Regeling klachtafhandeling bij aanbestedingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1klacht: melding aan de gemeente van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan dat:

a.ziet op een concrete overheidsopdracht afkomstig van de gemeente Overbetuwe; en

b.betrekking heeft op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.

2ondernemer:

a.een in een aanbesteding geïnteresseerde ondernemer;

b.een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;

c.een onderaannemer van een (potentiële) inschrijver of (potentiële) gegadigde;

d.een brancheorganisatie of branche gerelateerd adviescentrum van ondernemers;

3klachtcoördinator: de medewerker, belast met de coördinatie van de klachtafhandeling op grond van de Klachtenverordening van de gemeente Overbetuwe;

4klachtbehandelaar: de manager van het team waar de inkoopadviseur deel van uitmaakt. De klachtbehandelaar onderzoekt de klacht inhoudelijk en rapporteert daarover. Indien het een aanbesteding betreft die door het team, waar de inkoopadviseur deel van uitmaakt, is / wordt uitgevoerd, neemt de naast hogere manager de klachtbehandeling over;

5inkoopadviseur: de medewerker die adviseert in het kader van de inkoop/aanbesteding van Werken, Leveringen, en Diensten;

6verantwoordelijk ambtenaar: de budgethouder die, conform de Budgetregeling, verantwoordelijk is voor de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft;

Artikel 2. Toepassingsbereik

1Deze regeling is beperkt tot klachten voortvloeiend uit Europese aanbestedingen, nationale openbare of niet-openbare aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen waar de gemeente Overbetuwe optreedt als aanbestedende dienst.

2Deze klachtprocedure heeft geen betrekking op

a.klachten over het aanbestedingsbeleid van de gemeente;

b.klachten over aanbestedingen die gezamenlijk met andere aanbestedende diensten worden uitgevoerd, waarbij de gemeente Overbetuwe niet als penvoerder optreedt.

Artikel 3. Indiening klachten

1Een klacht wordt ingediend ter attentie van de klachtcoördinator.

2De klacht bevat:

a.een gemotiveerde omschrijving van de klacht;

b.een suggestie voor inhoudelijke tegemoetkoming aan de klacht;

c.naam en contactgegevens van de ondernemer.

d.een omschrijving van de wijze waarop de ondernemer de vraag of suggestie al heeft gepresenteerd aan de aanbestedende dienst.

Artikel 4. Behandeling van de klacht

1De klachtcoördinator bevestigt zo spoedig mogelijk schriftelijk de ontvangst van de klacht.

2De klachtcoördinator geeft de klacht ter behandeling door aan de klachtbehandelaar.

3De klachtbehandelaar beoordeelt zo spoedig mogelijk of de klacht inhoudelijk kan worden behandeld (ontvankelijkheid).

4Een klacht wordt niet inhoudelijk behandeld indien:

a.niet is voldaan aan de vereisten genoemd in de artikelen 2 en 3. Bij gebreken op grond van artikel 3, tweede lid, wordt slechts afgezien van inhoudelijke behandeling van de klacht, nadat de ondernemer een redelijke termijn is gegund om het gebrek te herstellen en deze dit heeft nagelaten;

5De klachtbehandelaar deelt zijn gemotiveerde oordeel over de ontvankelijkheid van de klacht schriftelijk mee aan de ondernemer.

6Indien de klacht ontvankelijk is, stelt de klachtbehandelaar een onderzoek naar de klacht in. Daarin betrekt hij zo nodig aanvullende informatie van de ondernemer of bij de aanbesteding betrokken verantwoordelijk ambtenaar.

7De klachtbehandelaar kan besluiten tot het houden van een hoorzitting waarbij partijen worden gehoord.

8De klachtbehandelaar stemt de duur van het onderzoek en het tijdstip van rapportage over zijn of haar bevindingen zo veel mogelijk af op de planning van de aanbesteding.

9De klachtbehandelaar beoordeelt of de klacht reden is om de aanbestedingstermijn op te schorten.

10De klachtbehandelaar beslist op de klacht en deelt zijn beslissing zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer.

11De klachtbehandelaar deelt zijn of haar bevindingen aan de verantwoordelijk ambtenaar en aan de inkoopadviseur mee, en geeft daarbij een advies over eventueel te treffen corrigerende of preventieve maatregelen. Dit advies is niet bindend.

12Andere ondernemers die meedingen in de aanbesteding worden door de verantwoordelijk ambtenaar gelijktijdig geïnformeerd indien er maatregelen worden getroffen die voor hen of voor hun inschrijving gevolgen kunnen hebben.

Artikel 5. Externe klachtafhandeling en Kort Geding

1De klachtbehandelaar kan beslissen dat de klacht, voordat daarop wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de externe Commissie van Aanbestedingsexperts, of een mediator. De klachtbehandelaar doet dat alleen op voorstel van de ondernemer of de verantwoordelijk ambtenaar.

2Als een ondernemer het niet eens is met de beslissing op zijn klacht of als er niet binnen een redelijke termijn een beslissing op zijn klacht is gegeven, kan hij zijn klacht voorleggen aan de in het voorgaande lid bedoelde commissie.

3Indien de ondernemer over het onderwerp van zijn klacht een kort geding aanhangig maakt bij de rechtbank, wordt de behandeling van de klacht gestaakt.

Artikel 6. Inwerkingtreding en intrekken oude regeling

1Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2De regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden gemeente Overbetuwe 2020 zoals vastgesteld op 17 november 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 7. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling klachtafhandeling bij aanbestedingen gemeente Overbetuwe 2022.