Besluit van de raad van Oudewater houden een geheimhoudingsprotocol (Geheimhoudingsprotocol gemeente Oudewater 2021)

Inleiding

Op 22 april 2021 behandelde de gemeenteraad van Oudewater het nieuw vast te stellen Reglement van Orde. Voorafgaand aan deze vergadering is binnen de gemeenteraad regelmatig discussie gevoerd over de (zorgvuldige) geheimhouding van stukken en op welke wijze dit nu precies plaats dient te vinden. De conclusie was dat precieze regels hierover niet direct thuishoren in het Reglement van Orde, maar dat hiervoor wel een apart protocol voor kan worden opgesteld.

De griffier heeft tijdens de vergadering dan ook – per motie – de opdracht gekregen om ‘een notitie op te stellen om het proces rondom de geheimhouding van raadsvoorstellen en -bijeenkomsten te verduidelijken en te verbeteren.’ Hierbij is het uitgangspunt dat raadsvoorstellen zoveel mogelijk in openbaarheid besproken worden. Toch kan geheimhouding soms nodig zijn. Duidelijke regels over wanneer dit kan, zorgen voor minder kans op onbegrip en onduidelijkheid.

Dit protocol is een uitwerking van de hierboven genoemde motie. Ter inspiratie en vergelijking zijn geheimhoudingsprotocollen van diverse gemeenten gebruikt.

Algemene regels

Rondom geheimhouding gelden sowieso de volgende algemene uitgangspunten:

1Geheimhouding wordt slechts in uitzonderlijke gevallen opgelegd. Raadsvoorstellen en andere zaken worden door de gemeenteraad zoveel mogelijk in openbaarheid besproken.

2Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken (artikel 25, eerste jo. tweede lid van de Gemeentewet) en op het verhandelde tijdens een vergadering (artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet).

3Besluitenlijsten van besloten vergaderingen zijn, wanneer het verhandelde tijdens een vergadering geheim is verklaard, tevens geheim.

4Geheimhouding moet uitgebreid zijn onderbouwd door middel van de weigeringsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), genoemd in artikel 10 van deze wet.

5Als het college gebruikmaakt van zijn bevoegdheid om geheimhouding op te leggen (conform artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet), dan wordt voor de betreffende stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten in overeenstemming met de terminologie van de Gemeentewet, altijd de kwalificatie 'geheim' gebruikt.

6Het college geeft gemotiveerd aan na hoe lang (tijd) of onder welke omstandigheden (situatie) de geheimhouding opgeheven kan worden.

7Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

8Geheimhouding geldt voor degenen die bij de behandeling aanwezig waren en voor degenen die kennis van de stukken dragen.

9Vertrouwelijkheid bestaat formeel niet; zaken zijn openbaar óf geheim.

Geheimhouding op stukken

1Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel of watermerk op alle pagina’s die geheim zijn. Bij digitale stukken wordt dit op het digitale exemplaar kenbaar gemaakt (zowel in de benaming van het document als op de pagina’s in het document zelf).

2Stukken kunnen volledig of gedeeltelijk geheim worden verklaard.

3Geheimhouding gebeurt waar mogelijk alleen op bijlagen. Raadsvoorstellen, concept raadsbesluiten en raadsinformatiebrieven zijn dus zoveel mogelijk openbaar en alleen de bijlagen zijn (gedeeltelijk) geheim.

4De geheime stukken worden voor de raadsleden op een besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

5Elk besluit van het college tot het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken die het aan de raad overlegt, wordt direct vergezeld van een uitgebreid gemotiveerd raadsvoorstel en concept raadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding.

6Als de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt (conform artikel 25, derde lid, van de Gemeentewet), vervalt de geheimhouding per direct. Dit is ook het geval indien de stemmen staken.

7Als de raad de geheimhouding bekrachtigt door middel van een raadsbesluit geldt de geheimhoudingsplicht totdat de raad deze opheft. Het college of de griffier kan daartoe een voorstel doen. Ook kan een raadslid middels een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op te heffen.

8Van door de gemeenteraad bekrachtigde besluiten tot geheimhouding wordt door de griffier een overzicht bijgehouden. De griffier legt jaarlijks het overzicht voor aan de raad, zo nodig voorzien van een advies van het college, m.b.t. het opheffen van de geheimhouding.

Besloten raadsvergaderingen

1De oproep voor een besloten vergadering wordt door de voorzitter, door tussenkomst van de griffier, verzonden aan de leden van de raad. Het presidium stelt de voorlopige agenda op voor een besloten raadsvergadering.

2De documenten van de besloten raadsvergadering staan op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

3De vergadering van de raad begint, conform artikel 23, eerste lid, van de Gemeentewet altijd openbaar. Het verzoek om besloten te vergaderen wordt in de openbaarheid gedaan.

4De deuren worden, conform artikel 23, tweede lid, van de Gemeentewet gesloten als ten minste een vijfde deel van de leden daarom verzoekt of als de voorzitter het nodig oordeelt. De geluidsopname (en eventueel video-opname) wordt gestopt.

5In dat geval moeten in ieder geval de in de vergadering aanwezige belangstellenden en de pers de vergaderzaal verlaten. Collegeleden en/of ambtenaren kunnen - dat is ter beoordeling aan de voorzitter van de vergadering - blijven zitten.

6In beslotenheid kan diegene, die een verzoek om beslotenheid heeft gedaan, dit toelichten.

7Vervolgens beslist de raad, conform artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet of er in beslotenheid wordt vergaderd.

8Wordt besloten tot een vergadering in beslotenheid, dan blijven de deuren dicht tot hetgeen in beslotenheid moet worden besproken is afgehandeld.

9Tijdens de vergadering moet een besluit worden genomen of op hetgeen besproken is geheimhouding wordt opgelegd.

10In de besloten raadsvergadering wordt tevens besproken of geheimhouding wordt opgelegd op de besluitenlijst van deze besloten raadsvergadering. Een duidelijke motivering daarvoor wordt vastgelegd in de besluitenlijst.

Besloten forumvergaderingen

1De oproep voor een besloten forumvergadering wordt door het presidium, door tussenkomst van de griffier, verzonden aan de raads- en forumleden.

2De documenten van de besloten forumvergadering staan op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

3Anders dan bij een raadsvergadering, gaat een besloten forumvergadering direct van start. Er hoeft dus niet separaat te worden besloten of achter gesloten deuren wordt vergaderd. Er worden geen geluids- of video-opnamen gemaakt.

4Uitgezonderd collegeleden en/of ambtenaren - dat is ter beoordeling aan de voorzitter van de vergadering – kunnen geen andere personen dan raads- en forumleden aanwezig zijn.

5De deuren blijven dicht tot hetgeen in beslotenheid moet worden besproken is afgehandeld.

6Tijdens de vergadering moet een besluit worden genomen of op hetgeen besproken is geheimhouding wordt gelegd, conform artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet.

7In de besloten forumvergadering wordt tevens besproken of geheimhouding wordt opgelegd op de besluitenlijst van de besloten forumvergadering. Een duidelijke motivering daarvoor wordt vastgelegd in de besluitenlijst.

Overige bepalingen

1Als het college buiten het formele kader van de raads- of forumvergadering om in beslotenheid wil overleggen met de gemeenteraad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een andere overlegvorm. Gemotiveerde verzoeken hiertoe gaan altijd langs het presidium.

2Het college en/of de raad is terughoudend in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet openbaarheid van bestuur (artikel 10) zijn aangegeven.

3Het college en/of de raad kan echter ook menen dat een dergelijke besloten bijeenkomst op andere gronden gewenst is, zoals bij vooraankondiging van collegebesluiten met grote maatschappelijke impact en bepaalde technische beraden.