Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van Ouder-Amstel;
Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet
besluit vast te stellen het: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2020.
Artikel 1: Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
1Het college bepaalt in zijn eerste vergadering na de verkiezing van de wethouders de portefeuilleverdeling.
2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een der wethouders.
3Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4Bij veranderde omstandigheden kan de verdeling van de werkzaamheden worden gewijzigd.
5Van genomen besluiten bedoeld in voorgaande leden wordt in de eerstvolgende vergadering van de raad mededeling gedaan.
Artikel 2: Verhindering
Een lid van het college dat is verhinderd, geeft daarvan kennis aan de voorzitter of de secretaris. Indien de voorzitter is verhinderd geeft hij daarvan kennis aan de wethouder die als locoburgemeester is aangewezen of aan de secretaris.
Als de secretaris verhinderd is wordt hij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.
Artikel 3: Dag en plaats van de vergaderingen
1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en de vergaderingen beginnen in de regel om 09.30 uur. Voorts vergadert het college zo dikwijls de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.
2Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten, verzoeken zij onder opgave van reden aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De voorzitter belegt in dat geval binnen 48 uur een vergadering.
3De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
4Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is. In geval de spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is.
5De voorzitter kan voorstellen op digitale wijze te vergaderen. Hierbij dienen alle collegeleden de gelegenheid te hebben om op de vergadering in te loggen dan wel bewust bij de voorzitter aangeven te hebben niet bij de vergadering aan te sluiten.
Artikel 4: Voorbereiding van de vergadering
1Voor elke vergadering wordt door de zorg van de secretaris een agenda opgesteld, die de taken bevat waarvan hij of een van de leden van het college van mening is dat deze moeten worden besproken in de vergadering.
2De agenda en bijbehorende stukken worden als regel uiterlijk op vrijdag voorafgaand aan de gewone vergadering om 14.30 uur digitaal gepubliceerd.
3Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het tweede lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris die deze alsnog kan toevoegen aan de agenda.
4Stukken waarvan de secretaris verwacht dat deze unanimiteit kennen, kunnen als hamerstuk bij de collegeleden circuleren. Ieder collegelid is gerechtigd om uiterlijk 12 uur voor de vergadering deze stukken voor de collegevergadering te agenderen. Gebeurt dit niet wordt aangenomen dat de stukken unaniem zijn aangenomen.
Artikel 5: Leiding en orde van de vergadering
De voorzitter leidt de vergadering.
Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, danwel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen.
Artikel 6: Besluitvorming
1Nadat de beraadslagingen zijn gesloten, wordt een besluit genomen.
2Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
3Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.
4Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van het besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten of ongetekende briefjes.
a.Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
b.Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussen-stemming uitgemaakt tussen Welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij een tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
5Indien bij een mondelinge stemming over een persoon de stemmen staken of indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt respectievelijk het bepaalde in lid 4, sub b en c dienovereenkomstige toepassing.
6Wanneer de leden aangeven in te stemmen met een voorstel en ook de secretaris bespreking niet noodzakelijk acht, wordt het niet besproken.
Artikel 7: De notulen
1De secretaris draagt zorg voor de opstelling van de notulen. Deze bevatten tenminste:
a.de datum van de vergadering;
b.de namen van degenen die tegenwoordig waren;
c.de agendapunten;
d.een formulering van de besluiten van burgemeester en wethouders;
e.de namen van de leden die zich met een genomen besluit niet hebben verenigd en daarvan aantekening hebben verlangd.
2Op een afzonderlijke besluitenlijst, die bij de notulen behoort, worden de besluiten vermeld die reeds voor akkoord zijn geparafeerd zonder dat ze op een agenda hebben gestaan.
3De notulen worden zo mogelijk de eerste vrijdag volgende op de vergadering gepubliceerd op de website.
4Het college kan in verband met vertrouwelijkheid afwijken van voorgaande leden en besluiten tot afzonderlijke notulering.
5Van besluiten waaromtrent geheimhouding ingevolge artikel 55 van de Gemeentewet is opgelegd, worden door de secretaris afzonderlijk notulen opgemaakt, die door of vanwege hem/haar worden bewaard.
Artikel 8: Bijwonen vergaderingen door derden
Op grond van een daartoe strekkend besluit of voorstel van een van de leden van het college en/of de secretaris kan het college derden verzoeken of toestaan vergaderingen bij te wonen.
Artikel 9: Onvoorziene zaken
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of waarin een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar is, besluit het college.
Artikel 10: Inwerkingtreding
1Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van zijn vaststelling.
2Bij het in werking treden van dit reglement vervalt het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ouder-Amstel vastgesteld bij besluit van 25 juni 1996.
Toelichting
De meeste artikelen behoeven geen toelichting.
Artikel 3.
Dit is conform artikel 53 van de Gemeentewet.
Artikel 6.
De opgenomen regeling komt er op neer dat in principe slechts wordt gestemd Indien een van de leden van het college dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt gevraagd. Over zaken wordt dus niet of mondeling gestemd.
Artikel 59 van de Gemeentewet luidt als volgt:
1Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.
2Staken de stemmen andermaal over hetzelfde Voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
Hoe er gehandeld moet worden Indien de stemmen staken bij een stemming over personen wordt aan het college overgelaten. Vandaar dat in lid 4, sub b en c terzake een regeling is opgenomen voor een schriftelijke stemming over personen.
In lid 5 wordt het bepaalde in lid 4 sub b en c van overeenkomstige toepassing verklaard op een mondelinge stemming over personen.
Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum voor de vergaderingen van het college.
Artikel 58 van de Gemeentewet verklaart de artikelen 28, eerste tot en met het derde lid, 29 en 30 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Deze bepalingen alsmede het hiervoor genoemde artikel 59 van de Gemeentewet hebben betrekking op regels die bij stemmingen in acht genomen moeten worden.
Aanvankelijk was aan artikel 6 nog een lid 5 toegevoegd en dat luidde als volgt: "'wanneer de leden aangeven in te stemmen met een voorstel en ook de secretaris
Bespreking niet noodzakelijk acht wordt het niet besproken."
Artikel 8.
Tot degenen die de vergaderingen kunnen bijwonen behoren onder andere afdelingshoofden en coördinatoren.
Artikelen 9 en 10.
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is het hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar echter van afwijken. Indien een vergadering van het college openbaar is dan bepaalt het 2e lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Tenslotte kan nog worden opgemerkt dat de leden van uw college en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging ingevolge artikel 57 van de Gemeentewet niet in rechte vervolgd kunnen worden voor hetgeen zij in de vergadering hebben gezegd of aan het college schriftelijk hebben overgelegd.
Nadat uw college het reglement heeft vastgesteld zal het ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet ter kennis van de raad worden gebracht.