Besluit van burgemeester en wethouders van Oudewater houdende een Vergunning-, Toezicht- en Handhavingsbeleidsplan 2023-2027 (VTH-beleidsplan2023-2027)

2.1 Missie en visie

2.2 Doelstellingen

Voor de komende beleidsperiode hebben wij verschillende doelstellingen opgesteld. Om deze doelen te bereiken, hebben we een reeks acties opgesteld die gericht zijn op het behalen van de gewenste resultaten. Onze organisatie evalueert jaarlijks de voortgang van deze acties en stelt onze koers indien nodig bij. Hierbij kijken we niet alleen naar de behaalde resultaten, maar ook naar de ontwikkelingen in de omgeving en de behoeften van onze stakeholders. Zo blijven we flexibel en kunnen we onze inspanningen optimaal afstemmen op de veranderende omstandigheden.

In totaal heeft het team VTH zeven doelstellingen voor komende beleidsperiode. Vanaf de volgende pagina worden de doelstellingen één voor één geoperationaliseerd. Per doel volgt een nadere toelichting, de benodigde hoofdactiviteiten (meerjarige beleidsacties) om het doel te bereiken en ook worden de gewenste resultaten per doel concreet weergeven. De jaarlijkse acties om de doelstellingen te behalen staan uitgewerkt in het jaarlijkse uitvoeringsprogramma (UVP).

Deze doelen zijn tot stand gekomen aan de hand van een sterkte- en zwakteanalyse binnen het team en een trend- en ontwikkelanalyse. We hebben uit deze analyse de belangrijkste verbeterpunten of ontwikkelingen gehaald en daar doelen op geformuleerd.

1.Implementatie nieuw beleid, wet- en regelgeving

De doelstelling

Wat willen we bereiken? De komende beleidsperiode realiseren wij de implementatie en borging van nieuwe werkwijzen en processen conform de Omgevingswet en de Wkb. Dit doen we zodat met deze (grootschalige) wetswijzigingen onze processen en werkwijzen weer volledig up to date zijn. Hiernaast is ons doel om dit goed in de systemen te borgen.

Hoofdactiviteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

a.Wij vertalen de veranderingen door de komst van de Omgevingswet en de Wkb naar de praktijk van de VTH-taken. We implementeren en borgen werkprocessen en -afspraken en houden deze actueel. We passen de standaardbrieven voor VTH aan en implementeren deze in de nieuwe VTH-applicatie.

b.We hebben de structurele financiële effecten van de Omgevingswet en de Wkb op de begroting van VTH in beeld en vertalen deze door in de legesverordening en de begroting. We monitoren deze effecten en maken op basis hiervan na de transitieperiode aanpassingen waar nodig.

Resultaten

Wanneer zijn we tevreden? De processen horend bij het nieuwe beleid en de nieuwe wet- en regelgeving zijn beschreven en ingericht. Voor het werkproces vergunningverlening (Omgevingswet) gebruiken we de bevindingen en aanbevelingen uit het klanttevredenheidsonderzoek uit 2022 als input voor een kwaliteitsimpuls.

2.Monitorings- en evaluatiecyclus

De doelstelling

Wat willen we bereiken? De komende beleidsperiode realiseren we de inrichting van een monitoring- en evaluatiecyclus in de werkwijze en de systemen. Hiermee zorgen we voor deugdelijke managementinformatie. Dit doen we zodat we hiermee beter inzicht krijgen in onze werkzaamheden en inzet van middelen. Daardoor hebben we continue aandacht voor het functioneren van onze dienstverlening.

Hoofdactiviteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

a.We beschrijven het proces rondom de monitoring en evaluatie binnen de VTH-beleidscyclus en implementeren deze in de werkwijze en systemen. Ook sluiten we het proces aan op de begrotingscyclus en gaan hierover het gesprek aan met de samenwerkingspartners.

b.We zorgen voor gedegen sturingsinformatie door Key Performance Indicator's (KPI'S) te formuleren en deze in de systemen te implementeren zodat deze gemonitord kunnen worden.

c.We monitoren en evalueren aan de hand van de geformuleerde sturingsinformatie per kwartaal het verloop van inzet van de middelen en instrumenten.

d.We onderzoeken de mogelijkheid om data te ontsluiten via een datawarehouse en deze data inzichtelijk en leesbaar te maken via een dashboard.

Resultaten

Wanneer zijn we tevreden? Het proces rondom de monitorings- en evaluatiecyclus is beschreven en ingeregeld in de systemen. We hebben via een dashboard een actueel overzicht over de voortgang van onze werkzaamheden.

3.Beleid en uitvoering

De doelstelling

Wat willen we bereiken? We zoeken toenadering met met interne en externe samenwerkingspartners om te zorgen voor een goede vertaling van beleid naar uitvoering en van uitvoering naar beleid. Dit doen we om zo de uitvoerbaarheid van beleid te borgen en aan te sluiten op de beleidscyclus van de Omgevingswet.

Hoofdactiviteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

a.We organiseren ieder halfjaar BIG8-sessies met interne samenwerkingspartners waarbij een evaluatie plaatsvindt van beleid naar uitvoering en van uitvoering naar beleid.

b.We organiseren BIG8-sessies met externe samenwerkingspartners zoals de omgevingsdiensten, waterschappen, Provincie Utrecht, het Openbaar Ministerie en de politie te organiseren. Hierbij zoeken we de regionale samenwerking op en onderzoeken we de mogelijkheid om deze evaluaties regionaal te organiseren.

Resultaten

Wanneer zijn we tevreden? Bij een goede samenwerking tussen beleid en uitvoering waarbij regelmatig een evaluatie van de samenwerking op uitvoering en beleid plaatsvindt. Zo trachten we te bewerkstelligen dat beleid, dat van invloed is op de uitvoering van VTH-taken, uitvoerbaar en haalbaar is.

4.Kritieke massa

De doelstelling

Wat willen we bereiken? Komende beleidsperiode voldoen aan de landelijke eisen ten aanzien van kennis en kunde, de zogenoemde kritieke massa uit de kwaliteitscriteria. Dit doen we zodat we de eenduidige en betrouwbare aanpak van de gemeente Woerden kunnen waarborgen binnen de organisatie.

Hoofdactiviteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

a.We inventariseren of medewerkers van VTH aan de landelijke kwaliteitscriteria voldoen.

b.Naar aanleiding van deze inventarisatie stellen we een verbeterplan op om, waar niet voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria, te gaan voldoen, te blijven voldoen of uit te leggen waarom wij niet voldoen aan de kwaliteitscriteria.

c.We monitoren en evalueren jaarlijks of we voldoen aan de kwaliteitscriteria en bespreken eventueel benodigde doorontwikkeling in het ‘goede gesprek’ met onze medewerkers.

Resultaten

Wanneer zijn we tevreden? Wanneer we voldoen aan de kwaliteitscriteria voor wat betreft kritieke massa.

5.Opgave ‘arbeidsmigranten’

De doelstelling

Wat willen we bereiken? We dragen de komende beleidsperiode bij aan een structurele aanpak m.b.t. de opgave ‘arbeidsmigranten’. Daarmee dragen we bij aan het doel van deze opgave, namelijk: beter zorgen voor en beschermen van arbeidsmigranten, en minder overlast en meer veiligheid voor inwoners.

Hoofdactiviteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

a.We onderzoeken, tezamen met het Opgaveteam Arbeidsmigranten, welke bijdrage de VTH-instrumenten kunnen leveren aan de opgave arbeidsmigranten.

b.Nadat de mogelijkheden in kaart zijn formuleren we een uitvoerings- en handhavingsstrategie voor de opgave arbeidsmigranten.

c.We implementeren de vastgestelde aanpak in onze werkprocessen en werkafspraken.

Resultaten

Wanneer zijn we tevreden? Wanneer in het programma Arbeidsmigranten een strategie voor vergunningen, toezicht en handhaving staat beschreven en deze strategie geïmplementeerd is in onze organisatie.

6.Dienstverlening

De doelstelling

Wat willen we bereiken? De gemeente is gericht op haar inwoners en ondernemers en heeft een open houding voor maatschappelijk initiatief. Dit doen we zodat we meer werken vanuit de geest van de Omgevingswet en zo ruimte bieden voor kansrijke initiatieven die een positieve bijdrage bieden aan de gemeente Woerden.

Hoofdactiviteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

a.Waar mogelijk vereenvoudigen we de eisen en procedures rondom de verstrekking van vergunningen. De administratieve lasten voor initiatiefnemers nemen waar mogelijk af.

b.We voeren tweejaarlijks een klanttevredenheidsonderzoek uit over onze vergunningverlening.

c.We zetten meer in op instrumenten als mediation en locatiebezoeken bij complexe aanvragen om vroegtijdig in contact te treden met inwoners en ondernemers.

Resultaten

Wanneer zijn we tevreden? Administratieve lasten voor initiatiefnemers bij de vergunningverlening nemen af doordat de regels en eisen aan een vergunningsaanvraag zijn versoepeld. Ook beoordelen klanten ons met een 7,5 in het klanttevredenheidsonderzoek. Hiernaast verminderen we het aantal bezwaar- en beroepsprocedures door het juist inzetten van instrumenten zoals mediation e.d.

5.1 Organisatie en middelen

Financiële middelen

Om de VTH-taken vanuit het Omgevingsrecht, de APV en Bijzondere Wetten uit te kunnen voeren en de beleidsdoelen te realiseren, zijn financiële en personele middelen nodig. Het benodigde budget is geborgd in onze programmabegroting.

Personele middelen

Het Omgevingsbesluit stelt eisen aan de kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken. Deze kwaliteitscriteria bestaan uit twee elementen, namelijk de procescriteria en de eisen aan de kritieke massa (kwaliteitscriteria 2.3). De procescriteria stellen eisen die er zorg voor dragen dat er een sluitende beleids- en uitvoeringscyclus ontstaat, zodat resultaatgericht gestuurd kan worden. Er worden ook eisen gesteld ten aanzien van vakmanschap voor de uitvoering van de VTH-taken. Zij beschrijven de minimale kwaliteitseisen op verschillende indicatoren. Deze indicatoren zijn opleiding, kennis, ervaring, frequentie van uitvoeren (aantal ‘vlieguren’) en menskracht. Er is hierbij onderscheid gemaakt tussen 28 verschillende deskundigheidsgebieden. Ter voorbereiding op de Omgevingswet zijn de landelijke eisen aan de kritieke massa aangepast.

Hiernaast is ook het formatieoverzicht van de gemeente Oudewater overgenomen, met het aantal FTE in 2023.

Functie

fte

Vergunningverleners APV en Bijzondere Wetten

0,67

Vergunningverlener Wabo (incl. constructeur en bouwbesluitdeskundige)

2,11

Toezichthouders

1,82

Juridisch adviseur toezicht en handhaving

0,89

Beleidsmedewerker VTH

0,11

Boa

2

Totaal

9,55

Kwaliteitsverordening Oudewater 2023

Wij zijn verplicht een verordening te hebben waarin de kwaliteit van VTH-taken wordt geborgd. In deze verordening is opgenomen welke eisen wij stellen aan de uitvoeringsorganisaties en of zij voldoen aan de kwaliteitscriteria en een motivatie wanneer zij daarvan afwijken. Wij hebben hiervoor de nieuwe Verordening uitvoering en handhaving (omgevingsrecht)Oudewater 2023 vastgesteld.

Uitvoering proces

De werkwijzen van vergunningverlening, afhandeling van meldingen en toezicht en handhaving worden vastgelegd in de VTH-applicatie. Deze werkwijzen zijn bekend gemaakt bij alle betrokken medewerkers en zijn geborgd binnen de organisatie. Nieuwe medewerkers worden ingewerkt aan de hand van deze handleiding van deze applicatie. Ook deze werkprocessen zijn veranderd door de komst van de Omgevingswet en Wkb. Daarom zullen we deze de komende beleidsperiode monitoren en aanpassen op basis van getrokken lessen.

Scheiding van functies

Om de objectiviteit van onze werkzaamheden te waarborgen, hanteren we binnen de gemeente Woerden een strikte scheiding tussen vergunningverlening en toezicht en handhaving. Dit houdt in dat de behandelaar van een vergunningaanvraag geen toezicht houdt op de uitvoering daarvan. Ook bij toezicht en handhaving is er een duidelijke functiescheiding. De toezichthouder die een overtreding constateert, draagt het dossier over aan een jurist voor het opleggen van sancties. We stimuleren wel de samenwerking tussen de verschillende rollen, zodat kennis voldoende wordt gedeeld en de kwaliteit van de gehele VTH-keten gewaarborgd blijft.

Afstemming interne en externe partners

Een goede samenwerking tussen de gemeente en haar partners is van belang. Samenwerking levert kwalitatief sterkere adviezen op die zijn gebaseerd op gedeelde informatie en uitgangspunten en dit draagt daardoor in grote mate bij aan de klantbeleving van de dienstverlening. Deze afstemming is van wezenlijk belang voor een eenduidige, uniforme toetsing en het optreden naar buiten toe. Hiervoor zijn werkprocessen opgesteld en werkafspraken gemaakt. Afstemming en adviesmomenten zijn verwerkt in deze werkprocessen en -afspraken. Zo zorgen we ervoor dat we communiceren als ‘één overheid’. De werkprocessen en -afspraken die de organisatie aangaan worden intern vastgelegd. Deze dynamische uitwerking is een reactie van de organisatie op de bestuurlijke keuzes in dit beleidsplan.

De onderdelen van dit VTH-beleid die gaan over de strafrechtelijke handhaving hebben wij afgestemd met de politie en het Openbaar Ministerie. Waar multidisciplinaire of integrale controles niet mogelijk zijn werken wij zoveel mogelijk met signaaltoezicht. Dat houdt in dat als wij tijdens controles voor andere bevoegde gezagen relevante zaken constateren, wij hen daarover zullen informeren. Daarnaast wisselen wij onderling informatie uit. Ook hebben wij met verschillende ketenpartners – onder andere de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU), Veiligheidsregio Utrecht (VRU), de Provincie Utrecht, het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, de GGD, de politie en het OM en woningcorporaties – afspraken gemaakt over de afstemming en samenwerking op het gebied van VTH-taken. Een volledig overzicht van de samenwerking met onze ketenpartners is opgenomen in bijlage 3.

Bereikbaarheid

Onder Omgevingswet artikel 13.9 lid 2 sub d van het Omgevingsbesluit moet de gemeentelijke organisatie ook buiten de gebruikelijke kantooruren bereikbaar en beschikbaar zijn voor het melden van acute klachten en het behandelen van incidenten (toezicht en handhaving). Om dit te waarborgen heeft de gemeente verschillende piketregelingen.

1Milieu en bedrijven: Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) via telefoonnummer 088 – 022 5000 (tijdens kantoortijden) of 0800 – 022 55 10 (buiten kantoortijden).

2Bouwen: via omgevingsloket@woerden.nl of telefonisch via 14-0348.

3Calamiteiten: via telefoonnummer 14-0348.

4Voor het handelen bij calamiteiten en rampen wordt verwezen naar de staande crisisorganisatie.

Op de volgende pagina gaan we in op de monitoring en evaluatie.

5.2 Monitoring en evaluatie

De gemeente Oudewater is een lerende organisatie. We spelen in op ontwikkelingen en hebben doorlopend aandacht voor kwaliteit. Om dit te borgen doorlopen we een structurele monitorings- en evaluatiecyclus. We hanteren daarbij de Plan – Do – Check – Act- cyclus. Hiermee zorgen we voor deugdelijke managementinformatie. Met deze managementinformatie kunnen we continue sturen op de kwaliteit van onze dienstverlening.

Het VTH-team hanteert het PDCA-model als instrument om de BIG8-cyclus, die hoort bij de wettelijke procescriteria (zie de inleiding van voorliggend document), uit te voeren. Daarmee sluit de VTH-beleids- en uitvoeringscyclus ook goed aan binnen de bredere organisatie van de gemeente. Hieronder is beschreven hoe deze cyclus van monitoring en evaluatie in het VTH-team is ingericht.

Uitvoeringsprogramma (plan)

Jaarlijks wordt het VTH-beleidsplan uitgewerkt in een concreet uitvoeringsprogramma voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het uitvoeringsprogramma bevat de werkvoorraad, prioriteiten, doelen, activiteiten en methoden op operationeel niveau en fungeert als actieplan voor het komende jaar. In de monitoringstool wordt vastgelegd welke acties dat jaar worden uitgevoerd om de voortgang van de doelen uit het beleidsplan over meerdere jaren te kunnen monitoren. Het uitvoeringsprogramma geeft ook aan hoe de (financiële en personele) middelen van dat jaar worden ingezet en vergelijkt deze met de beschikbare capaciteit en de werkvoorraad. Eventuele verschillen hierin worden geanalyseerd en kunnen leiden tot aanpassingen in het plan. Het uitvoeringsprogramma wordt ter kennisname naar de gemeenteraad en naar het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie (IBT) gestuurd.

5

Zie voor meer informatie: bijlage 3, Samenwerking Ketenpartners.

Uitvoering (do)

In het uitvoeringsprogramma wordt de basis gelegd voor het komende jaar. Daarin gaan we aan de slag met de uitvoering van onze taken en voeren we de verbeteracties uit. Om een uniforme werkwijze te borgen hebben we werkprocessen beschreven en vastgelegd in een tool. We borgen dat deze processen en werkwijzen actueel blijven, door een procesbewaker binnen het team aan te stellen en hier in de jaarlijkse evaluatie aandacht aan te schenken. Tot slot komen de processen en werkwijzen als vast onderdeel terug in de inwerk- en bijscholingsprogramma’s voor respectievelijk nieuwe en huidige medewerkers.

Het Omgevingsbesluit stelt eisen aan de kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken (kwaliteitscriteria 2.3), waaronder op het gebied van de ‘kritieke massa’. De eisen voor kritieke massa gaan over voldoende opleiding, ervaring en kennis binnen de organisatie en het onderhouden en borgen daarvan. Dit laatste doen wij middels een interne monitoringscyclus gericht op de kritieke massa. We organiseren de benodigde opleiding, training en kennisverwerving intern waar mogelijk. Waar nodig trekken we op met het gemeentelijk samenwerkingsverband ‘De Groene Hart Academie’ voor gezamenlijke trainingen.

Monitoring (check)

Door de inrichting van een monitorings- en evaluatiecyclus in de werkwijze en de systemen realiseren en borgen wij deugdelijke managementinformatie over het verloop van de uitvoering. Om hiertoe te komen worden KPI’s geformuleerd (zie paragraaf 2.2 Doelstellingen). We maken gebruik van de mogelijkheden van het datawarehouse om jaarlijks via een overzichtelijk dashboard te rapporteren. Daarbij zetten we in op eenvoud, zodat vergelijkingen van data over verschillende jaren mogelijk is en blijft. Om de voortgang consequent aandacht te geven organiseren we een maandelijks overleg tussen de coördinatoren of senioren van de verschillende clusters met de teammanager, procesbewaker en beleidsmedewerker. In het maand- en tertiaal-overleg rapporteert de teammanager over de voortgang, ontwikkelingen en trends. In deze periodieke rapportering sturen we op een integrale samenwerking tussen beleidsmedewerker, businesscontroller en betrokken clusters.

Jaarverslag (act)

Evaluatie is nodig om te beoordelen of het gevoerde beleid effectief is en of het uitvoering geeft aan de gestelde prioriteiten en doelen. Op grond van de analyses en resultaten uit de monitoringsfase kan worden bepaald of eerdere maatregelen en plannen moeten worden bijgestuurd. Jaarlijks rapporteren wij in het jaarverslag over de uitvoering van het vastgestelde uitvoeringsprogramma. Hierbij beoordelen we in ieder geval of:

•voorgenomen activiteiten uit het uitvoeringsprogramma zijn uitgevoerd;

•de uitvoering van deze activiteiten uit het uitvoeringsprogramma heeft bijgedragen aan de voortgang van de beleidsdoelen uit het VTH-beleidsplan;

•de gemeten resultaten in de monitoringsfase aanleiding geven om bij te sturen;

•we het VTH-beleidsplan (mede op basis van bovenstaande) eventueel moeten aanpassen.

De monitoringstool (zie bijlage 2) wordt gebruikt om de eerste twee punten te evalueren. De evaluatie wordt vastgelegd in een jaarverslag en gebruikt voor het uitvoeringsprogramma van het volgende jaar.

Periodiek, maar in ieder geval nadat een beleidsperiode is verstreken, wordt het VTH-beleidsplan geëvalueerd. Dit om te beoordelen of:

•vastgestelde beleidsdoelen uit het VTH-beleidsplan zijn bereikt;

•de voorgenomen activiteiten uit het uitvoerings- en handhavingsbeleid zijn uitgevoerd;

•er aan de afspraken is voldaan met externe partijen;

•er eventueel aanpassing nodig is van het staande VTH-beleid.

Deze evaluatie kan de basis vormen voor nieuw op te stellen VTH-beleid. Het geeft inzicht in de bijdrage van het uitgevoerde beleid aan de gestelde visie en doelen en het naleefgedrag. De gegevens kunnen aanleiding geven om de risicoanalyse aan te passen en doelen bij te stellen.

Op deze manier borgt het VTH-team ook voor aankomende jaren weer een zo goed mogelijke uitvoering van haar taken. Dit alles voor het behoud en de bevordering van de vitale en veilige leefomgeving van Oudewater.