

In gevallen waarin de verordening of dit Reglement van Orde niet voorziet, beslist de rekenkamer.